働き方改革による残業規制の変更ポイントは？残業削減に役立つアイデアも紹介

2019年4月から施行されてきた時間外労働の上限規制が、2024年4月から建設業、トラック・バス・タクシードライバー、医師にも適用されることが決定されています。

これにより、ほとんどの企業で「残業時間の上限は月45時間・年360時間まで」という時間外労働の上限規制が導入されます。 ワークライフバランスを保ち長時間労働をおさえるために、企業は残業時間を減らす工夫をしなければなりません。

本記事では、「残業を減らしたいけど予算が限られている」「失敗しない方法で進めたい」という方向けに、残業削減に役立つ6つのアイデアをご紹介します。

残業規制の変更ポイントも解説しますので、しっかりと理解を深めましょう。

働き方改革による残業の上限規制とは

時間外労働の上限規制とは、働き方改革によって導入された残業時間の上限を設ける制度のことです。

導入を開始した2019年4月からは大企業、2020年4月からは中小企業、そして2024年4月からは一部企業を除くほとんどの企業が対象となりました。

時間外労働の上限規制では、残業（時間外労働）を月45時間・年360時間が上限とされ、特別な事情がない限り規制された時間を超えて働かせることはできません。月45時間・年360時間を1日に換算すると、約2時間の残業です。

また、月45時間以上の残業ができるのは、1年6ヶ月間と定められています。

残業の上限規制・改正前と改正後の変更ポイント3つ

時間外労働の上限規制の改正前・改正後の変更ポイントは以下3つです。

• 36協定を結んでも残業時間に上限が設けられる
• 規制の違反は罰則の対象になる
• 月60時間超の労働の割増賃金率が上がる

1つずつ解説します。

36協定を結んでも残業時間に上限が設けられる

そもそも残業（時間外労働）とは、法律で定められた労働時間（法定労働時間）の1日8時間・1週間40時間を超えて働くことを言います。

法律では残業は認められていませんが、「36協定」と呼ばれる法定労働時間を超えたり休日出勤をしたりして働く協定が結ばれていれば、残業をさせられます。 36協定には「臨時的な特別な事情があれば上限なく残業を依頼できる」という抜け道がありました。

そこで、労働者のワークライフバランスを保ち長時間労働をおさえるために、36協定を結んでいても「残業時間は月45時間・年360時間」という上限が設けられるようになったのです。 「業務上必要なものだから…」「やむを得ない状況だから…」といった理由は残業をさせる理由にはなりません。 また、以下4つの規定も守らなければなりません。

• 残業時間は年に720時間以内におさめなければならない
• 2か月～6か月間の平均残業時間が80時間におさめなければならない（休日労働を含む）
• 月100時間以内の残業にしなければならない（休日労働を含む）
• 月45時間以上の残業は年6回までにおさめなければならない

月80時間の残業は、1日約4時間の残業をさせることになります。長時間の労働はワークライフバランスが崩れるだけでなく、心身の健康に影響を及ぼしてしまう可能性があります。

しっかりと休息を取って健康的な生活をおくるために、残業規制が大きく改正されたのです。 また、上限を設けることにより男性が家事や育児へ積極的に参加でき、女性や高齢者が働きやすい社会につながることも規定された要因となっています。

参考：時間外労働の上限規制 わかりやすい解説｜厚⽣労働省・都道府県労働局・労働基準監督署  

規制の違反は罰則の対象になる

改正前は残業時間の上限を超えても行政指導のみでしたが、改正後は定められた事項に違反すると罰則の対象になります。

• 残業時間は年に720時間以内におさめなければならない
• 2か月～6か月間の平均残業時間が80時間におさめなければならない（休日労働を含む）
• 月100時間以内の残業にしなければならない（休日労働を含む）
• 月45時間以上の残業は年6回までにおさめなければならない

上記4つに違反すると、6か月以下の懲役または30万円以下の罰金が科せられることがあります。

参考：時間外労働の上限規制 わかりやすい解説｜厚⽣労働省・都道府県労働局・労働基準監督署

月60時間超の労働の割増賃金率が上がる

月60時間を超えて働かせた場合、賃金を割増して支払わなければなりません。 改正前は1日8時間・1週間40時間を超えると25％以上割増して賃金を支払う必要がありました。

改正後には割増賃金率が上がり、50％以上の率で計算して賃金を支払うことが定められました。 1か月60時間以上残業をした場合は、割増した賃金を支払う代わりに有給休暇（代替休暇）の付与も可能です。

参考：月60時間を超える法定時間外労働に対して｜厚生労働省

【2024年4月から】規制対象企業範囲が拡大

2024年4月から、これまで猶予を受けていた企業も規制対象となります。 追加して対象となるのは以下のような企業です。また、事業や業務によっては一部適用されない規制内容や特別に許容される内容もあります。

なお、2024年3月までに対象だった企業はこれまで通り規制されます。

参照：時間外労働の上限規制 わかりやすい解説｜厚⽣労働省・都道府県労働局・労働基準監督署 　　　

時間外労働の上限規制の適用猶予事業・業務｜厚生労働省

働き方改革の残業規制のメリット・デメリット

残業時間の規制が定められたことで、企業はどのようなメリットを受けられるのでしょうか。デメリットもあわせて解説します。

メリット

残業規制のメリットは以下の3つです。

• ワークライフバランスを実現できる
• 働きやすい環境づくりにつながる
• 企業イメージがアップする

1つずつ解説します。

ワークライフバランスを実現できる

1つ目のメリットは、従業員のワークライフバランスを実現できることです。 残業時間を減らすことで、趣味を楽しんだり休息したりする自分の時間や家族との時間を取れるようになります。リフレッシュできる時間があると心身の健康状態を維持できたり高めたりできるでしょう。 また、しっかり休めることで仕事に対するモチベーションがアップし、業務効率の向上が期待できます。

働きやすい環境づくりにつながる

2つ目のメリットは、働きやすい環境づくりにつながることです。 改正前に残業の上限を超えていた企業や残業時間の見直しをする企業は、残業時間を調整するために働く環境を整えなければなりません。 働く環境を整える方法として、労働時間の管理ツールを使い残業状況や業務量を把握する方法があります。現状を把握して業務内容を見直したり配置転換したりできれば、業務を効率化し労働時間を減らせます。 このように働く環境を整えると、従業員に「働きやすい職場だ」と感じてもらえ、エンゲージメントの向上や離職率の低下にもつながるでしょう。

企業イメージがアップする

3つ目のメリットは、企業のイメージアップにつながることです。 残業規制にあわせて社内の働き方を変えることで、働きやすい職場へと変化します。「ワークライフバランスの取れる会社だ」と外部からのイメージもアップし、優秀な人材を採用しやすくなったり、社会的信用を得られたりするようになります。イメージアップだけでなく、業績向上にもつながるでしょう。

デメリット

残業規制のデメリットは以下の3つです。

• 残業代の減少で従業員から不満が出る可能性がある
• 業務の効率化が進まず残業時間が減らない恐れがある
• 管理職の負担増加が考えられる

1つずつ解説します。

残業代の減少で従業員から不満が出る可能性がある

1つ目のデメリットは、残業代が減って従業員から不満が出る可能性があることです。 「残業代で高い収入を得たい」「残業代を頼りにしている」という従業員がいる場合、残業が減ることに不満を覚えてしまうかもしれません。場合によっては、今より高い収入を得られる企業へ転職してしまう可能性もあります。 しかし、残業規制を守るため・従業員のワークライフバランスを推進するために、企業は残業時間を減らさなければなりません。 不満を解消し離職を防ぐために、「基本給を上げる」「残業ゼロでインセンティブを支給する」など残業代分を還元する福利厚生を検討するといいでしょう。

業務の効率化が進まず残業時間が減らない恐れがある

2つ目のデメリットは、業務効率化ができず残業時間が減らない恐れがあることです。 残業時間を減らすためには、「なぜ〇時間の残業があるのか」「残業が減らない理由は何か」という原因を見つけなければなりません。しかし、人手が不足していたり改善のために工夫をしていなかったりすると、残業時間を減らすのは難しいです。 業務が終わらず、サービス残業をする従業員も出てくるかもしれません。 残業時間を減らすために、業務効率化ができるツールなどを導入し業務プロセス改善の手立てを講じることが大切です。

管理職の負担増加が考えられる

3つ目のデメリットは、管理職の負担が増加する可能性があることです。 残業時間を減らすために業務を見直すときは、管理職や人事部などが改善を進めることになります。これまでの業務とあわせて業務改善をおこなう必要があるため、負担が大きくなる可能性があります。また、残業の減少に成功するまで業務改善し続けなければならないため、長期間にわたって負担がかかる場合もあるでしょう。 このような負担を減らすために、業務改善を任せられるアウトソーシングの活用も1つの手です。全従業員の残業時間を減らし、働きやすい環境にするための工夫が重要となります。

残業規制で企業が今すぐ取り組むべきこと

「残業規制があるのは知っているけど、どうやって残業を減らせばいいのかわからない…」という方も多いのではないでしょうか。残業を減らすためには、まず以下2つのことをおこないます。

• 労働時間・環境の把握・管理
• 業務効率化の促進

残業を減らすために必要な基本的な2つの方法を学んでいきましょう。

労働時間と環境の把握・管理

はじめにおこなうのが、労働時間と環境の把握です。 「1日・月の平均残業時間はどの程度か」「どのようなタイミングで残業時間が増えているのか」「どの部署の残業が多いか」など、実際の労働時間や労働状況を部署・従業員単位で把握します。

把握したうえで、「営業部の〇〇チームの残業が多い」とわかったら、適切な人員配置ができているか、仕事を減らせるものはないか、分担できているかなどを分析していきましょう。 労働時間や環境は一度のみ把握・分析するのではなく、リアルタイムで状況がわかるようなツールを導入し日々管理することが大切です。

業務効率化の促進

次に、業務効率化を促進します。 ルーティーン業務を自動化したり、ワークフローを見直したり、業務効率化ツールを導入したりして、スムーズに業務を進められる工夫をしましょう。 業務効率化ができれば、1人が抱える仕事量が減り残業の削減につながります。

残業を削減できる具体的なアイデア

いざ残業を削減しようと思っても、具体的に何をおこなえばいいのかわかりづらいですよね。また、できるだけコストを抑え、失敗しない方法で残業を削減したいと考える方が多いでしょう。 本章では、失敗しづらくコストを抑えられるアイデアを6つご紹介します。自社に合ったアイデアがないかチェックしてみてください。

勤怠管理ツールを導入する

1つ目の方法は勤怠管理ツールの導入です。 勤怠管理ツールとは、スマートフォンやパソコンから出退勤の打刻や、労働時間の集計・管理ができるツールのことを言います。

勤怠管理ツールは紙やExcelよりも労働状況が見えやすくなるため、「いつ・誰が・どの程度残業しているか」も明らかになります。 管理職や上司は部下の残業時間を把握できるため、業務改善につなげやすいでしょう。

残業の事前申請制を導入する

2つ目の方法は残業の事前申請制です。 残業の事前申請制とは、上司や人事部、企業に従業員が残業する旨を申請することです。残業予定の日付や時間、取り組む業務などを書いた申請書を提出し、承認されると残業が可能になる仕組みになっています。

事前申請制により、長時間の残業の減少や残業の慢性化を防げるようになります。また、残業が多い従業員も明確になり、仕事の振り分け方や分担を考えるなど業務改善と生産性の向上につながるでしょう。

ノー残業デーをつくる

3つ目の方法はノー残業デーです。 ノー残業デーとは、企業全体や部署内などで残業せず定時で退社する日を決めることです。消灯する・パソコンにログを残す・仕事を持ち帰れない仕組みにするなど、強制的に残業できないようにすれば、多くの従業員がワークライフバランスを整えられます。

また、従業員は残業しないように効率的に仕事を進める工夫をするようになるため、生産性の向上にもつながります。効率的に進める力がつけば、ノー残業デー以外の日も残業を少なくできるかもしれません。

適切な人事評価制度に改正する

4つ目の方法は、適切な人事評価制度をつくることです。 残業時間を減らすためには、「残業時間は評価対象ではない」という人事評価制度にする必要があります。知識やスキル、仕事への姿勢、成果などを評価対象とすることが大切です。 人事評価制度を改正したときは、「残業は評価対象ではない」という考え方を周知させることも重要です。

なぜ残業は評価外になったのか、働き方改革をどう考えているかなど、企業側から従業員に伝えるようにしましょう。残業への意識を変えることで、無駄な残業やサービス残業をする文化も変えられます。

業務を標準化する

5つ目の方法は業務の標準化です。 業務の標準化とは、どの従業員が業務に取り組んでも同じ成果が出るような仕組みをつくることです。例えば、資料づくりに必要なテンプレートや作業手順を用意したり、経理業務に必要な勘定科目のマニュアルを作成したりする方法があります。

また、知識やノウハウの共有も業務の標準化の方法のひとつです。 業務の標準化により、時間を削減できたり、担当者が急遽休んだ際に対応できたり、効率化とともにリスクの削減にもつながります。

業務効率化を実現するツールを導入する

6つ目の方法は、業務効率化ツールの導入です。 業務効率化を実現するツールには、勤怠管理ツールやペーパーレス化できるツール、作業を自動化できるツール、プロジェクト管理ツールなど、さまざまなものがあります。

例えば、プロジェクト管理ツールでチーム全体を管理することで、タスクの進捗やスケジュール、他従業員の担当業務などがわかりスムーズに仕事を進められます。抜け漏れやミスも少なくする効果があるでしょう。

働き方改革・残業削減の成功事例

本章では、働き方改革や残業削減施策の実施を成功させた企業事例をご紹介します。

助成金を活用して業務効率化ツールを導入｜有限会社エヌ・エス・エス

1つ目にご紹介するのは、自動車の販売や点検整備などをおこなう有限会社エヌ・エス・エスです。 整備業務には、1台につき30分時間がかかるエアコンのフロンガス補充という業務があります。30分と長時間かかるうえ、従業員2人がかりで取り組まなければいけないため、特に繁忙期は残業をしないと業務を終えられない状況でした。

そこで、業務を自動化できるツールを導入したところ、30分から5分へと時間短縮をかなえられました。業務効率がアップしたことはもちろん、従業員の労力も削減できたそうです。 自動化ツールは「働き方改革推進支援助成金の年休促進支援コース」による助成金で購入しています。業務効率化ツールは初期投資が必要なため、助成金や補助金を有効に活用しましょう。

参考：働き方改革特設サイトCASE STUDY 中小企業の取り組み事例 「有限会社エヌ・エス・エス」｜厚生労働省

定時退社を賞与に反映｜ライオンパワー株式会社

2つ目にご紹介するのは、電子機器製造・開発メーカーのライオンパワー株式会社です。 2014年に仕事が集中した同社では、従業員の半数以上が月80時間以上、その内の半数が月100時間以上残業をしている状況でした。残業時間の多さから離職する従業員が増加し、「どうにかしなければならない」と残業を減らすことを決意したそうです。

同社が取り組んだのは、「ポイント制」です。退社時間に応じて付与・失効するポイントに応じて賞与を支給する仕組みをつくりました。 例えば、定時退社すると＋10ポイント、定時以降に退社すると30分ごとに－1ポイントとなり、ポイントに応じて賞与が査定されます。さらに、担当以外の業務もできる多能工な従業員の育成もおこないました。

ポイント制と多能工化により、残業時間を大幅に減少できたと話しています。残業時間が減少したことはもちろん、離職者も5分の1になったそうです。

参考：働き方改革特設サイトCASE STUDY 中小企業の取り組み事例 「ライオンパワー株式会社」｜厚生労働省

勤怠管理システムの導入｜第一開明株式会社

3つ目にご紹介するのは、産業ガスを提供する第一開明株式会社です。 同社でおこなったのは、勤怠管理システムの導入です。労働時間の既定を超えると従業員と管理者にメールが送信される仕組みにより、長時間労働の削減につながったそうです。

また、勤怠管理システムの導入により、紙の出勤簿で勤怠管理をおこなっていた人事部の業務改善にもつながっています。空いた時間で別の業務に取り組めたり、後輩の教育の時間に使えたりなど、有効的に時間を使えると話しています。 さらに、月6日のノー残業デーも導入しました。月32時間だった残業時間が月19時間に減少するなど大幅な残業削減を実現しています。

参考：働き方改革特設サイトCASE STUDY 中小企業の取り組み事例 「第一開明株式会社」｜厚生労働省

スケジュール管理・チャットができるスマホアプリの導入｜群馬小型運送株式会社

最後に紹介するのは、トラック輸送を中心とした総合物流業である群馬小型運送株式会社です。 同社では、慢性的な人手不足であるトラックドライバーの新規採用に注力していました。新しい人材を採用して会社を成長させるために、労働環境の改善を考えました。そこで導入したのが、スケジュール管理・チャットができるスマホアプリの導入です。

情報共有や配車指示を電話連絡からチャットに移行したことにより、数分間かかっていたやりとりを削減できたり折り返し電話の手間もなくなったりと、業務効率化につながっているそうです。また、スケジュールのオープン化で、終業後・休日のプライベートな時間を大切にする意識も生まれたと話しています。 また、残業の事前申請制を導入したことで、業務が集中しそうな時期でも「この時間までに終わらせる」と効率的に業務に取り組む従業員が増え、無駄な残業も減少しています。

参考：働き方改革特設サイトCASE STUDY 中小企業の取り組み事例 「群馬小型運送株式会社」｜厚生労働省

働き方改革で従業員の健康の確保がより重要に

働き方改革により、従業員の健康の確保がより重要になりました。長い残業や休日出勤など、ワークライフバランスを保てない労働環境では、従業員の心身の健康を損なう可能性があります。 今回解説した時間外労働の上限規制においても、従業員に残業させる場合には健康・福祉を確保するために以下9つの中から36協定を結ぶことが望ましいとされています。

(1) 医師による⾯接指導
(2) 深夜業（22時〜５時）の回数制限
(3) 終業から始業までの休息時間の確保（勤務間インターバル）
(4) 代償休⽇・特別な休暇の付与
(5) 健康診断
(6) 連続休暇の取得
(7) 心とからだの相談窓⼝の設置
(8) 配置転換
(9) 産業医等による助言・指導や保健指導

引用：時間外労働の上限規制 わかりやすい解説｜厚⽣労働省・都道府県労働局・労働基準監督署

これらを理解し導入することで、従業員の健康を確保しやすくなります。

また、企業が独自で導入する福利厚生を充実させることも、従業員の健康のために大切です。ストレスチェックやメンタルヘルスケアサービス、健康サポートサービスなどの導入を通して、従業員の健康の維持・促進を目指しましょう。

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働き方改革の残業規制を深く理解して健康に働ける環境づくりを促進しよう

働き方改革により改正された残業規制は、深く理解していないと従業員の健康を損なったり罰則を科せられたりする可能性があります。

• 残業時間の上限は原則月45時間・年360時間である
• 残業時間は年に720時間以内におさめなければならない
• 2か月～6か月間の平均残業時間が80時間におさめなければならない（休日労働を含む）
• 月100時間以内の残業にしなければならない（休日労働を含む）
• 月45時間以上の残業は年6回までにおさめなければならない

上記5つのことをしっかりと理解して、従業員が健康に働ける環境をつくりましょう。