皆さま、こんにちは。ワーク・ライフバランスコンサルタントの新井セラです。前回の記事では、「時間リッチの秘訣は『優先順位』」というテーマで、「重要度と緊急度のマトリクス」をご紹介しました。緊急度だけに振り回されずに、重要度の高いタスクに着実に取り組めていますか？「このタスクの重要度は？」と考えることにより、自分の中で所要時間の見積もりも立てやすくなってきます。重要度が低いのだとしたら、あまり時間はかけられないですね。かといって、重要度が高くても、時間は有限。無尽蔵にかけていいわけではありません。適切な工数、適切な所要時間を意識できるといいですね。今回は、また次のステップ。「働き方を変えるために必要なこと」についてご一緒に考えていきましょう。
現状を変えるためのアクションを考え、実行しましょう
前回までのコラムでお伝えしてきたように、時間を見積もり、緊急度・重要度を元に計画を立て、時間を意識しながら進め、振り返る。振り返りで得た気づきをベースに、さらなる工夫をしていく。これだけでも残業が２～３割減る人もいるぐらい、実は大きなトレーニングになります。
時には筋肉痛のような苦しさもありますが、このサイクルに慣れてくると、もっと高い効果を狙いたくなるもの。現状をただ圧縮するだけでなく、より楽に、より効果的に、よりお客様や社内に喜ばれる、出すべき本来の価値が出せる、そんな仕事をしたいですよね。そのためには、現状を変えるためのアクションを考え、実行していきましょう。
といっても、どうやって？と思いますよね。よく見られるのが、アクション案はたくさん出てくるが、どれから手をつけるべきかわからずになかなか実行できない。あるいは、実行したいアクション案が多すぎて、全てに同時に手をつけてしまい、効果を感じられずに苦しくなってしまうという問題です。
そうならないためには、出てきた案を実際に実行する前に、“精査をする”というステップを間に入れる必要があります。私たちがコンサルティングの際によく使うのは、「効果と難易度のマトリクス」です。縦軸に難易度、横軸に効果を取り、4象限に分けています。
効果と難易度で取り組む順番を決める
ホワイトボードやA4用紙にこのマトリクスを書き、付箋に書き出したアクション案を貼ってみましょう。施策ごとに効果や難易度の比較をすると整理しやすくなります。
「難易度は高く効果は低い」という、左上の象限に入るアイデアは実行する必要は無いですね。反対に、右下の「難易度は低く高い効果が期待できる」象限に貼られたアイデアはすぐに実施しましょう。
自分だけでも取り組めることや同じ部署のメンバーを巻き込みやすいこと、例えばオフィスの机まわりやデータの整理整頓など、すぐに効果を実感しやすい施策が、この象限に入りやすい代表的なアクションです。
左下の「難易度は低いが効果も低い」アクションについては、取り組みやすいためすぐ着手したくなってしまいますが、効果を感じられずにモチベーションが下がる原因になりがち。効果が低いのだとしたら取り組まない、と決める勇気も大切です。
右上の「難易度は高いが高い効果も期待できる」アクションについては、最初から取り組むと苦しくなってしまうことが多いです。他部署や経営陣、他社を巻き込む必要があったり、効果が出るまでに時間がかかることも多いので、「難易度が低く高い効果が期待できる」アクションで成功を積み重ね、効果を実感しているタイミングで手をつけるのがおすすめです。
アクションを考えにくい時には課題を小さく分解
変えたい現状はあっても、どんなアクションをとるといいのかわからない。そんなこと、ありますよね。大きすぎる課題に直面してしまっているがゆえに、思考が進まなくなってしまっている状態です。
アクションを考えにくい、大きな課題に対しておすすめしているのは、課題を小さく分解すること。いわゆる、要因分析です。分解した小さな課題に対してであれば、解決策のアクションを考えやすいですね。
例えば「会議が長い」という課題を分解してみると、以下のようになります。職場によっては、もっと他の要因もあるかもしれません。
課題を小さくしてみると、打ち手のアイデアも出てきますね。出てきた打ち手のアイデアを効果と難易度で精査し、取り組む順番を決めて実行してみましょう。課題と解決策が合っていないと効果を感じにくいものですが、この方法をとると、課題に対して解決策が論理的に対応しているかという確認をすることもできます。
なぜその課題が起きているのかを考えながら分解してみましょう。
今回ご紹介しているツールはいずれも仕事だけでなく、ライフでも応用できるものです。主体的に動くことで、ワークもライフもより楽しく、さらに充実するよう、どんどん変化させていきましょう！
