社内wikiをナレッジ共有のために導⼊すれば⼈材育成を強化できる

社内wikiをナレッジ共有のために導⼊すれば⼈材育成を強化できる

社内wikiを使って成果を出す企業が増えてきました。自社に社内wikiを導入するのであれば、そのメリット・デメリットや注意点を踏まえて運用していくことが大事です。それらをしっかり理解できるように、この記事では社内wikiについて詳しく紹介していきます。

社内wikiとは

社内wikiとは

社内wikiとは従業員が編集や閲覧を行える電子的な百科事典であり、導入した企業専用のWikipediaという位置づけです。社内LANでスムーズにアクセスでき、業務に関する知識を書き込むと本人以外の従業員も参考にできます。

Wikipediaと同じように、操作に高度な専門知識を必要とせず、情報の蓄積や検索などが簡単であることも魅力です。具体的な運用の仕方は企業によって異なりますが、共通しているのは組織内のナレッジ(知識)共有に貢献するツールであることです。

個人の内にある知識は書き込まれる(言語化される)ことで、情報になります。社内wikiに多くの従業員の知識が集められ、それらが体系化されることにより、分かりやすい情報の集合体に進化していきます。

ストックした情報は自部門以外でも別の観点から用いられるなど、組織全体にとって大きな強みになります。

社内wikiが必要とされるようになった背景

企業が社内wikiを導入している背景として以下の3つが挙げられます。

コミュニケーションの課題

組織で仕事をしていくにはコミュニケーションが不可欠です。組織の生産性をアップさせるために、従業員一人ひとりがもっている情報を共有しながら連携していく必要があります。

しかし、コミュニケーション不足が原因となって、うまく業務が進まない企業も多く存在します。ミーティングを増やしても、発言者の偏りなどにより表に出てこない情報は少なくありません。

そのような状況を改善できるツールとして、社内wikiに注目が集まるようになりました。

従業員教育のリソース不足

新入社員や他部署から異動してきた従業員は、業務に関する知識を習得しなければなりません。従業員の教育には研修やOJTの実施などが望ましいですが、実際には時間や費用、人員などの関係で十分に行えないことも多いです。

そのようなリソース不足の背景があり、従業員が能動的に知識を吸収してレベルアップできる仕組みが求められるようになりました。

企業のナレッジ・情報が集まっており、従業員であれば誰でも閲覧できる社内wikiは、このような教育教材としても重宝されています。

迅速な情報共有の必要性

情報化社会になり、良い評判も悪い評判もインターネットですぐ広まるようになりました。企業は後手になることがないように、いち早く社内で情報を共有できる体制を構築しなければなりません。

たとえば、消費者向けのサービスで問題が起こった場合、社内で迅速に事実関係を共有できれば、問題が大きくなり世間で話題になる前に解決できる見込みがあります。

社内wikiは、いつでも情報を最新にアップデートして周知できるので需要が高まりました。

社内wiki導入のメリット

社内wiki導入のメリット

社内wikiには多くのメリットがありますが、そのなかでも代表的なのは以下の3点です。

メリット1.情報の管理や運用が簡単

社内wikiであれば、情報の管理が容易になります。ポイントは、ルールに基づいて適切に運用していくことです。

社内情報の一元管理が可能な社内wikiを使えば、タイトルや内容を統一的な形式に限定することや、情報をカテゴリごとに整理することなども容易です。

メリット2.無駄な作業の排除が可能

従業員が業務の効率化に取り組むことで企業の生産性は高まります。そのためには、日々の仕事における無駄を計画的に捨てていくスタンスが大切です。

資料を探したり、誰かに聞けばすぐに解決できることで悩むのは時間の無駄です。社内wikiを活用すれば、わからないことに直面したときに、資料を探したり悩んだりする時間が少なくて済みます。

聞かれるほうも同じような質問される回数が減るため、業務を中断しなくてよくなるというメリットもあります。また、情報を社内wikiに集める文化が根付くことで、報告書作成などの慣習をやめることも可能になります。

メリット3.ノウハウの蓄積による引き継ぎの負担軽減

従業員の退職や異動があった場合、後任者への業務の引き継ぎが発生します。前任の担当業務を十分に引き継いでもらいたいなら、現場で蓄積された情報を提供することが基本です。

社内wikiには、現場の情報がストックされており、担当者がいなくなっても失われることはありません。必要なノウハウは常にブラッシュアップされて情報として残っていくため、引き継ぎにかかる負担を大きく軽減できます

社内wiki導入のデメリット

社内wiki導入前に、以下のようなデメリットがあることを知っておくと対策を立てやすくなります。

デメリット1.情報が見つからない場合の戸惑い

社内wikiが便利なツールであるのは確かですが、業務に必要な情報がすべて集まっているわけではありません。社内wikiには存在しない新しい課題に直面した場合は、自分の力で調査や検討を行う能力が求められます。

普段から社内wikiに頼り切っていると、そのような深く考える場面で困りやすいというデメリットがあるため、自分で考える習慣も身につけておきましょう。

デメリット2.熱意の差による従業員の二極化

組織に貢献したいと考えている従業員は社内wikiに積極的に書き込み、その意識が弱い従業員は閲覧するだけの立場になりやすいです。こうした熱意の差が顕著に出やすいこともデメリットの一つです。

自らの暗黙知を形式知化すること* は自分のためでもあり、組織のためでもあります。積極的な利用を推奨して、このような二極化を防止することが必要になります。
* 暗黙知とは「言語・文章・記号などで表現が難しい、主観的・身体的な経験知」形式知とは「言語化・記号化された知」

社内wiki導入における注意点

社内wiki導入における注意点
社内wikiを導入して円滑に運用したいなら以下の3点に気を付けましょう。

確認しておくべきこと1.コストパフォーマンスがよいか

一口に社内wikiといっても多くの種類が存在します。たとえば、専用ツールとして提供されているケースもあれば、グループウェアの機能として実装されているケースもあります。

なかには無料のものも存在しますが、一般的にはユーザーの数などによって月額料金が設定されています。よって、機能面などを十分にチェックしたうえで、コストパフォーマンスを考慮して選ぶことが大切です。

確認しておくべきこと2.セキュリティ対策は十分か

社内だけでなく、出張先やテレワーク環境でも社内wikiを利用できると便利です。それが可能な社内wikiも多いですが、そのような使い方をするのであれば、セキュリティの強化も視野に入れなければなりません。

自社にとって重要な情報がたくさん掲載されているため、情報漏えいのリスクを小さくするための取り組みが不可欠です。事前に自社のセキュリティをチェックして、改善の余地があるなら早期に取り組んでおく必要があります。

確認しておくべきこと3.利用を推奨する準備はできているか

情報が充実している社内wikiは魅力的ですが、導入した直後はそのような状態になっていません。したがって、なかなか利用者が増えないケースもあるので要注意です。

対策として、各部門向けの説明会を計画しておくことが挙げられます。使い勝手のよさを実感してもらいながら、積極的に使用してもらえるように推奨していくことがポイントです。

社内wiki導入で成果を出すために何をする必要があるか

社内wiki導入で成果を出すために何をする必要があるか

最大限の成果を社内wikiに期待するのであれば、以下に挙げる3点を実施することが重要になります。

1.用途を徐々に増やす

社内wikiが当たり前のように利用される習慣が定着するように配慮しましょう。使える範囲が広くて何からはじめればよいのか迷う従業員もいるため、まずは用途を絞って使いはじめると親しみやすくなります。

たとえば、はじめの1ヶ月は議事録用のツールとして使って慣れるといった具合です。慣れてきたら週間報告も社内wikiに書かせるというように、徐々に用途を広げていくと定着しやすくなります。

2.人材育成の効果を高める

社内wikiに掲載されている情報は個人の学習に使えますが、人材育成の効果をより高める方法があります。それは社内wiki内に人材育成のカテゴリを作って、教育専用のコンテンツも充実させていくことです。

従業員が新人などに知ってもらいたい内容を思いついた際に、空いた時間を利用して手軽に書き込めるようにしておきます。

コンテンツの専門性を高めたいのであれば、優れたスキルやノウハウをもつ従業員に人事部がコンテンツの提供協力を依頼するのも一つの手です。

3.利用者の間口を広くする

社内wikiは、記載や編集が可能な人を制限設定することも簡単にできます。制限を厳しくすれば乱れた状態になることを防ぎやすくなりますが、一方で共有できない情報が増えることになります。

社内wikiを最大限に活用するのであれば、基本的には利用者の間口を広くしておき、他の方法で秩序を築いていくことが得策です。

たとえば、履歴に氏名を残すようにすれば、無責任に編集する行為を防げます。また、書かれた内容を公開前に社内wiki管理者(部門)などが確認する仕組みを設けることも有効です。

社内wikiツール「NotePM(ノートピーエム)」

社内wikiツール「NotePM(ノートピーエム)」
情報のスムーズな共有は、現代のビジネスシーンにおける重要な課題です。社内wikiはそれを可能にするものであり、社内のナレッジを重視する企業は積極的に活用していく価値があります。

最後にオススメの社内wikiツールを紹介します。

NotePM(ノートピーエム) は、ナレッジ共有に特化した「社内版ウィキペディア」です。検索に強く、情報を整理しやすいのが特徴で、⼤⼿IT製品レビューサイトでは、とくに【 使いやすいさ・導⼊しやすさ 】の点で⾼く評価されています。

総務部⾨でのシステム導⼊事例も多く、「社内報」「会社からのお知らせ」「新⼊社員マニュアル」などの情報共有に利⽤されています。