東京の都心から羽田空港・横浜・横須賀・三浦をつなぐ「京浜急行電鉄」を中核に、鉄道・バス・流通・レジャー・不動産など多彩な事業を展開する京急グループ。

グループ各社の従業員向け福利厚生は、京急グループ共済組合、京浜急行電鉄共済組合、京浜急行バス共済組合の3つの共済組合（合計組合員数約10,000名）が運営している。

かつて給付金の申請は「本人が紙で記入し、各社の庶務担当者がすべてシステムに代理入力する」という運用で、「1件あたりの入力に5分程度かかり、各社の庶務担当者の負担が最も大きかった」という。

加えて、長年利用してきた福利厚生サービスのシステム刷新や、共済組合ポータルの管理体制の変化も重なり、福利厚生の運営全体を見直す機運が高まっていた。

京急グループはまず、福利厚生サービスのシステム刷新を機に「福利厚生倶楽部」を導入し、早期に安定運用を実現した。

その後、喫緊の課題であった給付金申請の運用を改善するため、給付金申請をWeb化する「Reloかんたん申請」を導入している。

今回は、共済組合事務局で運営を担う牧野さま・岡本さま・縄田さまに、Reloかんたん申請と福利厚生倶楽部それぞれについて、導入前の課題・検討の背景・導入の決め手・導入後の効果・従業員の声を伺った。

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• Reloかんたん申請｜導入前の課題 ― 紙申請と代理入力の負担

牧野さま（グループ会社を担当）

Q：Reloかんたん申請の導入前、給付金の申請業務ではどのような点に負担を感じていらっしゃいましたか。

牧野さま：まず、申請する本人が紙に記入し、領収書などの添付書類とあわせて各社の庶務担当者に提出する、という書類のやり取り自体が一つの負担でした。

しかし最も負担が大きかったのは、それを受け取った各社の庶務担当者が、所属員から紙で受け取った申請をすべてシステムに代理で入力していた点です。

ここを改善して庶務担当者の負担を最も軽くしたい、という思いから、本人がWebで申請できる形に切り替えたいと考えていました。

もともと「本人申請にしたい」という思いはありましたが、具体的に動き出した一番大きなきっかけは、それまで使っていたシステムのサポート終了でした。

• Reloかんたん申請｜

  比較検討と決め手 ― 自社の運用に合うフローの実現と、福利厚生倶楽部との連携

Q：導入にあたっては、他社システムとも比較検討されたのでしょうか。

牧野さま：もう1社のシステムとReloかんたん申請の2つを比較し、最終的にReloかんたん申請に決めました。

どちらも本人申請できるシステムでしたが、私たちが最も重視したのは、グループならではの申請フローを構築できるかどうかでした。

京急グループ共済組合は「1つの法人」という契約形態の中に複数の会社が含まれています。

本人と事務局の間に各社の庶務担当者が承認者として入り、

• A社の所属員の申請はA社の庶務担当者へ
• B社の所属員の申請はB社の庶務担当者へ

と会社ごとに振り分け、庶務担当者が承認すると最終的にすべて事務局に集約される――こうした申請フローを組めることが、一番必要な条件でした。

Reloかんたん申請では、事前のグループ設定で自動的に承認者を紐づけられるので、やりたい運用が実現できるという点が大きかったです。

もう1社のシステムでも実現はできそうでしたが、未完成な部分が多く、Reloかんたん申請のほうが完成度が高く、安心感がありました。

デモ環境を実際に触ってみると、打ち合わせだけでは見えなかった部分も確認でき、「Reloかんたん申請でいけそうだ」という手応えがありました。

Q：申請フローの構築以外に、「ここは便利だ」と感じた機能はありましたか。

牧野さま：福利厚生倶楽部を前年度から導入していたので、福利厚生倶楽部のIDでそのままログインでき、申請のために別途ログインし直す手間がない点（シングルサインオン：SSO）は魅力でした。

契約時点では開発中でしたが、実際に契約する段階で実装いただき、Reloかんたん申請の入り口も福利厚生倶楽部の中にある形になりました。

いろいろな制度を福利厚生倶楽部に集約できる点で、Reloかんたん申請側のほうが非常に魅力的でした。従業員にとっても、あちこちにログインするより使い勝手が良くなります。

Q：申請履歴のダウンロード機能が、御社にとって重要な要件だったと伺いました。その背景にあるオペレーションを教えてください。

牧野さま：各グループ会社から上がってくる申請について、個人への給付そのものは事務局が直接行うのではなく、各社の給与計算の中で処理します。

申請した従業員に応じた給付金額を給与計算に入れ、本人に給付する仕組みです。

そのため、各社の庶務担当者が、承認された申請の履歴をダウンロードして給付金額を把握する必要があります。

運用としては、毎月1日から末日までの申請を、翌月10日ごろまでに事務局側ですべて承認し、「今月分の承認が完了したのでデータをダウンロードしてください」と各社にご案内します。

各社はその履歴から自社従業員の申請内容と金額を確認し、給与計算で給付処理を行います。

実際にお金を負担するのは事務局側なので、事務局としても「どの会社にいくら振り込むか」を把握する必要があります。

申請履歴のダウンロード自体は一般的な機能ですが、京急グループでは、複数の申請書をまたいで、振込に必要な給付金額などの項目を1つのファイルにまとめて出力できるように設定していただきました。

各社ごとに庶務担当者用のアカウントを割り当て、そのアカウントで当月の給付金額を一括で確認できます。この仕組みがあったからこそ、安心して導入に踏み切ることができました。

Q：導入の決め手を改めて整理すると、どのような点になりますか。

牧野さま：大きくは3点です。

1. 自社の運用に合う申請フローを実現できる機能（会社ごとの承認者の自動紐づけ・給付金額を1ファイルにまとめて出力できる申請履歴のダウンロード）
2. 福利厚生倶楽部との連携（SSO・制度の集約）
3. コスト――利用料の相場が分かっていたわけではありませんが、もう1社と比べても、システムの完成度の面でも、費用面でも納得感があり、総合的に魅力的でした。

これら以外にも、細かな要望をリロクラブの担当者さまに柔軟に対応いただけたことも大きかったです。導入後に追加された機能もあり、その対応もありがたかったですね。

加えて、リリース間もない新しいサービスながら、利用者が直感的に操作でき「マニュアルがなくても進められる」ほど分かりやすい点も評価しています。

領収書はほとんどがスマホで撮った写真で上がってきますが、スマホ対応でレスポンスも早く、差し戻してもすぐに再申請が返ってくる。スピーディに作業できる点も実感しています。

• Reloかんたん申請｜社内承認の経緯

岡本さま（京浜急行電鉄・バスを担当）

岡本さま：理事会にかけるため、親会社である京浜急行電鉄の人財戦略部長（理事長）などに対して説明の機会がありました。

用意した比較資料をもとに説明したところ、事務方の意見を尊重し、判断を私たち側に委ねていただけたので、社内承認は比較的スムーズに進みました。

新しいものを導入する際は、上位の決裁機関に対して説得力が求められます。そこで、もう1社のシステムと項目ごとに細かく比較した資料を作成し、客観的に見てもReloかんたん申請が優れている点が多いことを示しました。

• Reloかんたん申請｜

  導入効果 ― 各社庶務・従業員の負担軽減とスピード改善

牧野さま：事務局側の作業自体は前のシステムと大きくは変わっていませんが、効果が大きかったのは、申請する従業員と、承認する各社の庶務担当者の負担です。

これまで庶務担当者は紙の申請を1件あたり5分程度かけて代理入力していましたが、本人がスマホなどで簡単に申請できるようになり、庶務担当者は内容を確認して承認するだけになりました。

1件あたりの作業時間は各社でかなり削減できたと考えています。

申請件数の目安としては、給付が多くなる年度初めの時期ではありますが、直近の月で電鉄、バスで400件近く、グループ会社が約150件ほどでした。

【筆者コメント】 庶務担当者による代理入力は1件あたり約5分。今回の3組合合計・約600件で試算すると、1か月あたり約2,880分＝およそ48時間分の入力作業がまるごと不要になった計算になります。年度初めの繁忙期の数字とはいえ、紙申請＋代理入力から本人Web申請への切り替えが、各社の庶務担当者の工数削減に直結していることがうかがえます。

もう一つ、事務局側で最も大きかったメリットは、制度改正への対応スピードです。

以前は申請画面の変更や給付金額の変更のたびにベンダーへ依頼してシステムを改修してもらっていましたが、それを自分たちでできるようになりました。

「以前は制度改正日とシステムへの入力可能日が異なる場合があったのですが、今はその場で対応できます。最近特に感じるのは、申請者との認識の違いが生じたときに、説明文をすぐ修正できること。「未来の日付は申請できない」といった注意書きを、肝心な箇所・目に入る場所にすぐ足せるので、だんだん精度の高い申請書になっていきます。

なお、電鉄・バスは庶務担当者を挟まず本人の申請が直接事務局に届くため、庶務担当者の作業はゼロになりました。

一方グループ会社は、仕組み上どうしても各社の庶務担当者が間に入るフローになっています。

庶務担当者が間に入ると、差し戻しである程度きれいになった申請が事務局に届きます。

担当者を挟まない場合は本人からそのまま上がってくるぶん、書類の不備なども含めて事務局側で受け止めることになる。

現業（現場）の社員は、仕事上どうしても外部との接点が少なく、パソコンやスマホに触れる機会も限られる。

「自分でちゃんと申請できるようになる」ことは、デジタルに少しずつ慣れていく第一歩でもあると考えていて、差し戻す際も『なぜダメなのか』理由まで添えて、本人が納得できるように返すようにしています。

• Reloかんたん申請｜申請が増えた・活用が広がった

和やかな雰囲気で進んだ取材の様子

岡本さま：導入後、申請する人が明らかに増えました。

以前は「1,000円もらうために書類を書いて領収書を付けて出すのは面倒」と、あきらめられていた小額の申請が多くあったと思います。

庶務担当に紙で出す手間がなくなり、気軽に申請できるようになった効果です。

若い世代はすぐに使いこなしています。登録促進の工夫として、「入社祝金（入社祝いの給付金）」を新設しました。

新入社員には、まずアカウント登録が必要です。しかし導入教育で「登録してください」と言うだけではなかなか進みません。そこで「入社おめでとう」という名目で給付金を用意し、『いくらもらえる』とすれば、皆さん登録してくれる。アカウントを作ってもらうきっかけになりました。

一方、年齢が上の層は利用がまだ少ない傾向があります。

ここには、宿泊補助の増額キャンペーンや人気テーマパークのチケットなど、福利厚生倶楽部側の「興味を持ってもらえる入り口」からまずログインしてもらう工夫をしています。

一度ログインしてしまえば壁が一つ取れるので、次に給付金を申請する際のハードルも下がります。福利厚生倶楽部という“優待”を手前に置くことで、まず一歩を踏み出してもらう。アプリを入れてもらえば常に目に触れるので、「給付金があるんだ」と自然に気づいてもらえるようになります。これも福利厚生倶楽部と連携しているからこそのメリットです。

導入時に苦労した点

牧野さま：Reloかんたん申請の使用面そのものでは、大きな苦労はありませんでした。

類似する申請書はコピー作成機能で簡単につくれましたし、福利厚生倶楽部の会員データを活用してグループ設定するなど、むしろ楽に進められました。

苦労したのは、自分たちの制度設計のほうです。給付金の案内・ガイドを一から作り直し、見た目・文字サイズ・列幅などを統一しました。申請書の日本語も、難しい言葉を避け、3つのグループ（電鉄・バス・グループ）で言い回しを統一して分かりやすく整えました。オリジナルの制度で見本がないぶん、余裕を持って準備しても最後は駆け込みになりましたが、こだわって作り込みました。

グループ横断の運用について語る事務局の皆さま

• 福利厚生倶楽部｜切り替えの背景と決め手 ― 使い勝手と共済ポータルの移設

Q：福利厚生倶楽部は、以前ご利用のサービスからの切り替えだったと伺いました。切り替えの背景を教えてください。

岡本さま：以前利用していたサービスが、長年使っていた古いシステムを刷新したのですが、出来上がったシステムでは管理者側メニューの人員データの取り込みで、エラーがあると該当者以外だけが取り込まれ、残りをもう一度作業する必要があったり、こちらが必要としていない項目まで登録を求められたりしました。ユーザー側でも、宿泊の並び順が「安い順／高い順」しかなく、いわゆる「おすすめ順」がないなど、使い勝手に気になる点がありました。担当者の交代やレスポンス面なども重なり、見直しの機運が徐々に高まっていきました。

もう一つ大きかったのが、共済組合のポータルサイトです。もともと共済組合のWebページは外部のシステム会社が作成・保有していましたが、その会社がなくなることになり、ページを管理できなくなる、という課題が生じました。移設先を探していたところ、リロクラブの「リロポータル」であれば、ほとんど費用をかけずに移設できるとのことで、これが大きな決め手になりました。

切り替えの検討は、主に以前のサービスとリロクラブの2社での比較でした。決め手は費用面と、ポータルの移設ができること。この2点が大きかったと思います。

• リロクラブ｜導入後の状況と従業員の声

岡本さま：切り替え後、まず事務側で楽になったのは人員データの送付です。「ここだけは押さえてほしい」というデータだけを送る仕組みで、非常にシンプルになりました。以前は所属や入社日・性別など登録すべき項目が多く、異動の反映なども含めて作業負担が大きかったので、ここは大きな改善です。

従業員からのオリジナル施策への反応は良く、リゾートや宿泊など、自分たちがやりたい企画を実現できる点を評価している。

福利厚生倶楽部のほうが、こちらのオリジナル施策をいろいろやらせてくれます。「こういうことをやりたい」という要望を、営業担当者のおかげもあって実現してくれる。従業員にとっても良いものを提供できていると感じます。「こちらに合わせてくれる」感覚がありますね。

一方で、割引・クーポンの幅などは、従業員の受け止めが半々だという率直な声もあった。

バスの組合員はく、業務上スマホを使う機会も少ないため、利用率にはまだ伸び代があります。周知や掲示物で「クーポンがあるよ」とアピールし、アプリを入れて外出時に検索する習慣をつけてもらうなど、地道に伸ばしています。一方、カフェテリアプランを導入している電鉄は、ポイントを無駄にしないために会員登録が必須になるので、利用率がかなり高い（95%ほど）。ポイント制度とセットにするのが、利用率を上げる一番の近道だと考えています。

• これから導入を検討される企業様へ

左：牧野さま／右：縄田さま

縄田さま：

リロクラブさんは、通常の福利厚生パッケージサービスも充実していると感じています。

それだけでなく、Reloかんたん申請やポータルサイトなど、幅広い福利厚生施策に対応していて、導入することで施策を「集約」する力になるサービスだと思います。

そして何より、営業担当者さまには、こちらが急に無理なお願いをしても迅速に対応いただいていて、頭が上がりません。私たちの細かなリクエストにも応えてもらえています。これからも長くお付き合いしていきたいと考えています。

お話しいただき、ありがとうございました。

取材にご協力いただいた皆さまと、京急グループのマスコットキャラクター「けいきゅん」

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