社内コミュニケーションが不足すると部署間での情報共有が難しくなったり、従業員同士で信頼関係を構築できなかったりします。その結果、従業員にとって働きやすい環境を用意するのは難しくなるでしょう。
だからこそ、社内コミュニケーションの課題を解決して従業員の満足度を高めることが大切です。そこで本記事では、企業が抱えやすい社内コミュニケーションの課題を紹介します。解決方法も紹介しているため、あわせて参考にしてください。
■合わせてよく読まれている資料
「エンゲージメント向上における8つのステップと具体的な事例」も合わせてダウンロードいただけます。
目次
社内コミュニケーションの重要性
社内コミュニケーションは、従業員が働きやすい環境を整えるうえで欠かせません。従業員同士のコミュニケーションを活発に行うとお互いの理解を深められたり、社内環境の活性化につながったりします。
しかし新型コロナウイルスの蔓延によってテレワークの導入が急速に進み、社内コミュニケーションが不足している企業も少なくありません。従業員同士の交流が減るとさまざまなデメリットが生じるため、早めの対策が必要です。
社内コミュニケーションの不足によって起こる課題
社内コミュニケーションが不足することによって起こり得る課題は主に以下のとおりです。
- 部署間での情報共有がしにくい
- 従業員同士が信頼関係を構築できない
- 従業員同士の会話が少ない
- 自由に発言しにくい
- 従業員のモチベーションが低下する
- 従業員が精神的なストレスを抱えやすくなる
- チーム力を構築しにくい
- 離職率が向上しやすい
- 業務中のミスが起こりやすい
- より良い業務を遂行できない
- 顧客満足度の低下を招きやすい
それぞれの課題について詳しくみていきましょう。
部署間での情報共有がしにくい
社内コミュニケーションが不足すると、部署間での情報共有がしにくくなります。例えば部署間での交流が少ないとお互いの現状を把握しにくくなるため、業務にも大きな支障をもたらすことが考えられます。
規模の大きな企業ほど他部門との交流が少なくなる傾向にあるため、積極的な情報交換が必須といえます。
自分の部署内ですべてが完結できる業務であっても、他部門とのコミュニケーションを深めることによって、よりスピーディーに業務を遂行できたり、新たなアイデアが生まれたりといったメリットもあるでしょう。
従業員同士が信頼関係を構築できない
社内コミュニケーションが減少すると、従業員同士の信頼関係を構築できません。信頼関係はコミュニケーションを取ることでお互いを知り、理解を深め合うことで構築できます。
しかし社内コミュニケーションが少なくなると他の従業員との交流も減ってしまうため、相手からの信頼を得るのは難しいでしょう。すると業務に支障をきたすため、企業の業績にも悪影響を及ぼします。
従業員同士の会話が少ない
社内コミュニケーションが不足すると、従業員同士の会話も減少します。企業は業務を進めていくなかで上司と部下の関係性を深めたり、同僚と円滑な交流をしたりすることも重要です。問題が起きても相談しやすくなり、スムーズに業務を進められるからです。
しかし社内コミュニケーションが不足すれば、それらの関係性を構築するのも難しく、次第に会話自体が減少してしまうでしょう。積極的にコミュニケーションを取ろうとしない従業員がいると、より会話が減少しやすい傾向です。
自由に発言しにくい
社内コミュニケーションの課題として、自由に発言しにくいことが挙げられます。先ほども紹介したとおり、社内コミュニケーションが不足すると周囲との関係性をうまく構築できずに会話自体が少なくなります。
すると職場内は話しにくい雰囲気に包まれてしまうため、自由に発言できないと感じる方もいるでしょう。また自由に発言できない職場は、従業員にとってストレスを感じやすくなります。
従業員のモチベーションが低下する
社内コミュニケーションが不足すると、従業員もモチベーションが低下しやすくなります。例えば従業員同士のコミュニケーションが少ないと業務の中で問題が起きても相談できる相手がおらず、1人で抱え込んでしまう従業員もいるでしょう。その結果、仕事へのやる気が起きずにモチベーションが低下してしまうのです。
また部署間のコミュニケーションが少ないと広い視野で自分の業務を見られないため、新たなアイデアが浮かびにくく自己の成長を見込めません。すると仕事への意欲が沸かずに、そのままモチベーションも下がってしまうでしょう。
従業員が精神的なストレスを抱えやすくなる
社内コミュニケーションの有無は、従業員のストレスにも直結します。例えば上司とのコミュニケーションがうまくできないと、相手の顔色を見ながら業務を進める方もいるかもしれません。
すると「怒られないようにしよう」「トラブルが起きたらどうしよう」といった不安要素にも直結しやすくなるため、従業員にとって大きなストレスとなるでしょう。他にも業務に関する相談もしにくくなり、円滑な業務遂行も難しくなります。
チーム力を構築しにくい
社内コミュニケーションの低下は、チーム力の構築にも影響を及ぼします。従業員同士の交流が少なくなると互いに助け合ったり意見を出し合ったりしにくくなるため、チームとしての団結力を構築できません。
お互いの協力が必要な業務においては、うまく遂行できずに成果にも悪影響が出るでしょう。チームメンバーの現状を把握するのも難しくなり「次に何をすればいいのか」「今自分が行っている業務にはどのような役割があるのか」といった詳細もわかりにくくなります。するとより良い成果を残すのも困難になります。
離職率が向上しやすい
社内コミュニケーションが不足すると、離職率が向上しやすくなります。従業員同士の交流が減ると悩み事ができても相談できずに、1人で抱え込んでしまう方もいます。
仕事への意欲がなくなったり、職場へ行くこと自体が苦痛に感じたりするようになるでしょう。その結果、精神的なストレスが大きくなり離職してしまう従業員が増加します。
業務中のミスが起こりやすい
社内コミュニケーションが少ない企業では、業務中のミスが起こりやすくなります。例えば他の従業員との意見の擦り合わせがうまくできないまま業務を遂行してしまうと、間違った方向に業務を進めてしまうこともあるでしょう。またミスの原因を互いに擦り付け合うことになり、従業員同士の関係性にも悪影響をもたらします。
さらに社内コミュニケーションの不足によって従業員のモチベーションが低下していると、ミスも起こりやすくなるかもしれません。以上のことからトラブルなく円滑な業務遂行を目指すのであれば、社内コミュニケーションは必須といえるでしょう。
より良い業務を遂行できない
社内コミュニケーションが足りていないと、より良い業務を遂行できません。なぜなら他の従業員との交流の中で新たな発見やアイデアが生まれる可能性もあるからです。
例えば企画会議の際に、他の従業員と積極的な意見交換をするとあらゆるアイデアが生まれることもあるでしょう。
同様に日頃から社内コミュニケーションを円滑にしていると、事業に関するヒントも見い出しやすくなります。他の従業員が今まで得た知識や経験を共有するためにも、社内コミュニケーションは欠かせないといえるでしょう。
顧客満足度の低下を招きやすい
社内コミュニケーションが不足していると、顧客満足度の低下を招きやすくなります。例えば他の部署との連携が取れていないと同じことを何度も顧客に質問したり、顧客が求めている商品を提供できなかったりします。すると顧客のニーズを満たすことができずに、満足度は低下するでしょう。
また 社内コミュニケーションが少ないと納期の遅延や品質の低下などを招きやすくなり、顧客とのトラブルも起きやすくなります。その結果、企業のイメージも悪くなり、業績にも大きな影響を及ぼすでしょう。
社内コミュニケーションの課題を解決するメリット
社内コミュニケーションの課題を解決すると以下のようなメリットを得られます。
- 業務の効率化が期待できる
- 従業員間のトラブルが減少する
- 顧客満足度を上げられる
それぞれのメリットについて解説します。
業務の効率化が期待できる
社内コミュニケーションが円滑になると、業務の効率化が期待できます。上司や同僚との「報連相」もスムーズに行われるようになり、業務に必要な情報も共有しやすくなるでしょう。その結果、トラブルやミスにも素早く気付けるようになるため、生産性もアップしやすくなります。
また社内コミュニケーションが円滑になると従業員が自由に発言しやすくなり、新たなアイデアやヒントも見つけやすいでしょう。
従業員間のトラブルが減少する
社内コミュニケーションが活発化すると、従業員同士のトラブルが減少します。例えば普段から円滑なコミュニケーションを取っていると、何らかのトラブルが起きても話し合いで解決しやすくなります。
他の従業員が困っていれば積極的に手を差し伸べて助け合う機会も増えるでしょう。結果的に職場での人間関係も良好になり、ストレスも軽減されます。
顧客満足度を上げられる
社内コミュニケーションが円滑になると、顧客満足度を上げられる可能性が高まります。例えば顧客に関する情報をスムーズに共有できたり、汲み取ったニーズを把握しやすくなったりするため、顧客が本当に必要としている商品やサービスを提供できます。
顧客から満足度の高い声をもらえると、さらにより良い業務を遂行しようと従業員のモチベーションも高まるでしょう。その結果、職場全体の士気も高まり、業績にも良い影響を与えます。
社内コミュニケーションの課題を解決する方法
社内コミュニケーションの課題を解決する方法は主に以下のとおりです。
- コミュニケーションツールを導入する
- 社内報を発行する
- 面談を実施する
- コミュニケーションを活発化できる機会を設ける
- オフィスのレイアウトを変える
- 従業員のコミュニケーション能力をアップさせる
- 定期的に従業員アンケートを実施する
それぞれの解決方法についてみていきましょう。
コミュニケーションツールを導入する
社内コミュニケーションの課題を解決するためには、ツールを導入してみましょう。ツールがあるとチャットやビデオ会議などがしやすくなり、従業員同士のコミュニケーションが円滑に進みます。
特に他の部署との連携が必要な場合は、ツールが活躍します。具体的なコミュニケーションツールは以下のとおりです。
- Slack
- Chatwork
- Zoom
- LINE WORKS
それぞれのツールが持つ特徴を把握したうえで、コミュニケーションの取りやすいものを選んでみてください。
社内報を発行する
社内コミュニケーションを円滑にするには、社内報を活用するのも一つの方法です。社内報を通じて他の従業員の状況を発信したり、企業の最新情報を伝えたりすると従業員同士がコミュニケーションを取るきっかけが生まれやすくなるでしょう。
従業員にとって有益な情報を提供すると、モチベーションのアップにもつながります。
面談を実施する
社内コミュニケーションの一環として、面談を実施するのもおすすめです。例えば上司と部下が1対1で行う1on1は、業務中にできないようなプライベートな話題まで持ち出せるため深い関係性を築きやすくなります。
お互いの理解度を高められると「知っているだろう」「理解してくれているだろう」といった思い込みも防げるでしょう。情報の共有を密に行うことで、信頼関係を構築しやすくなります。
コミュニケーションを活発化できる機会を設ける
社内コミュニケーションを活発にするためのイベントを開催しましょう。社内イベントがあると従業員同士の交流が深まるほか、他の部署の従業員と仲良くなれるチャンスが生まれます。
業務を超えた絆を築けるため、良い人間関係を構築できるはずです。特に業務中に連携が必須な部署との交流は、積極的に行ってみてください。
なお、具体的なイベントの内容は以下のとおりです。
- 社内研修
- ワークショップ
- 社員旅行
- オンラインゲーム
- 部活動（同好会）
自社で導入できそうなイベント内容をぜひ実施してみてください。
オフィスのレイアウトを変える
社内コミュニケーションの活発化のために、オフィスのレイアウトを変えるのもいいでしょう。従業員同士が交流を持ちたいと思っていても、デスクの位置が離れていたらなかなか良い機会は訪れません。従業員同士がお互いの顔を見ながら仕事ができる状態を作っておくと、自然と会話が弾む可能性があります。
またフリーアドレスを活用すれば、デスクを固定する必要もありません。自由に着席しても良いスタイルにすれば、あらゆる部署の従業員と交流を深めるでしょう。
他にも休憩スペースを確保したり、雑談ができるスペースを設けたりすると従業員同士のコミュニケーションが活発になります。従業員が誰とでもコミュニケーションを取れるレイアウトにしておくと、社内全体が明るい雰囲気に包まれるでしょう。
従業員のコミュニケーション能力をアップさせる
社内コミュニケーションの課題を解決するためには、従業員それぞれが持つコミュニケーション能力をアップさせるのも一つの方法です。日本ではコミュニケーションスキルを身につける機会がほとんどなく、なかなか周囲と交流できない方も増えています。
そのため企業がコミュニケーションスキルを学べる機会を用意して、1人ひとりのレベルアップを図るのもいいでしょう。すぐに大きな成果は見込めないものの、スキルを身につけられれば業務に活かしていくことも可能です。
定期的に従業員アンケートを実施する
社内コミュニケーションを見直すときは、従業員へのアンケートを定期的に行ってみましょう。すると従業員のリアルな声を集められるため、社内コミュニケーションの活性化に役立てられます。
アンケート調査の結果をもとに、PDCAサイクルを回してみてください。
社内コミュニケーションの活性化にはリロクラブの「ポイント型サンクスカード」の導入がおすすめ
社内コミュニケーションの活性化には、リロクラブが提供している「ポイント型サンクスカード」の導入がおすすめです。ここからはポイント型サンクスカードの詳細や特徴、導入するメリットを紹介します。
ポイント型サンクスカードとは？
ポイント型サンクスカードとは、従業員同士がサンクスカードにメッセージとポイントを添えて感謝の気持ちを伝え合うサービスのことです。従業員が感謝の思いを伝えたい相手に直接送れるため、コミュニケーションを図るきっかけになります。
例えば以下のようなときに活用できます。
- お互いの努力を評価し合いたいとき
- 小さな成果が得られたとき
- 周囲への気配りに感動したとき
- 日頃の努力に感謝したとき
ポイント型サンクスカードは、業務や成果とは関係のない出来事を評価したときにも使用できます。そのため従業員同士のコミュニケーションが活発化しやすいでしょう。結果的に働きやすい環境を作りやすくなったり、従業員のモチベーションがアップしやすくなったりします。
ポイント型サンクスカードの特徴
ポイント型サンクスカードの特徴は以下のとおりです。
- シンプルで使いやすい
- スマートフォンでも活用できる
- 従業員の頑張りを可視化できる
- 感謝の連鎖が生まれやすい
- サンクスカードの利用状況を確認できる
- 貯めたポイントを活用できる
ポイント型サンクスカードは感謝の気持ちを送ったら終わりではなく、もらったポイントを利用してモノと交換したり体験に活かしたりすることも可能です。そのため従業員が自発的に良いことをしようと思えるため、社内環境が整いやすくなります。
ポイント型サンクスカードを導入するメリット
ポイント型サンクスカードを導入する主なメリットは以下のとおりです。
- 感謝し合うことでコミュニケーションの活性化につながる
- チーム力が向上しやすい
- 従業員のモチベーションアップにつながる
- 客観的な評価を得られやすい
- 従業員の定着率アップが期待できる
- ポイントを利用して得られる商品の選択肢が幅広い
ポイント型サンクスカードを導入すると社内コミュニケーションの活発化になり、団結力が高まります。お互いの良いところを評価し合えるため、深い信頼関係を構築することもできるでしょう。目に見える形で評価してもらうと、自分の自信にもつながります。
社内コミュニケーションの課題を解消しよう！
社内コミュニケーションの課題を解決すると業務の効率化が期待できたり、従業員間のトラブルを防ぎやすくなったりします。その結果、従業員の満足度も向上し、働きやすい職場環境を提供できるでしょう。
リロクラブのポイント型サンクスカードを活用すると、従業員同士で感謝の気持ちを伝えやすくなるため社内コミュニケーションの活性化につながります。また貯まったポイントを商品や経験に変えられることから、積極的な利用が見込まれるでしょう。社内コミュニケーションに課題を感じている人は、ぜひ利用を検討してみてください。
