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【総務人事担当者必読】企業における安否確認とは?おすすめの安否確認システム

サイバー攻撃や機密情報の漏えい、自然災害の発生や人材不足など、企業を取り巻くリスクは無数に存在します。中には損害の回避が難しいリスクもあります。例えば、地震や大雨、台風のような自然災害リスクは企業努力だけで回避できません。この他、世界的な感染症の拡大なども、避けられないリスクとして数えられます。 これらのリスクは回避こそ難しいものの、発生後の動きひとつで、企業の損失を最小限に抑えることができます。そこで今回は、自然災害や感染症拡大が起きた時に基本となる安否確認について解説をします。

企業における安否確認とは

企業における安否確認とは 地震や台風の多い日本では、自然災害の発生時に親戚や友達に対して「今どこにいるのか」「ケガをしていないか」を連絡したことのある方も多いでしょう。また感染症の拡大に関しても、遠方の家族に「感染していないか」を電話やメールを通じて聞くことも少なくありません。 企業における安否確認とは、これを企業単位に置き換えたものです。より具体的にいえば、企業における安否確認とは従業員(及びその家族)の安否を確認する行為や手段を指します。経営者や総務人事部門の担当者であれば、従業員の安否確認を行う重要性を認識し、その手段を確立しておくことが不可欠です。 次の項からは、企業が従業員の安否確認を行う理由や方法、確認すべき項目について詳しく解説をします。

企業で安否確認を行う理由

企業で安否確認を行う理由 企業で安否確認を行うのは、2つの理由があります。従業員の安全を守るためと事業継続の判断を下すためです。

理由1.従業員の安全を守るため

厳密にいえば、企業で安否確認を義務付ける法律は日本に存在しません。ですが、企業には従業員が安全で健康に働けるように配慮する安全配慮義務(労働契約法)という義務があります。 [kanren postid="10284" date="none" labeltext="あわせて読みたい"] したがって、ケガや病気を患った従業員に対して出社を強要したり、無理をさせて働かせたりするのは、法律に違反する行為です。 義務や法律の有無にかかわらず、働ける状態にない従業員を無理に出社させて労働を強いるのは、倫理や人道的な面からも推奨できる行為ではありません。安否確認の実施は義務こそ存在しないものの、大規模な自然災害や感染症が発生した時は従業員の安全を守るために欠かせません。 企業が安否確認を行うことで、従業員ごとに安全に出社できるのかどうか、無理なく仕事ができるのかを判断できるようになります。

理由2.事業継続や再開の判断を下すため

業態や業種によっては、大規模な自然災害や感染症の拡大が事業活動に危機的なダメージをもたらすことがあります。事業の継続運営が難しくならないように、経営者が事業継続の判断や早期復旧の対策を行う必要があります。 この判断や復旧が後手に回り甚大な経済的損失を被るのは、経営者として何としても避けたい状況です。 緊急事態発生時の事業継続計画のことを、BCP(Business Continuity Plan)と呼びます。このBCP(事業継続計画)における判断材料の1つとなるのが従業員の安否です。 事業継続のためのチームを組んだり事業方針を転換したりするのに、安否確認によって部署や従業員ごとの状況が明確になれば、より的確な判断を下しやすくなります。 この他、安否確認の手段が確立されていれば、緊急事態発生時以外でも組織内の連絡がスムーズに行われるため、業務効率化にもつながります。 日本国内では地震や大雨、台風などの自然災害が多いうえに、最近では未知のウイルス感染症といった緊急事態が頻発しています。そのような環境であっても、事業継続を確実なものにするには、迅速に安否確認を行うことが肝心です。

BCP(事業継続計画)

安否確認とかかわりの深い緊急事態発生時のBCP(事業継続計画)は、企業の規模や事業内容によって異なるため、具体的なことを一概に論じるのは困難です。 ですが、行政機関のひとつである中小企業庁が、中小企業向けにBCP(事業継続計画)のフローを公開しています。 緊急事態の発生時における初動対応からはじまり、災害復興までの流れが記述されているので、BCP(事業継続計画)を検討する際の参考となります。 [box class="blue_box" type="simple"]参考:緊急時におけるBCP発動フロー|中小企業庁[/box] 注意点として、BCP(事業継続計画)は平常時に発動されません。どんなに綿密な計画でも、緊急事態が発生しない場合、時間とともに形骸化します。そのため、一度作成した計画でも定期的な見直しを行い、緊急時にすぐ発動できるようにしておきます。 すでにBCP(事業継続計画)のフローが確立している企業でも、安否確認システムの導入に合わせて、いま一度内容やフローの見直しをはかることをおすすめします。

安否確認において確認すること

安否確認において確認すること 緊急事態の発生時に確認すべき項目は多岐に渡ります。大まかな項目とその内容は以下の通りです。

安否確認における主な確認事項
項目 概要
従業員本人の状態 ケガ(感染症)を患っていないか、症状はどの程度か
従業員の家族の状態 家族は安全かどうか、家族の手当や看病が必要か
出社可否 職場に出社できるか、在宅勤務が可能か
出社予定日 出社が難しい場合、いつ頃出社できそうか

従業員別に上記の項目で確認がとれれば、参集できる従業員なども把握でき、スピーディでスムーズな復旧がしやすくなります。 なお、従業員の家族に対しても安否確認を行う理由は、状態によって治療や通院のサポート、場合によっては隔離が必要となるためです。たとえ従業員本人が無事だったとしても、その家族が危険な状態では、本人も安心して働けなくなります。したがって、安全配慮義務の観点からも、従業員とその家族両方の安否確認が必要です。

従業員の安否確認手段

従業員の安否確認を行うには、既存の連絡手段やシステム・ツールの導入など、さまざまな手段が挙げられます。主な手段は、以下の5手段です。

従業員の安否確認を行う主な手段
手段 企業側のメリット 企業側のデメリット
安否確認システム
  • 自然災害発生時に従業員に自動で連絡ができる
  • 従業員とその家族の安否状況を自動で集計できる
  • 従業員教育が容易
  • セキュリティレベルが高い
  • 導入に追加費用がかかる
電話(公衆電話)
  • 停電の際にも利用しやすい
  • 導入に追加の費用が発生しない
  • 従業員教育が容易
  • 報告する内容が多様化しやすい(集計が煩雑)
  • 従業員数が多いと安否状況の集計が難しい
  • 従業員の細かい状況を把握しづらい
メール(携帯電話・スマートフォン)
SNS
  • 導入に追加の費用が発生しない
  • プライベートアカウントを仕事で使用することに対して、抵抗を受けやすい
ビジネスチャットツール
  • 従業員別に細かくクイックな連絡をとりやすい
  • 導入に追加費用がかかる
  • GPS連携、自動発信などの細かな機能がない

企業によって安否確認の方法は異なりますが、既存の連絡手段であれば電話やメールなどが主な手段といえます。緊急事態の際に電話やメールを通じて従業員の安否状況を確認する方法です。極めてアナログですが、従業員教育に手間がかからず導入に追加費用が発生しません。 従業員数が少ない企業であれば、電話やメールでも安否確認を行うことは可能です。とはいえ、電話やメールでは従業員別に細かな状況を把握しづらいうえ、企業の従業員数によっては集計に多大な時間がかかります。 この他、安否確認にSNSやビジネスチャットツールを使う方法もありますが、これらはあくまで日常のコミュニケーションがメインのツールです。そのため、自然災害発生時の自動発信といった機能が搭載されていないことも少なくありません。安否確認の側面からみると、不向きな手段です。

従業員の安否確認は、安否確認システムの導入を推奨

いずれの手段もメリットやデメリットは存在しますが、従業員の安否確認には安否確認システムの導入を推奨します。 ここでいう安否確認システムとは、緊急事態時の安否確認を得意としたシステムのことで、他の手段(ツール)よりも安否確認の効率化と集計のしやすさに秀でています。わかりやすくいえば、安否確認に必要な工程のほとんどを自動化できるシステムです。 システムを導入すると、地震や大雨、台風といった自然災害発生時に従業員に対して自動で連絡が届くうえ、部署や事業所ごとに安否報告が自動集計されます。連絡・集計の工数の削減と、迅速な状況判断の両方を実現可能です。 BCP(事業継続計画)において、経営者が事業継続や復旧・再開の判断を下すには、安否確認システムが大きな力となってくれます。

おすすめの安否確認システム

ひと口に安否確認システムといっても、システムごとに機能や操作性などは大きく異なります。したがって、安否確認システムを導入する際は、緊急時に使いやすく、簡単に操作しやすいものを選ぶ必要があります。そこで、おすすめの安否確認システムを紹介します。

安否確認システム「Relo安否コネクト」

安否確認システム「Relo安否コネクト」 安否確認システムの導入を検討している企業担当者であれば、リロクラブが提供する「Relo安否コネクト」を検討してみてはいかがでしょうか。 「Relo安否コネクト」は地震・大雨などの災害時だけではなく、ウイルス感染症が流行した際の従業員の健康状態や罹患状況等を正確に把握ができる安否確認システムです。 スマートフォン(アプリ)やタブレット端末、ガラケーといったさまざまなデバイスで利用でき、緊急時でも迷わず操作できます。地震情報との連動はもちろん、さまざまな気象情報と連動して自動発報が可能ですので、近年増加する自然災害時にも迅速に安否確認が行えます。また、従業員の家族の安否も同時に確認できます。 [btn class="rich_orange"]現代に最適な安否確認システム「Relo安否コネクト」のページはこちら[/btn]

安否確認システムを導入する際の注意点

安否確認システムを導入する際の注意点 安否確認システムには、導入するうえでいくつかの注意点が存在します。経営者や総務人事部門の担当者であれば、以下の点に注意をしたうえで導入の検討してください。

注意点1.安否確認の連絡手段を統一する

安否確認システムを導入する際は、連絡手段の統一が欠かせません。例えば、今まで電話やメール、SNSなどで従業員の安否確認を行っていた企業であれば、安否確認システムの導入後に既存の連絡手段を使用しないのが理想です。 もしも安否確認システムを含む複数の手段で安否確認をしてしまうと、集計に多大な手間や時間がかかってしまい、安否確認システムのメリットを享受できません。 安否確認システムの導入後は、可能な限り連絡手段を統一します。

注意点2.有事に備えてシステムのテストを行う

大規模な自然災害や感染症拡大といった緊急事態は、いつ何時発生するかわかりません。有事の際に従業員が慌てないためにも、定期的にテストを行うことをおすすめします。テストによって、緊急時の連絡方法を従業員に習得してもらえば、より確実性の高いデータを集計しやすくなります。 また、新しく入社した従業員のためにも、教育マニュアルに安否確認システムの使い方を記述しておきます。

注意点3.緊急事態発生時の初動対応を決めておく

安否確認システムは、あくまで従業員の安否を確認するためのシステムです。緊急事態が発生した際、経営者は従業員の安否を含むさまざまな要素を検討して、事業の継続や早期の復旧を図る必要があります。職場の被災状況や提携企業の被害状況、二次災害の有無など、確認すべき項目は無数に存在します。 初動対応を決めておかなければ、これらの確認は「確認できた」で終わってしまいます。緊急事態発生時の初動対応を決めておけば、従業員の安否確認結果をBCP(事業継続計画)に活かせます。

まとめ

安否確認システムまとめ 今回は、企業における安否確認の基本情報やBCP(事業継続計画)、おすすめの安否確認システムなどを解説・紹介しました。大まかなまとめとしては、以下の通りになります。

  • 企業で安否確認を行うのは、従業員の安全を守るためと事業継続の判断を下すため
  • 安否確認の直接的な導入義務はないが、安全配慮義務とBCP(事業継続計画)の面から企業への導入を推奨
  • 従業員の安否確認をする手段は、安否確認システムの導入がおすすめ
  • 安否確認システムを導入する際の注意点は3つ

 1.安否確認の連絡手段を統一する(バラバラにしない)  2.有事に備えてシステムのテストを行う  3.緊急事態発生時の初動対応を決めておく 緊急事態発生時の対策を徹底することは、企業への損害を最小限に抑えることにつながり、事業継続計画(BCP)の強化にも貢献します。困難で危機的な状況にあっても、回復力・弾性のある企業を目指していきましょう。


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