テレワークでも経費精算を効率化できる方法

テレワークでも経費精算を効率化できる方法

テレワークの必要性

テレワークの必要性

新型コロナウイルス感染症の拡大を機に、企業には緊急事態に直面した場合でもテレワーク下で事業の継続ができる業務体制の構築(ペーパーレス化・テレワーク)が急務となっています。新しい生活様式にもあるように、これからは出社することを前提とした働き方からの脱却が否応なく求められている状況といえます。

このような情勢の中で企業が一刻も早く有事に備えるためには、どのように考え、対応すべきなのかを本記事で紹介します。

企業の経費精算事情

企業の経費精算事情

多くの企業では下記のような要因で、未だに出社しての経費精算業務が必要となっています。

  • 経費の申請・承認業務はEXCEL申請書など紙の書類で回覧している
  • 印鑑での承認業務、申請書保管が必要であるため出社せざるを得ない
  • 小口現金の精算業務を行っている

紙ベースの経費精算業務は、ペーパーレス化・テレワークを阻害する一番の要因です。出社をしなくても経理業務が滞りなく行えるよう、クラウド経費精算システムの導入で業務のオンライン化を進めるのがお勧めです。

経理部テレワークの実施率

テレワークできる体制の重要性

新型コロナウイルスによる経理財務業務への影響に関する調査結果

出典:日本CFO協会 新型コロナウイルスによる経理財務業務への影響に関する調査

経理部のテレワーク実施率は22%

新型コロナウイルス感染症の拡大を受けて、テレワークの重要性が見直されています。日本CFO協会の調査では、企業のテレワーク実施率は70%と拡大している一方で、経理部におけるテレワーク実施率は2割程度に留まっています。

経理部のテレワーク実施率

出典:BearTail 中堅企業を中心に135社の経理担当者へヒアリング調査(BearTail調べ)

営業商談の現場でZOOMなどオンライン会議ツールや資料のオンライン共有などの利用が普及したように、経理業務もオンラインで業務を遂行できる環境・組織体制を構築することが急務です。経理業務のオンライン化が進まなければ、経理部におけるテレワークの実施は難しいままです。

経理業務のオンライン化はクラウド経費精算システムの活用により実現できます。

経費精算システムおすすめ3社

楽楽精算

© RAKUS Co., Ltd. All Rights Reserved.

出典:楽楽精算 公式サイト

楽楽精算は、累計導入社数で国内No.1の実績をもつクラウド経費精算システムです。

自社でシステム構築をする必要がなく、インターネット上でサービスを利用できます。導入企業側でシステム設定をする必要がありますが、導入コストも安く、また社外からでもスマートフォンなどで簡単にアクセスできるシステムです。

CONCUR Expense

© Copyright 2020 Concur Technologies, Inc. All rights reserved.

出典:SAP Concur 公式サイト

フォーチュン500の約50%の企業に利用されている海外発の経費精算サービス、Concur Expense。Uberなど外部サービスとの連携力が強みです。交通費精算ではジョルダンの路線検索機能を内蔵しています。事実上の世界標準システムとして認知されており、国内外の大企業から圧倒的な支持を集めています。

RECEIPT POST(レシートポスト)

RECEIPT POST

出典:RECEIPT POST 公式サイト

RECEIPT POST(レシートポスト)はクラウド経費精算システムで、500社以上の企業で利用されています。

交通費精算には「駅すぱあと」を採用し、定期区間の自動控除にも対応しています。また、領収書・レシートの精算は、スマートフォンカメラで撮影するだけ自動入力できます。裏側では、2,000人もの日本人オペレーターがレシート画像を確認し、金額や日付といったレシート情報を99.9%の入力精度を実現しています。

AI-OCR入力と比べて入力精度が非常に高く、手書きの文字の領収書にも対応しています。あわせて、他社システムと同等の機能をオプション費用なく標準機能として提供しています。

RECEIPT POSTは領収書原本と入力データの突合点検・保管・廃棄まで行え、ペーパーレス化・テレワークを実現できる業界唯一のクラウド経費精算システムです。

RECEIPT POSTの主な機能と導入効果

RECEIPT POSTの主な機能と導入効果

RECEIPT POSTは、経費精算業務のペーパーレス化・テレワークを強力に推進できるシステムです。

なぜ、RECEIPT POSTでペーパーレス化・テレワークを実現できるのか

従来のクラウド経費精算サービスでは領収書のデータ化はできても、紙の領収書の申請・承認、経理側で入力されたデータと領収書原本の突合点検・保管・廃棄が必要であったため、完全なるペーパーレス化は実現できませんでした。

RECEIPT POSTでは、領収書を写真で撮影してポストに投函するだけで経費精算を完了できます。領収書データと原本の突合点検・保管・廃棄はRECEIPT POSTが代行しており、経理側は紙で行っていた作業をデータ処理するだけで、領収書の原本・申請書が回覧されることは一切ありません(システム×BPO)。

RECEIPT POSTの主な機能

RECEIPT POSTの主な機能
  • 領収書はスマートフォンで撮影するだけで正確に入力(入力精度99.9%)
  • 領収書原本は専用ポストに投函するだけ
  • 領収書の糊付け提出、保管管理が一切不要

RECEIPT POST フロー詳細

RECEIPT POST フロー詳細

RECEIPT POST 導入事例

  • 事業内容:メンタリティマネジメント事業
  • 従業員規模:約200名
  • 以前の経費精算方法:会計ソフトのワークフローを利用

目的

経費精算業務におけるノンコア業務を削減し、全社的な業務効率化を実現すること

課題

  • 会計ソフトのワークフローに経費精算機能が組み込まれたシステムを利用していたため、経費精算業務に無駄な時間がかかっていた
  • 経費申請の多い約200名の従業員に対して、経理4名という限られたリソースで対応していたため、1人でも人数が欠けてしまうと業務が回らなくなる状態だった
  • 経費精算の多い従業員は領収書の枚数が多く、承認者・経理担当者による確認が面倒だったため、これらのフローをなくしたかった

導入効果

  • 経費精算に特化したRECEIPT POSTの導入によって、経費精算業務の無駄な時間がなくなった
  • ノンコア業務を積極的にアウトソーシングすることで、経理のリソース不足を解消することができた
  • 領収書をスマートフォンで撮影し、社内ポストに投函するだけで申請が完了できるようになり、月650時間もの経費申請者・承認者・経理担当の業務時間を削減することができた

まとめ

テレワークでも経費精算を効率化できる方法まとめ
今回は、テレワークでも経費精算を効率化できる経理精算システムについて紹介しました。BCP(事業継続計画)のためにも、出社することを前提とした働き方からの脱却が急務です。

まずは、自社の課題を把握した上で、クラウド経費精算システムの資料請求などを行い、情報収集をする必要があります。

その上で自社の課題、運用方法に合ったクラウド経費精算システムの選定を行うことをお勧めいたします。