社員旅行は福利厚生費として経費計上できる？条件や経費仕訳方法を解説

社員旅行は、従業員同士の交流を深めて人材定着に寄与する福利厚生の一環です。
従業員満足度を高めて、社内コミュニケーションを活性化させるために効果的な施策でもあります。

ただし、社員旅行を実施するには高額な費用がかかるため、経費計上できるか確認が必要です。本記事では、社員旅行は福利厚生費として計上可能かどうか、その条件や経費の仕訳方法について解説します。

社員旅行を福利厚生費として経費計上するための要件もあわせて解説するため、ぜひ最後までご覧ください。

福利厚生費に関する詳細を調べている方は、是非下記記事もご参照ください。
福利厚生費とは？課税・非課税の基準と、節税に役立つ理由も紹介！

社員旅行の目的とは

社員旅行を実施する目的は、主に次のとおりです。

• 従業員同士の親睦を深める
• 従業員にリフレッシュしてもらう
• チームワークを向上させる
• 従業員のモチベーションを向上させる

社員旅行を実施すれば、普段あまり接点のない他部署の従業員同士が交流し、親睦を深められます。また日常業務から離れてリフレッシュすることで、気分転換の効果も期待できます。

社員旅行を通じてチームワークが強化され、従業員のモチベーションが向上すれば、業務のパフォーマンスも高まり生産性の向上につながります。
職場外の環境でコミュニケーションを活性化させることは、従業員にも企業側にも、多くのメリットをもたらします。

社員旅行は、従業員の定着率向上と企業の業務効率の向上につながる施策です。

慰安旅行や研修旅行との違い

社員旅行と混合されやすい施策として、慰安旅行や研修旅行が挙げられます。
社員旅行と慰安旅行や研修旅行では、実施する目的が異なります。

それぞれの違いを確認しておきましょう。

参照元：No.2603 従業員レクリエーション旅行や研修旅行｜国税庁

国税庁のホームページでは、社員旅行や慰安旅行は「従業員レクリエーション旅行」と定義されています。

また慰安旅行は一般的に従業員の労をねぎらう目的で実施しますが、社員旅行の目的にも従業員のリフレッシュが当てはまります。

双方に明確な違いがなく、同じように扱われるケースも多いです。
しかし研修旅行は、あくまで研修を目的とした旅行であり、職場ではない環境で従業員をスキルアップさせるために実施します。

社員旅行によって得られる効果

社員旅行を実施するべきか悩んでいる企業は、実施することで得られる効果を確認しましょう。
社員旅行によって得られる効果は、次のとおりです。

• 従業員同士の交流が深まる
• 新たな気づきやアイデアが生まれる
• 人材定着につながる

各効果を確認して、社員旅行を実施するべきか検討しましょう。

従業員同士の交流が深まる

社員旅行は、職場外での非日常的な体験により、従業員同士の交流を深めるきっかけを作れます。普段接点のない同僚や他部署の従業員と関わるため、今後の業務遂行に寄与する部分も多いでしょう。

さらに上司と部下の垣根を超えた交流により、雑談や相談も生まれやすく、部下のマネジメントも行いやすいです。

社員旅行で交流を深めることは組織への愛着強化にもつながるため、社内コミュニケーションの活性化が期待できます。

新たな気づきやアイデアが生まれる

社員旅行は、普段交流のない人々と交流でき、非日常的な体験ができるため、新たな気づきやアイデアが生まれやすくなります。

社員旅行が刺激となりアイデア創出できれば、従業員のモチベーションアップにもつながります。

人材定着につながる

社員旅行によって従業員がリフレッシュでき、普段の労をねぎらえば、モチベーションの向上につながります。

従業員同士の交流が深まりチームワークを強化できれば、組織への愛着が強まり、定着率が向上する可能性が高いです。

また求人に「毎年社員旅行を開催」「去年は沖縄で社員旅行を実施」など、福利厚生の充実度と風通しの良い組織風土をアピールできます。

風通しの良い職場を求めている労働者に対するアピールポイントとなるため、採用力を強化することが可能です。

採用力と定着率を向上させれば、人材不足の課題を解消し、組織力を強化できます。

社員旅行は福利厚生費として経費計上できる？

結論としては、条件を満たせば社員旅行の費用を福利厚生費として経費計上できます。

社員旅行はあくまで福利厚生の一環なので、条件を満たせば経費計上が可能です。

社員旅行を実施する際は、「福利厚生費として計上できるのか」を確認しておきましょう。福利厚生費として計上できれば、費用を経費として扱えるため、節税効果が期待できます。

次章で解説しますが、社員旅行の種類によって経費計上できる条件は異なるため、条件を確認しておくことが大切です。

なお、下記の条件下では、社員旅行を福利厚生費として計上できません。

• 一部の従業員のみを対象とした社員旅行の場合
• 家族経営の企業が社員旅行を実施した場合

上記の条件は、社員旅行を福利厚生費として経費計上できるか悩みやすいケースです。

各条件化で福利厚生費として計上できない理由を解説するため、適切に経費を扱うため確認しておきましょう。

一部の従業員のみを対象とした社員旅行の場合

一部の従業員のみを対象とした社員旅行は、福利厚生費として経費計上できません。

福利厚生費として計上するには「すべての従業員を対象とした社員旅行」でなければなりません。

役員や一部の部署など、社員旅行の対象者を限定した場合は福利厚生費として計上できないので注意しましょう。

家族経営の企業が社員旅行を実施した場合

家族経営の企業が社員旅行を実施した場合は、福利厚生の経費条件を満たせば、旅行費用を経費計上できます。

家族経営の企業でも、従業員のリフレッシュ目的や研修目的で旅行した場合は、社員旅行や研修旅行として扱われます。

しかし家族経営の企業が、子どもや配偶者など家族のみを連れて社員旅行した場合は、経費計上できない可能性があります。

すべての従業員を対象とした社員旅行で、家族の引率を許可している場合は問題ありませんが、経営者が家族と旅行した場合はプライベートな家族旅行です。

従業員が家族しかいない家族経営の企業が社員旅行をする場合、ビジネス目的での旅行であることを明確化する必要があります。

目的や結果がビジネス目的ではないと判断された場合、社員旅行ではなくプライベートな家族旅行として扱われ、旅行費用を経費計上できません。

福利厚生費を経費計上できる条件

社員旅行の費用は、福利厚生費の条件さえ満たせば経費計上できます。

福利厚生費として経費計上できる条件は、次のとおりです。

• 機会の平等性
• 金額の妥当性
• 現金支給ではない

社員旅行を福利厚生費として経費計上したい場合は、経費として認められる条件を確認しておきましょう。

機会の平等性

福利厚生費は、機会の平等性が確保されている福利厚生の費用のみに適用されます。

機会の平等性とは、すべての従業員を対象としていることを指し、一部の従業員のみ利用できる施策は福利厚生費として認められません。

例えば、通勤手当が役員や営業職のみに適用される場合は、福利厚生費としての条件を満たしておりません。

すべての従業員が平等に福利厚生の恩恵を受けられる施策のみ、福利厚生費として扱えます。

金額の妥当性

福利厚生費として常識の範囲を超えた金額は、経費計上できない可能性が高いです。

例えば、親睦会や忘年会が豪華すぎたり毎週開催していたりと、費用が高すぎたり開催頻度が多すぎたりする場合は金額の妥当性がないと判断されます。

一般常識内での金額であれば、福利厚生費として経費計上できますが、高額すぎる出費や手当は福利厚生費として認められません。

社員旅行の費用が従業員一人あたり何十万円もした場合は、金額の妥当性を満たせず経費計上できません。

社員旅行の費用は、従業員一人あたり10万円が妥当な範囲であり、高額すぎる旅行費用は経費扱いできないため注意しましょう。

現金支給ではない

社員旅行の費用を現金で支給した場合は、福利厚生費として扱えません。

福利厚生費の条件として「現金支給ではない」ことが含まれるため、現金をはじめ金券など換金性が高いものを支給した場合、福利厚生費ではなく給与として扱われます。

従業員の給与として扱われる場合は、課税対象となるため節税効果が見込めません。

社員旅行を開催する際は、企業が旅行費用を支払って、福利厚生費として経費計上する必要があります。

社員旅行を福利厚生費として経費計上する条件

社員旅行の場合は福利厚生費として扱われる条件の他に、旅行期間や参加率の条件を満たさなければ、経費として計上できません。

社員旅行を福利厚生費として経費計上する条件は、次のとおりです。

• 旅行の期間が4泊5日以内である
• 全体の50％以上が参加している

参照元：No.2603 従業員レクリエーション旅行や研修旅行｜国税庁

国税庁による具体例もあわせて解説するため、福利厚生費として経費計上できる社員旅行の条件を確認しておきましょう。

旅行の期間が4泊5日以内である

社員旅行を福利厚生費として経費計上する条件は、旅行の期間が4泊5日以内であることです。

4泊5日を超える旅行の場合、社員旅行ではなくプライベートな旅行として扱われるため、経費計上できません。

また旅行期間中の特定の期間に発生した費用を福利厚生費として扱うことはできないため、4泊5日以内の旅行プランを組む必要があります。

ただし海外旅行の場合は、海外の滞在期間が4泊5日であれば、フライト期間はカウントせず福利厚生費として扱うことが可能です。

全体の50％以上が参加している

全体の50％以上が参加している社員旅行のみ、福利厚生費として経費計上できます。

すべての従業員を対象とした社員旅行で、全体の50％が参加した場合のみ、福利厚生の一環として扱えます。

なおアルバイトやパートなど非正規雇用の従業員を含む「全体の50％」が参加しなければならないため、参加人数を数える際は注意が必要です。

一部の工場や支店など事業所単位で社員旅行を実施する場合、事業所内の全従業員に呼びかけ、全体の50％以上が参加した旅行費用を福利厚生費として扱えます。

国税庁による具体例

国税庁による具体例として、次のような場合は福利厚生費として経費で処理できます。

事例1.

事例2.

参照元：No.2603 従業員レクリエーション旅行や研修旅行｜国税庁

上記の事例は、旅行期間と参加率・費用すべてが福利厚生費の条件を満たしているため、経費形状することが可能です。
反対に、下記のような条件下では、社員旅行の費用が福利厚生費として認められません。

事例3.

旅行費用や参加率は福利厚生費の条件を満たせていますが、旅行期間が4泊5日を超えているため経費計上できません。

社員旅行を福利厚生費として経費計上できないケース

社員旅行を福利厚生費として経費計上できないケースは、次のとおりです。

• 不参加の従業員に現金を支給している
• 取引先を接待している
• 観光目的の旅行

国税庁による具体例だけでなく、具体的にどのような社員旅行を開催した場合は、福利厚生費として経費計上できないか確認しておきましょう。

不参加の従業員に現金を支給している

社員旅行に参加しなかった従業員に対して、公平性を担保するため現金を支給した場合は、福利厚生費ではなく給与として扱われます。

不参加の従業員に支給した現金だけでなく、社員旅行にかかった費用すべてが福利厚生費の条件から外れるため注意しましょう。

福利厚生はあくまで「現金ではない」ことが条件であり、不参加の従業員に現金を支給した場合は、給与として扱われます。

なお、どうしても不参加の従業員に現金を支給したい場合は、社員旅行に参加している従業員にも同額の現金を給与として扱う必要があります。

すべての従業員に給与として現金を支給した場合は、社員旅行の費用を福利厚生費として経費計上することが可能です。

取引先を接待している

福利厚生は、企業から従業員へ還元されるものです。

そのため、取引先を接待する目的で開催された社員旅行の費用は、福利厚生費として認められません。

取引先を接待する場合は「接待交際費」として計上する必要があります。

社員旅行先で偶然取引先と会ったとしても、接待費用を福利厚生費として計上できないため注意しましょう。

観光目的の旅行

社員旅行における食事や観光活動の費用は、研修費用の一部と見なされるため福利厚生費として経費計上できます。

しかし自由時間中の出費やお土産を購入する費用は、社員旅行の目的とは関係がないため、経費計上できません。

社員旅行は従業員のリフレッシュも目的としているため、観光をしても交通費や宿代は福利厚生費として計上できます。

観光とは別に研修やレクリエーションの日程を設け、業務と関係がある出費は福利厚生費として計上しましょう。

社員旅行を福利厚生費として計上する際の仕訳方法

社員旅行を福利厚生費として計上する際は、「福利厚生費」の勘定科目を使用して仕訳します。
例えば、参加率90％・従業員一人あたり3万円の社員旅行を実施した場合の、仕訳は次のとおりです。

なお社員旅行の行事として、レクリエーションや研修を実施した場合は、「研修費」を勘定科目で仕訳する必要があります。
例えば、参加率90％・従業員一人あたり3万円に、研修費用が別途5,000円発生した場合の仕訳は次のとおりです。

社員旅行を福利厚生費として経費計上するための要件

社員旅行を福利厚生費として経費計上するためには、次の要件を満たす必要があります。

• 証拠書類を保管する
• 就業規則に明記する

福利厚生費を経費として扱えるよう、上記を用意しておきましょう。

証拠書類を保管する

税務調査の際に「社員旅行を実施した記録」がなければ、旅行費用を経費として認められません。社員旅行を実施した証拠となる書類を保管して、税務調査の際に提示しましょう。

また参加人数や旅行日程、発生した費用の内訳が確認できる書類を保管しておかなければ、福利厚生費の条件を満たしている証拠を提示できません。

社員旅行の証拠を提示するために、次のような書類を保管しておきましょう。

• 旅行会社などからの請求書や領収書
• 日程表や旅行のしおり
• 観光地のパンフレット
• 現地での集合写真

就業規則に明記する

社員旅行が福利厚生の一環であると証明できなければ、プライベートな旅行として扱われる可能性があります。就業規則に前もって社員旅行を福利厚生として実施している旨を明記しておけば、福利厚生費として認められます。

なお、社員旅行を福利厚生の一環として実施している証明として、就業規則には次のような項目を記載してください。

• すべての従業員を対象としている
• 福利厚生として定期開催している

他にも企業独自の事項がある場合は、就業規則に明記しておくことで従業員に周知できます。例えば、社員旅行で海外旅行する場合に、従業員のパスポート取得費を負担する場合は、就業規則に明記してください。

家族同伴の社員旅行は福利厚生費として経費計上できる？

福利厚生は従業員の家族を対象としているケースもあります。

社員旅行に家族同伴を許可している場合は、福利厚生費として経費計上できるか確認しておかなければなりません。

家族同伴の社員旅行を実施するシチュエーションとして、次の3種類が想定されます。

• 従業員の家族が同行した場合
• 個人事業主が家族を同行させた場合
• 家族経営の企業で家族が同行した場合

各シチュエーションを確認して、家族同伴の社員旅行を実施する際の参考にしてください。

従業員の家族が同行した場合

従業員の家族が社員旅行に同行する場合、次の条件を満たせば福利厚生費として扱えます。

• 家族の参加費用は従業員が全額負担する
• 家族も社員旅行の全行程に参加する

福利厚生はあくまで従業員を対象とした制度であり、家族の旅行費用まで企業が負担できません。そのため家族の参加費用は従業員が全額負担し、振込用紙や領収書など従業員が支払った証拠を残す必要があります。

また家族も社員旅行の全行程に参加しなければ、プライベートな旅行として扱われるため注意が必要です。家族の参加費用を従業員が全額負担し、社員旅行の全行程に参加した場合のみ、福利厚生費として認められます。

個人事業主が家族を同行させた場合

個人事業主が家族を同行させた場合は、家族分の旅行費用を経費として計上できます。

個人事業主本人の旅行費用は、旅行目的が事業として関係していることを証明する書類が必要です。

領収書や観光地で撮影した広告など、事業として必要性を証明できれば、家族と行った旅行も経費計上できます。

家族経営の企業で家族が同行した場合

家族経営の企業で、家族が旅行に同行した場合は、条件によっては経費として認められます。ただし家族経営の企業で「従業員として働いている」ことが条件であり、未就学児や従業員として認められない家族分の旅行費用は経費計上できません。

家族でありながらも従業員として働いており、研修や業務に関連する目的で旅行した場合は、社員旅行や研修旅行として経費計上することが可能です。

リロクラブの福利厚生俱楽部なら会員価格でツアー予約できる

引用元：旅行・宿泊サービス - 福利厚生倶楽部（リロクラブ | RELO CLUB）｜株式会社リロクラブ

リロクラブの旅行・宿泊サービスを利用すれば、会員価格でツアー予約できます。
リロクラブが提供する「福利厚生倶楽部」が提供する、350万種類以上の福利厚生サービスには、旅行・宿泊サービスも用意されています。

国内外のツアーや宿泊先、航空券やトラブルサポートなど、社員旅行に必要な予約を会員価格で取ることが可能です。
さらに会員優待価格でツアー予約できるだけでなく、人気予約サイトのプランを一括比較できるため、簡単に最安値プランを探せます。

また福利厚生俱楽部は、大手から中小企業まで23,500社以上の企業に導入しており、高い満足度を誇る福利厚生アウトソーシングサービスです。
社員旅行の他にも、従業員のモチベーションを向上させ、定着率工場につながる制度も多数用意しています。

社員旅行を福利厚生費として経費計上するため上限を把握しておこう

社員旅行を福利厚生費として経費計上するためには、まず上限を理解しておくことが大切です。
福利厚生費として認められる条件を理解し、社員旅行の上限を把握しておくことで、旅行費用を経費計上できます。

社員旅行にかかる費用は10万円前後の高額な出費となるため、経費計上できれば節税効果が見込めます。

経費計上できる条件を確認して、税務調査の際に証拠を提示できるよう証拠書類と就業規則の用意しておきましょう。
また家族同伴の社員旅行を実施する際は、シチュエーションによって家族分の旅行費用を経費計上できるか変わります。

本記事でご紹介した経費計上の条件と、福利厚生費として扱えない理由を確認して、社員旅行を実施する際の参考にしてください。