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従業員の入退社手続きなどの人事総務業務（タスク）
企業では、従業員一人ひとりが様々なワークイベントに直面するたびに、多くの社内手続きが発生します。例えば、入退社、異動、休職等の手続きです。これら人事総務の手続きに関わるタスクは多岐に渡ります。
入社手続きだけでも、多様で多量なタスクがある
入社手続きひとつとっても、雇用手続き、名刺手配、PC発注、初期設定、複数のアカウント発行など、数十個のタスクが存在することがほとんどです。
さらにその手続き対象者が正社員なのかアルバイトなのか、エンジニアなのか営業なのか、といった雇用形態や職種によっても対応すべきタスクの内容に違いがあります。
入社手続きをする担当者はこうした多様で多量なタスクを、ほかの業務を行いながら抜け漏れや対応期限日に遅れることがないように、日々手続きタスクに意識を向けながら働くことが求められています。
タスクに追われる日々
また、タスクの対応期限日についてはタスクを分解してみると多くの意識を割いていることがわかります。
例えば名刺手配のタスクを分解してみると、
- データ作成の依頼
- 校正確認
- 発注、納品確認 など
それぞれに個別のタスクの対応期限日が存在しています。
タスクの抜け漏れをなくすため、手続き業務の担当者は各タスクの対応期限日の確認作業を徹底して行います。しかし、同時並行に進行する複数人の手続きに関わるタスクの対応期限日を網羅的に把握する必要があるので、手続き対象の人数が増えるたびに確認コストが膨らみます。
手続き業務担当者の頭の片隅には、常に自身の対応すべきタスクに対する意識が存在している状態です。なかなか理解されづらい部分ですが「今日は何のタスクをする必要があるのか？」「タスクの対応漏れはないか？」ということを日々意識させられるのは、ワーキングメモリーを非常に圧迫させることにつながります。
人事総務業務の問題、よく起きるトラブル
企業活動を行う上で従業員の入退社や異動などの発令は避けられないものであり、バックオフィス部門を中心に、様々な部署がその発令に伴う多くの手続き業務に対応しています。
これまでの100社以上の企業様へのヒアリングを通して、手続き業務においての問題点は主に下記3つであると考えています。
問題点1．タスク管理の煩雑さ
同時並行で複数のタスクが発生しており、誰が・いつまでに・何のタスクに対応する必要があるのか、正しく把握できていないケースが多くみられます。
これを防ぐために手続き業務の担当者は、タスク対応漏れが発生してないかを1日に何度も確認しながらタスク管理を行っています。それでも、漏れが日々発生しているのが実態です。
問題点2．コミュニケーションの負荷
手続き業務の対応においての手続き担当者間でのコミュニケーションは、基本的に毎回何の手続きの何のタスクのことなのかを最初に伝えてからやりとりを開始します。数十件の手続き業務を同時に抱えた担当者にとっては、ミスを起こさないためにとても重要なことです。
しかし、他の人からの連携が発生するたびに何の手続きの何のタスクのことについての連携なのかを頭を切り替えて正しく理解するのは、負荷になります。
過去のやりとりを都度思い出す必要もありますので、手続きに関するやりとりが発生するたびに、手続きタスク以外のほかの業務への集中度合いは著しく落ち、個人・組織の生産性を落とす要因になっています。
問題点3．手続きという重要な業務だからこそ、何度も発生する確認行動
手続き業務の担当者は「タスクの対応漏れはないか？」「本日対応するタスクは何か？本当にこれだけか？」といったことを日々考えながら業務にあたっています。
多くの担当者は、多様で多量なタスクを同時並行で進める中で対応漏れ等のミスがないか不安になり、何度もタスク管理表を確認する行動をとっています。このような確認行動をとってもタスクの対応漏れや、対応期限を守れないことが起きている企業様が非常に多いです。
【問題例】退職者が発生した時の手続き
このような問題が発生する背景を、退職者が出た時の手続きを例に説明します。
まず退職者が出たら、誰がいつ退職するのか、いつが最終出社日なのかといった情報が手続き業務担当者に最初に連携されます。しかし、後日に退職者の退職日や最終出社日が変更されることはしばしば起きます。
その際は、既にタスク管理表に自身で登録した多くのタスクの対応期限日をそれぞれ適切な日程に自身が手作業で変更する作業が強いられます。
この作業自体の対応が漏れてしまうことやミスが発生することもあり、後日にタスク管理表通りにタスクを実行した時には、本当に対応しなければならないタスクの対応期限日を過ぎてしまっていることがあります。
人事総務業務に特化したタスク管理ツール「WorQ」の特徴と期待できる効果
このような人事総務業務の問題を解決するタスク管理ツールがあります。人事総務業務に特化したタスク管理ツール「WorQ」です。
「WorQ」の特徴は主に3つあります。
特徴1．タスクの自動生成・整理
1つ目の特徴は、いつもの入退社や異動、休職などの社内手続きが発生するたびに、誰が・何のタスクを・それぞれ何月何日に対応すればよいのかを「WorQ」が自動で生成・整理・可視化する機能です。
この特徴により、手続き業務を担当する人は自身がいつ何のタスクをしなければならないのかを考える必要がなくなります。
また、タスクの対応日を何かしらのツールに記入することを忘れてしまうことで発生するタスクの対応漏れや、退職日や最終出社日の変更に伴うタスクの対応日の変更の必要性を気づくことができないことにより発生するタスクの対応漏れを防ぐことができる効果があります。
特徴2．コミュニケーション負荷の軽減
2つ目の特徴は、「WorQ」にはタスクごとに手続き関係者間のコミュニケーションを削減することができる機能があります。タスク進捗を見える化し、各タスク担当者のタスク進捗を簡単に把握できるようになります。
また、ビジネスチャットやメールなどで複数人の入社者について手続き関係者間でやりとりをしてしまうと、後からタスクを実行する際に過去のやりとりを確認するのに手間がかかるという声が多くありました。
しかし、「WorQ」であればタスクごとにコメントのやりとりができ、やりとりの履歴をタスクごとに後から簡単に確認することができます。
特徴3．ビジネスチャットツールとの連携
3つ目の特徴は、普段利用しているSlackやChatwork、Teamsといったビジネスチャットを「WorQ」と簡単に連携することで、これまでにはなかったタスク管理体験を得ることができます。
タスクの対応日に、そのタスクを担当する人に本日対応する必要のあるタスクは何かを、普段利用しているビジネスチャットを通じて通知します。また、もし万が一タスクの対応漏れがあったとしても、タスクの対応漏れが発生していることを毎日自動で通知してくれます。
ビジネスチャットとの連携により手続き業務の担当者がタスク管理ツール「WorQ」を頻繁に確認する必要はなく、対応する必要のあるタスクが通知された日にタスクを実行すればよい、という運用にすることができます。
手続き業務担当者の確認時間の削減やワーキングメモリーの圧迫を解消する効果があります。
上記で挙げている特徴以外にも、多くの特徴があり、高い効用を期待できる「WorQ」ですが、サービスのコンセプトは “ひとにやさしいテクノロジー” です。
手続き業務に関わるすべての人が使い方を非常に簡単に理解することができ、操作することができるサービスを目指して、これまでに100人以上の手続き業務担当者の方にインタビューを実施して「WorQ」を創りました。
「WorQ」の導入手順
「WorQ」の導入は非常に簡単です。
「WorQ」の初期設定
「WorQ」を利用開始しましたら、「WorQ」の初期設定をスムーズに進めるための
- 「WorQ」マニュアル
- 「WorQ」にログインすると自動的に開始されるチュートリアル
- カスタマーサクセスチームからのサポート
などがあり、設定をスムーズに進めることができる仕組みが整っています。
主な初期設定の内容は下記3点です。
- 「WorQ」で効率化したい手続きを選択する（入社手続き、休職手続きなど）
- 1で選んだ手続きで、いつも行っている手続きタスクに関わる情報を「WorQ」に登録する
- いつも利用しているビジネスチャットツールと「WorQ」を連携する
その他にも、手続き業務をより簡単にラクに行うことができるプラスαの設定を利用者のニーズに合わせて行うことができます。
設定完了後は、手続きの発生の度に「WorQ」で手続きの開始を行うのみで、誰が・いつまでに・何のタスクに対応すればよいのかが自動的に生成・整理・可視化されるようになります。
「WorQ」はとても簡単に使いこなすことができる、これまでにない新しいサービスです。人事総務の手続きに関わる業務は、「WorQ」によってとてもラクにすることができます。
