企業において、社内コミュニケーションの活性化は重要な施策です。
社内コミュニケーションが不足すると情報共有が疎かになり、生産性の低下やエンゲージメントの低下による従業員の離職にもつながります。従業員のエンゲージメントを高めて生産性と自社への定着率を向上させるために、社内コミュニケーションを活性化させましょう。
本記事では、社内コミュニケーションを活性化させる方法を詳しく解説します。具体的な施策とメリットも併せて解説するため、最後まで読んで実施するべき施策を検討してみてください。
目次
そもそも社内コミュニケーションとは？
そもそも社内コミュニケーションとは、文字通り社内でのコミュニケーションのことを指します。仕事において、自分が担当する業務以外の業務内容は把握していないケースが多く、各従業員がコミュニケーションを取って連携する必要があります。
具体的には会議やメール・電話でのやり取りなど、組織内でのコミュニケーションが該当します。他にも休憩室や喫煙所で交わされる業務外の雑談も、社内コミュニケーションの一貫です。
コミュニケーションが活性化されることで、何気ない会話からアイデアを創出し、より良い結果が導き出せる可能性があります。さらにコミュニケーション不足の組織は、情報共有をスムーズに行えず従業員同士のつながりが弱い傾向にあります。
そのため生産性やエンゲージメントの低下、離職率の増加につながるため、社内コミュニケーションの活性化が重要です。反対に社内コミュニケーションが活性化されていれば、情報共有をスムーズに行い従業員同士のつながりが強いため、エンゲージメント・定着率を向上させられます。
社内コミュニケーションの活性化が重要視される背景
社内コミュニケーションの活性化が重要視される背景には、次のような要因があります。
- 社内コミュニケーション不足による業務障害がある
- テレワークやダイバーシティが普及している
「なぜ社内コミュニケーションが重要視されているのか？」「なぜ社内コミュニケーションに注力するべきなのか？」と悩んでいる企業担当者は、それぞれの背景を確認しておきましょう。
社内コミュニケーション不足による業務障害がある
1つ目は、社内コミュニケーションが不足することによって業務障害につながるリスクがあることです。
HR総研が実施した「社内コミュニケーションに関するアンケート」によると、社内コミュニケーション不足が業務障害につながると感じる方が約9割いることが分かりました。
具体的に社内コミュニケーション不足によって生じる業務障害の内容として、次のようなものが挙げられます。
- 迅速な情報共有
- 部署内のチームビルディング
- 部門間・事業所間の連携
- 業務中の気軽な相談・質問
- 目指す方向への認識の統一
- 業務へのモチベーション維持向上
- エンゲージメント向上
- 精神的ストレスの軽減
- 技術や知識の継承
- コンプライアンス違反や不正行為の防止
- 離職防止
- 新規事業の提案
参照元｜HR総研：社内コミュニケーションに関するアンケート 結果報告
最も大きな業務障害として迅速な情報共有ができなくなる点が挙げられます。次に「部署内のチームビルディング」「部門間・事業所間の連携」と、社内コミュニケーションが不足することによってスムーズに業務を遂行できなくなる点が懸念されています。
企業内での仕事は組織単位で行うものであるため、社内コミュニケーションが不足することによって情報共有が鈍化し、業務効率が低下します。
さらに従業員間のチームワークが育まれず、エンゲージメントの低下や精神的ストレスの増加へつながるため、社内コミュニケーションは重要です。
テレワークやダイバーシティが普及している
社内コミュニケーションの活性化が重要視されている2つ目の背景には、テレワークやダイバーシティの普及が関係しています。
新型コロナの蔓延に伴ってテレワークが普及し、場所を問わずに働ける新しい働き方が注目されましたが、従業員同士が対面でコミュニケーションを取れる機会は減少しました。
画面越しでしかコミュニケーションを取ったことがない同僚・上司が増えて、業務連絡以外のやり取りが少なくなったのです。出社していれば何気なくコミュニケーションを取るような間柄でも、テレワークで必要以上に話すことがなくなり、社内コミュニケーションが消極化しているというわけです。
さらに職場でもダイバーシティが加速している現在では、雇用形態や性別・国籍・価値観などを超えた多種多様な人材が就業しており、お互いを良く知らないと円滑な社内コミュニケーションを取ることができません。
多種多様な人材が働く組織だからこそ、社内コミュニケーションを活性化させてチームワークを深め、パフォーマンスを最大化させる必要があります。
社内コミュニケーションを活性化させるメリット
社内コミュニケーションを活性化させることによって、次のようなメリットを得られます。
- 生産性が向上する
- アイデアを創出しやすい
- 従業員のエンゲージメントが向上する
- 離職率が低下する
- 顧客満足度の向上につながる
それぞれのメリットを確認して、社内コミュニケーションを促進させるべきか検討してください。
生産性が向上する
社内コミュニケーションが活性化すれば、生産性が向上します。
従業員間でのコミュニケーションが活発になることによって、情報共有を円滑化してスムーズに仕事を進められるのです。
さらに従業員同士がうまく連携して業務に取り組めるため、無駄を省きながら効率的に結果を出すことができます。
トラブルが発生した際にも、日頃から積極的にコミュニケーションを取っている間柄であれば、チームワークが強く協力し合いながら問題を解決できます。
社内コミュニケーションの活性化は、生産性を向上させて業績向上にもつながる重要な要素といえるでしょう。
アイデアを創出しやすい
社内コミュニケーションを活性化させる2つ目のメリットは、従業員がアイデアを創出しやすいことです。
1人ではなかなか思いつかないアイデアでも、複数人でコミュニケーションを取っている間に、新たなイノベーションを創出できることがあります。
しかし、社内コミュニケーションが不足している職場では、会議でアイデアを創出しようと考えても、関係性が築けていないために積極的にアイデアを公表しにくいといえます。
一方で誰でも積極的にコミュニケーションを取れる環境であれば、何気ない会話から課題を解決するアイデアやイノベーションを創出できます。
以上のことから、社内コミュニケーションは、アイデアを創出しやすいメリットがあるため、企業にとって新たな可能性を発展させる糸口になります。
従業員のエンゲージメントが向上する
社内コミュニケーションを活性化させれば、従業員のエンゲージメント向上が可能です。
従業員同士のコミュニケーションが円滑になり、仕事の相談や悩み・何気ない日常会話をしやすくなるため、職場で過ごしやすい組織風土が構築されます。
その結果、チームワークが高まり、組織全体で目標を達成しようとするモチベーションが向上するでしょう。
1人で悩んだりモチベーションが低下したりするときにも、同僚や上司に悩みを相談しチーム全体で目標達成に挑む環境であれば、愛社心も湧きます。
エンゲージメントが高い状態で働いてもらうことで、従業員1人ひとりのパフォーマンスを向上できるといえます。
離職率が低下する
社内コミュニケーションが活性化するメリットは、離職率が低下することです。
コミュニケーションが活発なチームであれば、悩みがあったりモチベーションが低下したりしたときにも周囲に相談できます。特に離職へつながる要因として「人間関係によるストレス」が関わっているケースも多いため、社内コミュニケーションの活性化が重要です。
チーム内に相談しやすい同僚や上司がいるだけで、モチベーションが低下したときに支えてもらえるため、離職を踏みとどまれます。働きやすい職場こそ長く勤めたくなるものであるため、社内コミュニケーションが活性化している職場は離職率が低いです。
人材不足が課題の組織は、社内コミュニケーションを活性化させて定着率を向上させましょう。
顧客満足度の向上につながる
社内コミュニケーションの活性化は、顧客満足度の向上にもつながります。
仕事は複数人で連携して行うため、チーム内でのコミュニケーションが円滑になれば報連相を強化しスムーズに仕事を進められます。さらに複数人で会話をしながら仕事を進めることによってアイデアやイノベーションを創出し、より良い商品・サービスを顧客に提供することが可能です。
また、社内コミュニケーションが活発な職場は離職率が低いため、顧客の担当者が頻繁に代わる事態を防げます。顧客からすると組織内の連携ができておらず、担当者が頻繁に代わる取引先の印象はあまり良くありません。
社内コミュニケーションを活性化させることができれば、自社内だけではなく社外の顧客にも良い印象を与えられます。
社内コミュニケーションが不足する原因
社内コミュニケーションを活性化させる重要性とメリットを把握しても「なぜ社内コミュニケーションが不足するのか」という原因がわからなければ対策できません。
社内コミュニケーションが不足する理由には、次のような原因があります。
- 組織内の縦割り意識が強い
- 経営層と従業員が関わる機会が少ない
- 従業員同士がコミュニケーションを取る機会が少ない
それぞれの原因を確認して、自社の課題を把握しましょう。
組織内の縦割り意識が強い
社内コミュニケーションが不足する原因として、組織内の縦割り意識の強さが関係しています。
組織内の縦割り意識が強いと、部署内や事業所ごとでコミュニケーションが完結してしまい、他部署・事業所とのコミュニケーションが消極化してしまいます。
「自席の近隣にいる従業員としか会話しない」「他部署の従業員と関わる機会がない」というような職場環境では、社内コミュニケーションが不足しやすいです。
社内コミュニケーションが不足していると感じている企業担当者は、自社内の縦割り意識が強くないか確認してください。
経営層と従業員が関わる機会が少ない
経営層と従業員が関わる機会が少なくなることによって、社内コミュニケーションが不足するケースがあります。
従業員同士のコミュニケーションが活性化されていても、経営層と関わる機会が少なければ、役職の離れた相手と距離が離れてしまいます。経営層と従業員が関わる機会が少ない職場では、経営層の意見や考えが従業員まで伝わりにくく、経営方針や企業風土を浸透させにくいです。
さらに従業員の悩みや不満を拾いにくいため、離職やエンゲージメントの低下に気づけません。経営層と従業員が関わる機会が少ないと、社内コミュニケーションが不足してしまい、縦社会の組織風土が構築されてしまいます。
従業員同士がコミュニケーションを取る機会が少ない
そもそも従業員同士がコミュニケーションを取る機会が少ない職場では、社内コミュニケーションが不足してしまいます。
テレワークや時差出勤を積極的に取り入れ、従業員同士がコミュニケーションを取りにくい環境では、必然的に社内コミュニケーションが不足しやすいです。従業員同士が顔を合わせたり会話をする機会を設けたりしなければ、社内コミュニケーションを活性化できません。
社内コミュニケーションが不足している場合は、従業員同士がコミュニケーションを取りやすい環境であるか、職場環境を見直す必要があります。
社内コミュニケーションを活性化させる具体的な施策
社内コミュニケーションを活性化させるためには、従業員同士がコミュニケーションを取りやすい環境を整えなければなりません。
従業員同士のコミュニケーション不足が課題になっている企業は、次の施策に取り組みましょう。
- フリーアドレス制の導入
- リフレッシュスペースの設置
- コミュニケーションツールの導入
- 1on1ミーティングの導入
- 社内イベントの実施
- 社内サークル・部活の導入
- 社内食堂・カフェスペースの設置
- 社内報の実施
それぞれの施策を実施すれば、社内コミュニケーションを活性化させる機会を創出できます。
社内コミュニケーション不足で悩んでいる企業は、自社に合った施策を検討して実践してください。
フリーアドレス制の導入
社内コミュニケーションを活性化させる施策として、フリーアドレス制の導入がおすすめです。
フリーアドレス制とは、従業員に固定席を設けずに各々好きな席で仕事をしてもらう制度です。
役職や部署関係なく、従業員が自由に席を移動して仕事に取り組むため、誰とでもコミュニケーションを取れる環境をつくれます。
フリーアドレス制を導入することによって、普段は関わらない他部署の従業員と仲良くなり、組織全体でコミュニケーションを取れる社内風土を構築可能です。
偶発的に多種多様な従業員と関わる機会を設けられるため、自分から積極的に声をかけられない従業員でも、新たに親睦を深める機会が増えます。
リフレッシュスペースの設置
リフレッシュスペースを設置すれば、社内コミュニケーションを活性化させられます。
仕事の休憩時間や就業後にコーヒーを飲みながら寛げるリフレッシュスペースを設けることで、従業員同士がコミュニケーションを取る機会をつくれます。
従業員のエンゲージメント向上・ストレス発散を行いたい場合は、リフレッシュスペースの設置がおすすめです。
コミュニケーションツールの導入
社内コミュニケーションを活性化させたい場合は、コミュニケーションツールの導入を検討しましょう。
コミュニケーションツールは、離れていてもチャットや電話機能を活用してコミュニケーションを取れるツールです。そのため、テレワークや時差出勤・サテライトオフィスを導入している企業でも、円滑なコミュニケーションを実現できます。
テレワークの普及に伴う社内コミュニケーション不足で悩んでいる企業も多く、コミュニケーションツールは課題を解消するために必要です。
従業員同士が対面でコミュニケーションを取りにくい環境であれば、コミュニケーションツールを導入することで社内コミュニケーションを活性化させられます。
1on1ミーティングの導入
社内コミュニケーションが不足している場合は、1on1ミーティングの導入がおすすめです。
1on1ミーティングは、上司と部下が1対1でミーティングをして、仕事の悩みや何気ない日常会話を行う機会を設けます。普段は自分から積極的にコミュニケーションを取れない従業員でも、1on1ミーティングの場であれば悩みを打ち明けてくれるケースもあり、離職率・エンゲージメント低下の防止が可能です。
さらに1on1ミーティングを通じて、上司と部下が深く関わることによって、組織内のコミュニケーションを活性化させられます。
従業員のエンゲージメント低下や離職率の高さが課題である企業は、1on1ミーティングを導入して組織内のつながりを深めましょう。
社内イベントの実施
社内イベントの実施も効果的であるため、一度検討をしてみましょう。
レクリエーションや懇親会など社内イベントを実施することによって、業務であまり関わらない従業員ともコミュニケーションを取る機会を設けられます。社内イベントを通じて従業員間の親睦が深まれば、日常の業務でも積極的にコミュニケーションを取って仕事を進めることが可能です。
社内コミュニケーションを活性化させる際には、次のような「従業員同士の親睦を深められる」イベントがおすすめです。
- 社内運動会
- バーベキュー
- 花見
- ボウリング大会
- クイズ大会
- フットサル大会
- グランピング
- 社員旅行
- 謎解きイベント
普段は積極的に会話しない相手でも、社内イベントを通じて親睦を深められれば、今後仕事上でも円滑にコミュニケーションを取れます。
業務中にコミュニケーションを取る機会をつくれないのであれば、社内イベントを開催して従業員同士の親睦を深めましょう。
社内サークル・部活の導入
社内イベントだけではなく社内サークル・部活の導入も、社内コミュニケーションの活性化に効果的です。
社内サークルや部活を導入することによって、共通の趣味・興味がある従業員同士がつながり、親睦を深められます。
就業後や休日にサークル・部活動を行うことで、仕事では話さない従業員とも深く関われます。
社内食堂・カフェスペースの設置
社内食堂・カフェスペースを設置すれば、社内コミュニケーションの活性化につながります。
食事中やカフェタイムは他社とコミュニケーションを取りやすく、親睦を深めるには絶好の機会です。
社員食堂やカフェスペースを設置すれば、従業員同士が休憩時間や就業後にコミュニケーションを取って親睦を深められます。
従業員同士が仲良くなれば、業務中にもスムーズな連携を実現でき、生産性向上が可能です。
さらに社員食堂やカフェスペースを福利厚生として設けることで、従業員のエンゲージメントを向上させられます。
社内報の実施
社内コミュニケーションを活性化させたいなら、社内報の実施が効果的です。
社内報では、社内で起きたできごとや業界・職種に関わる内容、組織内での連絡事項を伝えられます。社内冊子や新聞だけでなく、メルマガ配信やSNS配信で社内報を実施することによって、部署・役職問わずに幅広く従業員へ周知させることができます。
社内報は、従業員同士がコミュニケーションを取る際のキッカケづくりになるだけでなく、普段コミュニケーションを取る機会が少ない経営層の考えや意見を伝えることが可能です。
縦割り意識が強かったり経営層と距離が離れていたりする職場は、社内報を実施して従業員間のコミュニケーションを活性化させましょう。
社内コミュニケーションを活性化させた成功事例5社
社内コミュニケーションを活性化させた他社の成功事例を確認して、どのような施策を実施するべきか検討しましょう。
実際に社内コミュニケーションを活性化させた成功事例は、次のとおりです。
- 株式会社ぐるなび
- 株式会社デンソー
- 株式会社バンダイナムコエンターテインメント
- 株式会社朝日新聞社
- 日本ビジネスシステムズ株式会社
社内コミュニケーションを活性化させた5社の成功事例を紹介するため、自社の施策を考案する際の参考にしてください。
株式会社ぐるなび
飲食店検索サービスを提供する「株式会社ぐるなび」は、ウォーキング・ミーティングによって社内コミュニケーションを活性化させました。
ウォーキング・ミーティングは、社長が日課にしている約7キロのウォーキングに、従業員が任意で参加して歩きながらコミュニケーションを取る施策です。
堅い雰囲気の会議室と異なり、歩きながら自然体で社長と従業員が接することで、普段は聞けないような話や意見を言い合えます。
社長と従業員の間にある壁を取り払い、社内コミュニケーションを活性化させるだけでなく、運動することでリフレッシュ効果が期待できます。
ウォーキングによるリフレッシュ効果で、新たなアイデアの創出とポジティブなマインド育成を実現した成功事例です。
株式会社デンソー
大手自動車部品メーカーである「株式会社デンソー」は、3,000人規模で開催する大運動会で社内コミュニケーションを活性化させました。
綱引きやムカデ競争・大縄跳びなど、チームが一丸となって挑む種目が多く、大運動会を通じて社内のつながりを強化できたといいます。
チームが一丸となって勝利を目指すことで、自然とコミュニケーションを誘発し従業員同士が積極的に関わる機会を設けたことがポイントといえるでしょう。
また、本番だけではなく事前にチーム練習をしていたため、チーム内の結束を強められたことも一因です。運動によるリフレッシュ効果と複数の従業員が協力するチームワークにより、社内コミュニケーションの活性化が期待できます。
株式会社バンダイナムコエンターテインメント
ゲームやおもちゃの開発・販売を行っている「株式会社バンダイナムコエンターテインメント」では、社内コミュニケーションを活性化させる次のような施策を実施しています。
- バンナム誕生会
- サテライトオフィス「YU-PORT」
- みんなのおごり自販機
まず「バンナム誕生会」とは、若手メンバーが中心となり誕生月の従業員を集めて開催する誕生日パーティーです。
バンナム誕生会を通じて従業員同士の親睦が深まり、社内コミュニケーションが活性化されます。
次にサテライトオフィス「YU-PORT」の設置により、バンダイナムコグループの従業員がグループの垣根を超えて交流できるようになりました。
サテライトオフィスで仕事を自由に行えるだけでなく、グループ同士の交流を活性化させて連携を強化しています。
またテレワークなど多様な働き方が普及したことにより、コミュニケーションが不足したため「みんなのおごり自販機」を設置しました。
みんなのおごり自販機は、2人の従業員が社員カードを自販機にタッチすることで、それぞれ無料のドリンクを入手できる仕組みです。
無料のドリンクを手に入れるため、従業員同士が声を掛け合って協力する必要があるため、自然とコミュニケーションが活性化されます。
株式会社朝日新聞社
株式会社朝日新聞社は、テレビ会議を充実させてオンライン上で社内コミュニケーションを活性化させた成功事例です。
朝日新聞社では、18時〜深夜までのゴールデンタイムのテレビ会議稼働率が70％を超えており、スムーズに会議を進行できませんでした。
そこで操作が簡単で持ち運びが楽な、テレビ会議システム「V-CUBE Box」を導入して、会議進行を円滑化したのです。
「V-CUBE Box」の導入により、テレビ会議をスムーズに実施できるようになり、社内コミュニケーションが活性化しました。
テレワークの普及に伴い社内コミュニケーション不足が心配な企業に、おすすめの施策です。
日本ビジネスシステムズ株式会社
ITシステムのコンサルティング・開発を行う「日本ビジネスシステムズ株式会社」は、社員食堂「LUCY’s CAFE&DINING」を提供しています。
「LUCY’s CAFE&DINING」は、従来の昼休憩に従業員が昼食をとるだけの社員食堂とは異なり、おしゃれなカフェアンドバーのような雰囲気が特徴的です。
社内コミュニケーションを活性化させる目的で導入されており、ランチタイムとディナータイム・カフェタイムに対応し、夜にはお酒の提供まであります。
そのため、従業員の憩いの場として活用され、組織内の親睦を深めるキッカケづくりができています。
またプレゼンの場として利用されるケースもあり、日々従業員が集まる社員食堂です。
社内コミュニケーションの活性化はリロクラブにお任せ！
社内コミュニケーションを活性化させるなら、リロクラブの福利厚生サービスがおすすめです。
リロクラブは契約団体数19,200社・会員数710万人以上の、業界最多を誇る福利厚生サービスを提供しています。
従業員のコミュニケーションを活性化させる際に役立つ福利厚生や、エンゲージメントを向上させる福利厚生まで、幅広く提供しています。
育児や介護をしながら働いている従業員をサポートする福利厚生も揃っており、多種多様な人材へ対応可能です。
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企業を発展させるために社内コミュニケーションを活性化させよう！
企業を発展させるためには、社内コミュニケーションの活性化が重要です。
社内コミュニケーションが不足している企業は、情報共有がスムーズにできず生産性が低下します。さらに従業員のエンゲージメント低下や離職率の増加につながるリスクがあるため、社内コミュニケーションを活性化させる対策が必要です。
社内コミュニケーションが活性化すれば、生産性やエンゲージメントの向上・アイデアの創出だけでなく、顧客満足度の向上にまでつながります。企業にとってプラスになるメリットばかりが得られるため、本記事で紹介した施策例や他社の成功事例を参考に、社内コミュニケーションを活性化させましょう。
