新卒の新入社員に対して、現場での実務に入る前に研修を行う企業は多いと思います。ここでは、新入社員研修の目的や研修形態の種類、研修中のフォローポイントなどをお伝えします。新入社員研修の出来不出来は、新入社員のその後の業務や心理などに多大な影響を与えるものです。早期離職を防ぐため、そして成果の高い研修を実施するためにも、ぜひ参考にしてみてください。
目次
新入社員研修を行う目的
新入社員研修には、明確な目的が必要となります。一般的には、どんな目的が掲げられているかをご紹介します。
会社の事業についての理解を深める
新入社員研修には、自社についての理解を深めてもらうという目的があります。新入社員は、就職活動で応募する企業についての研究を重ねているでしょう。しかし、企業が知っておいてほしいことが、すべて網羅されているとは限りません。
さらに深く知ることで、企業側の期待が現場の業務でより適切に反映されるでしょう。また、深い理解によって新入社員のモチベーションが高まることも期待できます。
事業概要・コンプライアンス
新入社員は、自分のポジションについての理解はしていても、企業が携わる事業の全体を把握していないことも多いものです。新入社員研修は、企業の一員として、企業が携わる事業の概要を知ってもらう機会でもあります。
また、コンプライアンスの基本内容やその詳細を伝える機会は、なかなかありません。理解不足があると、順守されないだけでなく、離職の可能性も高めてしまうでしょう。事業概要やコンプライアンスについての統一認識をもってもらう目的も含まれます。
業務上の基礎知識
業務上で必要となる基本的な知識やスキルを理解、習得してもらう目的も欠かせません。新入社員は、その理解を基にして、現場で実践し、実務の習熟度を高めていくことになります。
新入社員研修においては、この目的の達成効果が高いほど、実務に入ってからの心理的負担を減らす効果も見込めます。
社会人としての自覚をもつ
新入社員研修の期間中に、学生時代の意識から社会人としての意識へのマインドチェンジが必要となります。社会人としての自覚が必要となるわけですが、どんな自覚が必要なのかを具体的に伝えましょう。研修全体を通して、社会人としての常識を感じ取れるようにします。
個々の新入社員の中に意識改革を起こすことは、研修を行う最大の目的といっても過言ではないでしょう。
社会人としてのマナーの習得
社会人としてのマナーをきちんと身に付けてもらうことも、重要な目的のひとつです。社会人経験のない新入社員にとってビジネス上には「初めての行動」が多く存在します。
研修が実際に行われている時間だけでなく、始まる前、1日が終わった後の心構えや過ごし方についての指導も含め、マインドを醸成していくことが大切です。
報連相（報告・連絡・相談）の徹底
実務では、どんな仕事をするにも報連相が必要になります。新卒の新入社員は、その意義やタイミングを理解できていないことがほとんどです。報連相の必要性さえも人によって認識が異なります。
わからないままでは、実務に入ったときに、業務の停滞や無用な迷いや悩みを発生させる要因にもなってきます。報連相の仕方と意義を理解して実践できるところまでの教育が必要です。
企業方針としてのコミュニケーションスタイルなどがあれば、明確に伝えておきましょう。
新入社員研修に必要なカリキュラム
新入社員研修に必要となるカリキュラムとして、「ビジネスマナー講座」や「コミュニケーションスキル講座」についてご紹介します。
ビジネスマナー講座
ビジネス上のマナーについてのカリキュラムは必須です。たとえば、敬語の使い方、名刺交換、身だしなみなど、その理由も含めて理解してもらうことが大切です。
その時だけで完璧に身に付けられるものばかりではありません。研修後も、きちんとした実践を積み重ねながら習熟度が高まっていきます。そのためにも、なぜそれらのマナーが必要とされるのかまでの説明をして、理解してもらうことが重要ポイントとなります。
コミュニケーションスキル講座
学生の時までに経験した人間関係は、家族、友人、先生などのくくりがほとんどです。ビジネス上では、社内、社外とさまざまな人間関係が生じてきます。どの職種においても、それぞれとのコミュニケーションの取り方には調整が必要です。
仕事を組織やチームで進めるにあたって、理想的なコミュニケーションやその手段、方法、コツやポイントなどを伝えて、コミュニケーションスキルを向上させましょう。
新入社員研修を効果的に進めるアイスブレイク
研修も仕事の一環ですから、適度な緊張感は必要かもしれません。しかし、場に緊張感があると、その緊張度に心理が囚われることも多いものです。そうなると、研修内容自体の理解や吸収の度合いを下げてしまうでしょう。研修のはじめにアイスブレイクを行って、場を和ませることが有効です。
事例1．共通項探し
研修に参加する新入社員同士でペアになり、お互いの共通点を探してもらいます。できるだけ多くの共通項を探し出すために、活発な質疑応答が交わされるでしょう。人との関わりの中で共通項の存在は親近感をもたらすものです。知らない人ばかりのことも多い新入社員研修では、参加者をリラックスさせる格好のアイスブレイクになります。
事例2．他者紹介
研修に参加する新入社員同士でペアになり、相手のことを紹介してもらいます。
相手についての詳細をいろいろと聞き出しながら、お互いのことを知り合うきっかけを提供します。自分のことを他の参加者に伝えることで、自分を知ってくれている人がいるという安心感が生まれます。自己紹介は1人で行いますが、他者紹介にすることでコミュニケーションをより促すことができるでしょう。
新入社員研修の主な形態と効果
新入社員研修にはさまざまな形態があります。主な形態の特徴とその効果についてまとめてみました。研修内容にフィットした形態を取り入れることが研修成果を上げるポイントになります。
講義型
講師が壇上に立ち、新入社員が座って聞いていく、学校の講義のような形態です。新卒の新入社員にとって、もっとも馴染みのあるスタイルなので、抵抗なく進められるのがメリットです。
ただ、参加者が受け身や消極的になりやすいため、学習効果が低い傾向にあるようです。概要の説明などにとどめ、参加型の内容と組み合わせて実施されることをおすすめします。
グループワーク型
グループワーク型の研修は、新入社員研修の中でも人気のある形態のひとつです。数名のグループでゲームや課題に取り組むことで参加者同士の連帯感を創出します。このため、チームワーク力の強化としても有効です。
積極的に自らの思考を使い、活発に意見を交わす場面が増えるので、知識やスキルの吸収が実感しやすくなります。自主性や自律性を養う上でも有効なスタイルといえます。楽しかった、面白かった、盛り上がったという感想は、グループワーク型の研修でよく聞かれるようです。
ロールプレイング型
ロールプレイング型の研修は、実務上で予測されるシーンを疑似体験するものです。座学で聞く説明とは異なり、実際にやってみながら習得する研修となります。その時の感情やイメージを想起させるため、実際の業務への反映度が高くなるようです。
できるだけ多くのシーンを題材に取り入れることで、新入社員にとっての「想定内」を増やすことができます。欠かせないポイントや注意事項をしっかり盛り込むことで、ミスや間違った対応を防ぐリスク管理にもなるでしょう。
合宿型
数日から1週間程度の合宿で研修を行なう企業も増えています。他の新入社員たちと寝食をともにすることになるため、連帯感も築きやすくなるでしょう。
研修の間、企業のことや仕事のことを集中して学べるため、理解や吸収が早いのも特徴です。この形態は、新入社員の充実感やその後の業務に向けた自信にもつながるようです。グループワークと同じく、人気の研修形態となっています。
社外に新入社員研修を依頼するメリット・デメリット
社内に適任者がいなかったりマンパワーが不足していたりということもあります。その場合は、新入社員研修の実施や講師を外部に依頼するという方法もあります。社外に新入社員研修を依頼するメリットとデメリットをご紹介します。
外部依頼のメリット
まずは、社外に新入社員研修を依頼するメリットを見ていきましょう。
教えることのプロが担当する
社内講師の場合、技術や習熟度が相当な熟練レベルであっても、教え方まで期待できるとは限りません。その点、専門業者であれば、研修の実施方法から講師レベルに至るまで、教えることのプロフェッショナルです。研修受講者にとっても、理解しやすい説明で、習得効果も高いという期待がもてます。
社内にない情報や知識も提供できる
研修の内容にもよりますが、研修の専門業者や講師は、さまざまな業界や企業（クライアント）の研修に携わり、幅広い知識を得ているものです。特定の業界に絞った場合でも、常に最新の動向、情報やトレンドが研修内容に盛り込まれているものです。そのため、現状の社内にはない知識や情報が提供される可能性が高くなります。
社内や既存社員のもつ知識やスキルとの調整も必要ですが、新しい情報を取り入れていくことも大切です。
社内負担の軽減
外部に研修を依頼することで、社内の研修準備にかかる工数は大幅に削減されるでしょう。
企画考案、講師の選定、講師側の準備、実施から評価や研修効果の分析まで省ける工数は膨大です。外部依頼する内容と自社で請け負う範囲の役割配分をしっかり行っておくことが大切です。
外部依頼のデメリット
次に、社外に新入社員研修を依頼するデメリットを見ていきましょう。
コストがかかる
社内で行うより、コストは割高になることが多いようです。研修自体を任せるにしても、講師を招くにしても、経費はかかることになります。依頼する専門業者や研修プランなどにより、かかる経費の差も出てきますから、内容をよく相談し、見積もりなどを出してもらって比較検討されることをおすすめします。
社内独自の内容は伝わりにくい
外部に研修を依頼する場合、自社独自の理念や方向性は伝わりにくいものです。依頼の際に、それらの点まできちんと伝え、できるだけカリキュラムに反映させてもらうことも重要となってきます。また、自社の中に存在する知恵や技術については、現場を踏まえて説明できる社内人材のほうが伝わりやすいでしょう。
研修中に新入社員をフォローするポイント
新入社員研修中の新入社員のフォローも欠かせないものです。フォローのポイントを確認していきましょう。
疑問や問題には即対処
まず、研修の中で、疑問や質問の出やすい雰囲気を形成することが大切です。新入社員研修において、参加者は「わからないことが見つけにくい」状況にあります。的を射ない質問や疑問があったとしても、必ず対応することが大切です。
その質問や疑問の経路に、今後の研修における改善点が見つかったりします。それぞれの疑問を抱える思考回路を知ることは、今後の育成のヒントにもなるでしょう。ただでさえ、疑問の多い時期です。溜めることなく解決される環境を作りましょう。日々のレポートなどでの対応なども有効だと思われます。
できている部分は企業側が見つけて伝える
新入社員研修中の新入社員にとっては、すべてが新しいことばかりです。そんなときには、覚えることに精一杯になってしまうものです。次から次に覚えることに慌ただしいものですし、覚えていないことがあると能力不足を感じるようになります。
自分の良さや、もっている能力を認識する余裕はありません。そのままで見守るばかりでは、そのプレッシャーに耐えられない社員も出てきます。良い部分、できた部分については講師や研修スタッフが見つけ出し、伝えていくことで自信を維持できるようにサポートをしましょう。
研修後に新入社員の早期退職を防ぐためのフォロー
新入社員研修終了後のフォローも必要になってきます。実際の現場に入ると、そつなく仕事をこなす上司や先輩と比較するようになります。自信喪失につながる機会が多いため、早期退職も増える期間です。
研修後のフォローのポイントを確認していきましょう。
社内の相談体制の確立
研修後に配置された部署にまだ馴染めない時期は、疑問や相談ごとがあっても、そばにいる人たちに伝えられずに悩む新人も多いです。何かあったらいつでも相談できる人を決めておきましょう。
研修が終わっても相談できる担当者を配置したり、部署の中にメンター的な役割をする人を決めたりしておけば、新人が疑問や悩みを相談しやすくなります。そして、その担当者が新人の直属の上司などに、伝達や相談できる仕組みまでを決め、解決できる体制を整えておくといいでしょう。
実施する研修と参加者が働く現場を切り離してしまうと、早期離職の確率が高まります。研修の計画段階から、連携体制を構築しておくことを強くおすすめします。
ストレスケアに注力
新入社員は、入社してしばらくの間、今までと異なる環境の中に置かれます。皆さま、自分の新卒新入社員の時期のことを思い出してください。相当な緊張感があったことを思い出される方も多いのではないでしょうか。
新入社員は、既存社員のように「いつもと様子が違う」という比較する情報が少ないため、ストレス過多に陥ったときに、周りは気付きにくいものです。だからこそ、入社時期にはストレスが溜まりやすい時期だと認識し、観察していくことが必要です。
また、思いつめたり、根詰めて頑張りすぎたりしないように、周りから働きかけることも大切です。単に、休みましょう、リフレッシュしましょうというだけでは実践されにくいです。彼らなりのストレス解消を実践させるように促していきます。
- 「外に出て数分散歩したら気持ちよかった」と話して、今から行って来たらと声をかけてみる。
- 根詰めていそうなときには、わざとでも雑談をしてみる。
- 映画好きなら「○○が公開になったらしいね、見た？」と情報を提供してみる。
- 短時間でできて試したくなりそうなリフレッシュ法を伝えてみる。
そんなコミュニケーションがあるだけでも、本人にとってはリラックスの一環になるのではないでしょうか。
