テレワークにおけるサテライトオフィス勤務とは?その種類とメリット

テレワークにおけるサテライトオフィス勤務とは?その種類とメリット

従来の働き方は、従業員が一ヶ所に集まって働くという固定された働き方が一般的でした。しかし現代では、ウイルスの感染拡大防止や分散型ワークの広がりもあり、固定された働き方をしないテレワークが注目を集めています。このテレワークは多様な働き方を実現し、生産性向上にもつながるため、導入や規模の拡大を検討している企業が多いです。

ただし、在宅勤務(家で仕事をする)となると現実的には難しいことも多々あります。そもそも仕事をする前提の住宅ではない家庭が多いため、執務スペースや業務設備が完備されている家は少数派です。そのような現実的な問題を解消するのが、遠隔地のオフィスこと「サテライトオフィス」です。

今回は、企業の経営者や総務人事部門の担当者に向けて、サテライトオフィスの種類やメリット・デメリット、導入事例を紹介します。

テレワークの採用で生産性の向上を。テレワークの導入効果

テレワークにおけるサテライトオフィスとは

テレワークにおけるサテライトオフィスとは

テレワークは、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方を指します。このテレワークの一種であるサテライトオフィスを、総務省では企業または団体の本拠から離れた所に設置されたオフィスと定義づけています。

サテライトという言葉には「衛星」という意味があり、本体と離れて存在しているものと考えるとわかりやすいです。テレワークというと在宅勤務だけが注目されがちですが、サテライトオフィス勤務にも注目が集まっています。

なお、テレワークはリモートワークと呼ばれることもありますが、意味合いとしてはテレワークもリモートワークも変わりません。厚生労働省や総務省ではテレワークが一般的に使われるため、当ページでもテレワークを使用しています。

サテライトオフィス勤務と在宅勤務やモバイル勤務の違い

テレワークにおける勤務スタイル
勤務スタイル概要
サテライトオフィス勤務テレワークの一種、本拠から離れた場所に設置されたオフィスで働くスタイル
在宅勤務テレワークの一種、従業員の自宅で仕事をするスタイル
モバイル勤務テレワークの一種、カフェや交通機関など時間や場所にとらわれずに働くスタイル

サテライトオフィス勤務は在宅勤務やモバイル勤務と同じくテレワークの一種ですが、それぞれの特徴は大きく異なります。

それぞれの勤務スタイルの特徴

大まかな特徴は以下の通りで、通勤時間の有無やセキュリティなどの面で違いがあります。

サテライトオフィス勤務・在宅勤務・モバイル勤務の特徴
サテライトオフィス勤務在宅勤務モバイル勤務
通勤時間発生する発生しない発生しない
仕事とプライベート切り替えやすい切り替えにくい切り替えにくい
セキュリティやや低い不安定低い
通信環境の安定性高い不安定低い

通勤時間

在宅勤務は従業員の自宅で、モバイル勤務はどこででも自由に働ける勤務スタイルとなるため、通勤が発生しません。一方のサテライトオフィス勤務は、自宅からサテライトオフィスまでの移動が必要となります。

自宅から移動せずに業務にとりかかれる在宅勤務は、育児や介護と両立しなければならない(自宅を離れることが難しい)従業員に最適な働き方です。

仕事とプライベート

環境の面でも違いがあります。自宅はプライベート中心の空間であるため、人によっては在宅勤務だとプライベートと仕事を切り替えにくくなります。一方、サテライトオフィス勤務は自宅から離れるため、プライベート空間から物理的に切り離されます。

テレワークになれば、ある程度オンとオフがシームレスになることは否めません。しかし、オン/オフをできるだけ切り替えたい従業員には、サテライトオフィス勤務が向いています。

セキュリティと通信環境の安定性

セキュリティや通信環境の面でも、大きな違いがあります。

モバイル勤務は、本来働く場所ではない場所でも働くことができる働き方です。それゆえ屋外では通信が安定しないことも多いうえに、移動中や外出先で端末(デバイス)を紛失してしまうリスクがつきものです。在宅勤務は端末を紛失するリスクは少ないものの、自宅の通信環境によっては、通信速度やセキュリティが安定しないこともあります。

一方、サテライトオフィス勤務は働くための施設で仕事をします。安定した通信環境や仕事をサポートする機器が揃っているうえ、場所が固定されているぶん、モバイル勤務よりは端末紛失のリスクが減ります。

ひと口にテレワークといっても、上記の通り勤務スタイルによって特徴があります。テレワークの基本情報に関しては、以下のページでも詳しく紹介をしています。テレワークの導入効果や環境整備の方法を知りたい経営者や総務人事部門の担当者は、ぜひあわせてご覧ください。

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サテライトオフィスと支社・営業所の違い

サテライトオフィスは支社・営業所と何が違うのでしょうか。本拠である本社オフィスと違う場所に設置するという点では、サテライトオフィスと支社・営業所は同じです。しかし実際は、設置する目的がそもそも違うため、サテライトオフィスと支社・営業所は異なります。目的の違いは、以下の通りです。

  • サテライトオフィス:従業員の柔軟な働き方を実現するために設置する
  • 支社・営業所:その場所でしかできない業務のために設置する

設置する目的の違いは、サテライトオフィスが “従業員の柔軟な働き方のため”、支社・営業所が “その場所でしかできない業務のため” という点です。

サテライトオフィスは、従業員の働きやすさや利便性を考えたオフィスとなります。従業員が働ける場所を、本社オフィス以外に作るという目的があります。したがって、従業員は必ずしもサテライトオフィスで働かなければならないということではありません。 “サテライトオフィスでも働くことができる” ということ(選択肢の拡大)です。

一方、支社・営業所はその場所でしかできない仕事をするオフィスとなります。従業員が配属され、その地域に特化した業務や役割を果たすといった設置目的があります。配属(転勤や現地採用)は業務命令のため、必ず支社・営業所に出社して働かなければなりません。

サテライトオフィスの種類

サテライトオフィスの種類

サテライトオフィスは、設置される場所の違いで大きく3種類に分かれます。立地別で役割が異なるので、違いを理解することが大切です。他社とスペースを共有するシェア型サテライトオフィスも合わせて、以下ではサテライトオフィスの種類を紹介していきます。

サテライトオフィスの種類
種類立地向いている企業
都市型都市部に設置都市部での営業負担を軽減したい地方企業
郊外型都市郊外に設置従業員の通勤負担を軽減したい企業。BCP強化にも
地方型地方に設置地方の優秀な人材を採用したい企業

第2・第3の営業拠点になる都市型サテライトオフィス

1つ目は、都市型サテライトオフィスです。都市型サテライトオフィスは、その名の通り、都市部の主要拠点に近い場所に設置されるサテライトオフィスです。主に第2第3の営業拠点として使われることが多く、本社オフィスを経由することなく営業活動に取り組むことができます。

本社が地方にある企業の場合は、都市圏の営業拠点として設置されたサテライトオフィスが、都市型サテライトオフィスになります。特に地方から都市部への営業活動が多い企業は、営業拠点として支社・営業所ではなく都市型サテライトオフィスを設けるケースも少なくありません。営業活動の移動費や、時間などのコスト削減に貢献します。

ワーク・ライフ・バランスの実現とBCPを強化する郊外型サテライトオフィス

2つ目は、郊外型サテライトオフィスです。都市部から離れた郊外に置かれたサテライトオフィスは、郊外型に分類することができます。

郊外型は、従業員の生活エリアに近い拠点になることが多く、郊外在住の従業員にとっては通勤時間を短縮できます。移動時間が減る分、自由な時間を生み出し、ワーク・ライフ・バランスの実現に有効です。特に、郊外から出勤する従業員の多い企業には、従業員の負担軽減に最適なオフィスとなります。

また、郊外型サテライトオフィスはBCP(事業継続計画)強化の一環にもなります。本社集中型の場合、何らかの理由で交通機関が麻痺してしまうと本社に出社できない従業員が出てきます。従業員が出社できないことで、最悪のケースとしては業務全体がストップしてしまい、事業が継続できない可能性も出てきます。

郊外型のサテライトオフィスがあれば、本社に出社できなかったとしても業務を継続できる可能性が高まります。

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地方を活性化する地方型サテライトオフィス

3つ目は、地方型サテライトオフィスです。都市圏にオフィスをかまえる企業が地方にサテライトオフィスを設置することを地方型サテライトオフィスといいます。

地方型サテライトオフィスの導入によって、地方の優秀な人材確保が期待できます。特に、採用活動を広域にわたって行いたい企業に最適で、企業によっては地方型サテライトオフィスを複数かまえるケースもしばしばです。

また、地方型サテライトオフィスは地方自治体が企業を誘致して設置されることもあり、地域の活性化や雇用の促進といった役割も期待されています。

いずれのサテライトオフィスも、効果や導入に向いている企業が異なります。経営者や総務人事部門の担当者は、後述するメリットやデメリットなどを踏まえたうえで、導入を検討するのが理想です。以下の項では、サテライトオフィスの契約形態について解説します。

他社と共用の共用型サテライトオフィス

なお、サテライトオフィスには、専用型と共用型の契約形態が存在します。

  • 専用型:契約した企業のみがオフィスを専用する
  • 共用型:他社とオフィスを共用する

それぞれの違いとして、専用型は契約した企業のみがオフィスを使用するのに対し、共用型は他社とオフィスを共用するという点が挙げられます。この共有型サテライトオフィスはいろいろな企業の人が出入りをするため、共創(co-create)の機会創出の場になることも期待できます。シェアオフィスコワーキングスペースとも呼ばれており、フリーランスや起業家の人などに重宝されているオフィスです。

一方、部外者が同じ場所で働くという特性上、共用型はセキュリティ面で不安があるという欠点があります。機密情報などが扱いにくくなるうえ、さまざまな外部の人間が出入りする環境は、従業員にとっては安心感を得にくいでしょう。

サテライトオフィス勤務のメリット

サテライトオフィス勤務のメリット

ここではサテライトオフィスを導入したい経営者や総務人事部門の担当者に向けて、サテライトオフィス勤務が企業にもたらすメリットを紹介します。従業員の働き方はもちろん、万が一の場合のBCP(事業継続計画)にもかかわりがあります。

サテライトオフィス勤務のメリット
メリット従業員の通勤時間を短縮しやすくなる
営業活動の効率化と経費削減につながる
従業員の育児・介護離職の防止につながる
優秀な地方人材を獲得しやすくなる
自然災害のような緊急事態のリスク分散につながる

メリット1.従業員の通勤時間を短縮しやすくなる

都心にオフィスがある場合、都心から離れた郊外に住んでいる従業員は通勤に時間がかかります。特に満員電車での非生産的な移動時間の長さは、企業の生産性向上に貢献しません。

サテライトオフィスが郊外に設置されていれば、従業員の通勤時間を大幅に短縮することができます。毎日の通勤にかかっていた時間を有意義に活用することで、従業員のワーク・ライフ・バランスの実現を促進できます。

メリット2.営業活動の効率化と経費削減につながる

サテライトオフィスは、営業拠点にも最適です。本社オフィスを経由して営業先訪問をする場合、移動に無駄が生じ、営業効率が下がることも少なくありません。営業先近くのサテライトオフィスを拠点にすれば、営業活動の効率化や移動にかかる経費の節約ができます。

さらに、小規模のサテライトオフィスであれば、支社や営業所をかまえるよりも費用を抑えて開設・運営ができます。サテライトオフィス導入により従業員が分散すれば、賃料単価の高い都心オフィスを見直すこともでき、生産性の高いワークプレイスづくりにつながります。

メリット3.従業員の育児・介護離職の防止につながる

育児や介護などを理由に離職するかどうかに悩む従業員の受け皿としても、サテライトオフィスが機能します。自宅近くのサテライトオフィスを利用できれば、育児や介護などに充てる時間を作れたり、まとまった時間の労働を可能にしたりするなど、柔軟な働き方を叶えることができます。

サテライトオフィスとあわせて、在宅勤務制度や短時間勤務制度などを導入している企業であれば、さらに柔軟な働き方を実現できます。従業員が、育児や介護を理由に離職をしなければならない状況は減らせます。

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メリット4.優秀な地方人材を獲得しやすくなる

地元(地方)で働きたい人や地方出身者でUターン就職を考えている人、都会の生活に疲れて地方移住を計画している人など。優秀な人材は、必ずしも都心に一極集中しているわけではありません。

今まで地方に拠点がなく地方の優秀な人材を獲得できなかった企業でも、地方型サテライトオフィスを導入すれば、人材確保の可能性が広がります。支社や営業所をゼロから立ち上げるとなると、初期費用と固定費がそれなりにかかります。サテライトオフィスであれば、初期費用や固定費を抑えながら試験的な導入も可能です。

メリット5.自然災害のような緊急事態のリスク分散につながる

日本では、2011年に東日本大震災などの大規模自然災害を経験したこともあり、BCP(事業継続計画)が注目されています。ここでいう事業継続計画とは、緊急事態になっても事業を継続するための計画であり、サテライトオフィスはリスク分散の手段として有効です。

例えば、東京や大阪に機能を一極集中していた場合、自然災害やテロなどの緊急事態によってその機能が麻痺してしまえば、事業全体の継続が困難になります。サテライトオフィスがあれば、もし1つのオフィスが機能しなくなっても、事業を止めることなく継続できます。サテライトオフィスだけに限らず、リスク分散はリスクマネジメントの基本です。

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サテライトオフィス勤務のデメリット

サテライトオフィス勤務のデメリット

サテライトオフィス勤務は、企業と従業員の両方にメリットをもたらす働き方です。一方で、当然ながらデメリットが存在します。メリットとあわせてデメリットを理解した上で、サテライトオフィス勤務を検討しなければ失敗します。ここに挙げるサテライトオフィス勤務のデメリット3つをクリアできれば、大きな失敗をすることはないでしょう。

サテライトオフィス勤務のデメリット
デメリット従業員間のコミュニケーションが不足しやすくなる
業務の進捗管理がしにくくなる
セキュリティリスクが発生する可能性がある

デメリット1.従業員間のコミュニケーションが不足しやすくなる

サテライトオフィス勤務では、対面コミュニケーションの機会が極めて少なくなります。分散して働くことによって生じる従業員間のコミュニケーション不足により、認識の相違やちょっとした情報格差が生まれることもしばしばです。このコミュニケーション不足を解消するには、サテライトオフィス勤務をしている従業員とのコミュニケーション体制の整備が求められます。

例えば、ウェブ会議ツールやビジネスチャットツールなどの導入によって、コミュニケーション不足はかなり解消されます。ただし、ツールの導入だけで終わってしまうと、コミュニケーション不足の解消につながりません。ツールを導入することが目的(終了)ではなく、ツールを使用してどのようにコミュニケーションをとるのかを決めたり、より丁寧に説明するようにしたりするなど、運用までしっかり検討・実践・改善することが大切です。

デメリット2.業務の進捗管理がしにくくなる

本社や支店・営業所勤務の場合は上司や同僚と同じ空間で働くので、比較的業務の進捗管理がしやすいです。サテライトオフィス勤務では、上司や同僚から離れた場所で働くこともあって、業務の進捗状況がつかみにくくなることがあります。

サテライトオフィス勤務の従業員がサボっていても、それに上司が気付くことはなかなかできません。従業員自身が自己責任で業務の進捗などを管理していないと、業務効率はあきらかに下がってしまいます。サテライトオフィス設置の際に、自己管理意識を従業員全体で共有したり、成果の明文化や目標管理、業務進捗を把握できる環境を整備したりするなどの取り組みが必要です。

デメリット3.セキュリティリスクが発生する可能性がある

特に他社とスペースを共有する共用型サテライトオフィスにおいては、セキュリティ面に不安があります。社外の人が同じ空間にいるため、パソコンやスマートフォンなどを覗かれるおそれもあります。端末の紛失や盗難にも気を付けなければなりません。

情報セキュリティ対策を怠ると、パソコンやスマートフォンなどから情報が漏れるかもしれません。重要な情報や取引先・顧客の連絡先などが漏洩してしまえば、企業の信頼を損ないます。適切な情報セキュリティ対策が必要です。

上記のように、サテライトオフィスにはデメリットが存在します。サテライトオフィスを設置する際は、発生するデメリットをどのように解消するかという点まで考えておくのが賢明です。

サテライトオフィスを導入する方法

サテライトオフィスを導入する方法

ここで、サテライトオフィスを導入したいと考える経営者や総務人事部門の担当者に向け、導入フローについて紹介します。企業によっては手順が異なることもありますが、サテライトオフィスは基本的に以下の手順で設置を行います。

  1. サテライトオフィスを設置する目的の決定
  2. サテライトオフィスの規模や場所の決定
  3. サテライトオフィスと賃貸契約
  4. オフィスの環境整備
  5. 運用ルールの制定
  6. サテライトオフィスの運用スタート

サテライトオフィスの探し方

結論からいえば、サテライトオフィスを探すのに特別な行程は必要ありません。一般的なオフィスや事務所を探すのと同様、不動産会社の検索サービスなどを通じて、オフィスの規模や賃料などを吟味しつつ探します。希望と合致するオフィスがあれば、そのまま契約となります。

ですが、効率性を重視する場合は、国の機関を利用してサテライトオフィスを探してもよいでしょう。

サテライトオフィスは働き方改革の推進や地方の活性化の効果が期待できる点から、総務省や厚生労働省でも導入を推進しています。例えば、一般社団法人 日本テレワーク協会のオフィシャルサイトでは、全国の利用可能なサテライトオフィスが検索できるので、導入を検討する企業におすすめです。

サテライトオフィスの基本的な導入手順

大まかな流れは、社屋やオフィスを移転する際の手順と似ています。とはいえ、サテライトオフィスはあくまで従業員の勤務場所を増やすものです。移転案内状の作成や大規模な引越し作業などが発生しないぶん、社屋やオフィスの移転よりも手軽に行いやすいです。

企業によってサテライトオフィスを設置する理由はさまざまですが、最初に目的を決めるのを怠らないようにします。目的が曖昧ですと、サテライトオフィスの規模や場所を決めにくくなり、狙った効果を期待できなくなります。

また、サテライトオフィスの運用がスタートした後は、運用する中で課題の発見と改善を繰り返すのが理想です。むしろ、スムーズにサテライトオフィス勤務が定着するのは稀です。出てきた問題点の見直しをはかることで、従業員が働きやすいサテライトオフィスを作ることができます。

なおサテライトオフィス勤務で従業員に効率よく働いてもらうには、業務ツールの導入が必須です。サテライトオフィス勤務に必要なツールは、以下で詳しく紹介します。

サテライトオフィス勤務に必要な業務ツール

サテライトオフィス勤務に必要な業務ツールは、以下の3つです。

サテライトオフィス勤務に必要な業務ツール
ツール代表的なツール(例)
コミュニケーションツールSlack、Microsoft Teams、Zoomなど
セキュリティ対策ツールセキュアコンテナ、ハードディスク暗号化、セキュリティソフトなど
勤怠管理ツールジョブカン勤怠管理、SmartHR、COMPANYなど

サテライトオフィスは、本拠(本社)から離れた所に設置するオフィスです。人と人・人と場所とが物理的に離れてしまう特性上、従業員のコミュニケーションやセキュリティなどに課題が生じます。必要なツールを導入することで、これらの課題を解消しやすくなります。

ツールを選ぶ際は、サテライトオフィスの設置目的を決定した後に、どのようなツールを導入するか、費用はどのくらいかなどを検討します。

サテライトオフィス勤務をはじめとするテレワークでは、業務ツールを介したオンラインのやりとりが中心となります。従業員間のコミュニケーションがどうしても希薄になりがちですので、コミュニケーションにも工夫が必要になってきます。

サテライトオフィスの導入事例

サテライトオフィスの導入事例

最後に、サテライトオフィスの導入事例を紹介します。サテライトオフィスの導入を検討している企業にとって、既にサテライトオフィスを導入している企業は参考になります。2社のサテライトオフィス事例を紹介します。

富士通

富士通

出典:働き方・働く環境・福利厚生|富士通より

富士通では、社内外にサテライトオフィスを設置し、従業員の働き方の意識を変える取り組みを行っています。全国18ヶ所に社内サテライトオフィス「F3rd(エフサード)」を設置しています。

その他にも、全国230ヶ所以上の社外サテライトオフィスと提携しています。働きやすい空間レイアウトやICTツールの整備など、働きやすさにもこだわった空間で、従業員の柔軟な働き方を支えています。

日立グループ

日立のサテライトオフィス

出典:働き方改革を推進する日立の新しいサテライトオフィス「@Terrace」を開設|日立より

日立グループでは、2017年に「@Terrace」というサテライトオフィスを開設しました。日立グループで設置された初めての社外サテライトオフィスで、日立グループの働き方改革の推進を象徴する取り組みです。

フレキシブルな働き方ができるように、9つのワークスペースがあり、特大スクリーンの使用やテーブルアレンジ、ソロスペースなど、自分に合った働き方を可能にしています。社内外にサテライトオフィスを増やし、さらに働き方改革を促進しています。

まとめ

テレワークにおけるサテライトオフィスのまとめ

今回は、サテライトオフィスの種類やメリット・デメリット、具体的な設置方法について紹介しました。大まかなまとめとしては以下の通りです。

  • サテライトオフィスとは、企業または団体の本拠から離れた所に設置されたオフィスのこと
  • サテライトオフィスは、主に都市型、郊外型、地方型の3種類に区分できる
  • サテライトオフィスには、専用型と共用型の契約形態が存在する
  • サテライトオフィス勤務は、従業員の通勤時間や仕事環境などの面で、在宅勤務・モバイル勤務と異なる
  • サテライトオフィスは、従業員の育児・介護離職の防止、地方人材の確保などのメリットがある
  • サテライトオフィスには、デメリットも存在する
  • サテライトオフィス勤務には、コミュニケーションツールや勤怠管理ツールが必要

ICT(情報通信技術)の進歩によって、これからの働き方はますます分散型に変わっていきます。過去はどちらかというと本社集中型で、人が移動をすることで経済を回していました。しかしこれからは分散型で、人が移動をしなくても経済はある程度回ります(人の移動が完全になくなることはありませんが)。

ただ、生活をする場として設計された住居に “仕事専用のスペース” があることは稀です。実際に分散型で在宅勤務をしようとすると、ダイニング兼仕事スペースや寝室兼仕事スペースとなる住居が多数です。

在宅勤務をしようとしても住宅設計の問題から、出社せざるを得ない従業員は少なからずいます。また、家での子どもの世話と仕事が両立できない家庭も出てきます。

そのような問題のひとつの解決策が、本拠と住居の「間」を埋めるサテライトオフィスです。分散型ワークが拡大してくれば、それに伴い問題点も出てきます。そして、それらの問題を解決するためのソリューションも出てきます。従業員間のコミュニケーション不足を解消するツールもソリューションのひとつです。

問題があるからやらないではなく、どのようにしたら未来のよりよい働き方が実現できるか。そう考えると、世の中にはサテライトオフィスをはじめとしたさまざまな解決策があることに気付きます。柔軟で生産性の高い、未来の働き方を目指していきましょう。

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