コミュニケーション能力を鍛える秘訣は？高いパフォーマンスを出せる組織になるために

組織全体のパフォーマンスを向上させるためには従業員の業務スキルを

高めることも大事ですが、同じくらい大切なのがコミュニケーション能力です。

組織内で円滑なコミュニケーションが取れていれば情報共有がスムーズに行われ、

自然と組織のメンバー同士で協力する雰囲気が醸成されます。

反対に十分なコミュニケーションが取れていないと、誤解やミスが多発し、生産性

が低下する可能性もあります。コミュニケーション能力は従業員の素質によるもの

と思われがちですが、意識的にトレーニングすれば鍛えられる能力です。
 
この記事では、どのようにすればコミュニケーション能力を養うことができるのか

について詳しく解説していきます。

コミュニケーション能力の基礎と重要性

まずはコミュニケーション能力が定義するものと、

なぜコミュニケーション能力が大事なのかを改めて整理していきましょう。

コミュニケーション能力とは

コミュニケーション能力とは、相手とスムーズに意思疎通を図るために必要な

スキルです。コミュニケーション能力は、ただ単に言葉で情報を伝える能力だけでなく、

相手の意図を理解するような能力も含まれます。
 
コミュニケーション能力は他者との関係を築く上で重要な役割を果たします。

相手の言葉に耳を傾け、共感を示し、適切な反応を返すことで、信頼関係を育めるからです。

また、自己開示を行う際にもコミュニケーション能力は役立ちます。自分の考えや感情を

相手に伝えることで、理解を深めてもらい、より良い人間関係の形成が可能になるからです。

自己開示が適切に行われれば、相手も安心するため、相互理解が進みやすくなります。

組織でコミュニケーションが果たす役割

組織内でのコミュニケーションは、業務を円滑に進めるための役割を果たしています。

従業員ひとりで完結する仕事はありません。何かしらの形で複数の従業員が関わっています。

コミュニケーションが円滑に行われている組織では情報が正確かつ迅速に伝わるため、

業務が効率的に進みやすいです。特に、プロジェクトの進捗や問題の早期解決においては、

コミュニケーションの質が業務の成果に影響を与えることも珍しくありません。

さらに、活発なコミュニケーションは、組織内のチームワークの向上にも寄与します。

組織のメンバー同士が積極的に意見を交換し合うことで、理解が深まり、

信頼関係が築かれるからです。これにより、組織内での共同作業がよりスムーズになり、

協力し合って問題を解決する能力が高まります。

引用：月刊総務オンライン【8割以上の企業が社内コミュニケーションに課題あり。課題内容は「社員の参加意識の醸成」が最多】

現代のビジネスにおけるコミュニケーション能力の重要性

働き方の変化や情報技術の発展によって、現代のビジネスにおけるコミュニケーション能力

の重要性はより高まっています。そして、大きな変化と言えるのが

コミュニケーション手段の多様化です。今は対面で会話することだけがコミュニケーション

ではない時代になっています。

具体的には、リモートワークの普及などによって、リアルで対面していない人に対する

コミュニケーション能力を身につける必要性が増していると言えるでしょう。

実際にオフィスで顔を合わせる機会が減少する中、メールやチャット、ビデオ通話などの

ツールを介して行うコミュニケーションの能力も求められるようになりました。

このような手段に適したコミュニケーションスキルを身につけることも、

現代のビジネスパーソンには求められています。

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ビジネスの場でコミュニケーションする際に大切なこと

ビジネスの場で効果的にコミュニケーションを取るためには、話すことと聞くことの両方が

重要です。なぜならコミュニケーションは一方向で行うものではなく、双方向に行うこと

だからです。こちらが話すときは自分の考えや意見を的確に表現するだけでなく、

相手の反応を見て適切に対応する柔軟性が求められます。一方で話を聞くときは、

話し手の意図を正しく理解するために相手の言葉の背景や感情をくみ取る力が求められます。

コミュニケーションで用いる言語と非言語のバランス

コミュニケーションは大きく分けて、言語が伴うものと伴わないものの2つに分類されます。

• 言語コミュニケーション

話し言葉や書き言葉を使用して情報や感情を伝える方法を指します。

• 非言語コミュニケーション

一方、非言語コミュニケーションとは、言葉を使わずに意思や感情を伝える方法です。

ボディランゲージ、表情、声のトーンなどが該当します。
 
例えば、微笑みやうなずきなどの仕草は相手に安心感を与えたり、

親しみやすさを感じさせたりする効果があります。

そして、これら2つのコミュニケーションをバランスよく用いることが大切です。

バランスの取れたコミュニケーションを心がけることで、相手からの信頼を得やすくなり、

円滑な人間関係の構築につながります。

コミュニケーション能力を鍛えることで得られるメリット

コミュニケーション能力を向上させることには、いくつもの利点があります。

以下に具体的なポイントを示しながら、そのメリットを詳しく紹介します。

良好な人間関係が築きやすくなる

コミュニケーション能力は信頼関係の構築に貢献します。

円滑なコミュニケーションができると、お互いの考えや気持ちを正確に伝えられ、

相手との信頼を築きやすくなるからです。職場では部下や上司・同僚との関係性維持に

よって誤解や対立を防ぎ、チームの調和を保つことができます。

これにより、職場全体の雰囲気が良くなり、個々が気持ちよく働ける環境が整います。

さらに、人間関係の改善は業務成果に対してもポジティブな影響をもたらします。

円滑なコミュニケーションは業務の効率化を促し、必要な情報がスムーズに共有されるため、

問題解決もスピーディーになりやすいです。

また、チーム内での協力体制が強化されることで、困難なプロジェクトにも一丸となって

取り組めるようになります。

生産性の向上につながる

コミュニケーション能力が高い人が集まった組織は、生産性も高くなります。

明確かつ論理的な伝達がスムーズに行われるようになれば、ミスが起きづらくなるからです。

意思疎通が円滑になることで、情報の漏れや誤解を避けられ、業務の正確さが増します。
 
また、チーム内での効率的な意思疎通が促進されることで、

プロジェクトがスムーズに進行しやすくなります。メンバー各自が役割を理解し、

スケジュール通りに作業を進めやすくなるため、プロジェクト全体の完成度が高まります。

さらに、お互いの考えが共有されることで、メンバーが自発的に行動するようになる点も

メリットです。これにより、協力的な環境が生まれ、問題解決に対して前向きに取り組む

姿勢が出てきます。結果として、チームのパフォーマンスも向上するでしょう。

従業員満足度が上がりやすくなる

良好なコミュニケーションが取れている職場は従業員満足度が高まりやすくなります。

例えば、従業員が自分の意見や考えを自由に言える場があれば、

仕事環境に対する満足度は高まりやすくなります。

また、話しやすい職場は従業員同士のつながりも生まれやすいです。心地良い

コミュニケーションができることでお互いを尊重し合う関係を築くことができます。

こうした環境は、従業員の離職の減少にもつながります。

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コミュニケーション能力が高い人と低い人の違い

一般的にコミュニケーション能力が高いと言われる人は、具体的にはどのような特徴が

あるのでしょうか。コミュニケーション能力が高い人と低い人の特徴がわかれば、

どのような点を鍛えていくべきなのかが見えてきます。

コミュニケーション能力が高い人の特徴と身につけているスキル

コミュニケーション能力が高い人には、共通するいくつかの特徴があります。

具体的に特徴とスキルを見ていきましょう。

●話を聴く力と相手に共感する態度を持っている

コミュニケーション能力が高い人は、話を聴く力と相手に共感する態度を持っています。

話し手が何を伝えたいのか、またどのような感情を抱いているのかを的確に捉えられるのが

特徴です。ここで言う聴く力とは、相手が話している内容の背後にある意図や感情を

理解する能力を指します。

そして、共感する姿勢を意識できている人は、相手との信頼関係も築きやすいです。

共感の姿勢があれば、相手は「この人は自分を理解し、大切にしてくれている」と感じ取る

ことができ、関係をより深めやすくなります。

●非言語表現を活用している

コミュニケーション能力が高い人は非言語表現を上手に使い、自分の考えや気持ちを

伝えるのが得意です。例えば、目を見て話すと、相手に対する信頼感や誠実さを示せます。

また、笑顔を見せることは親しみやすさを伝える効果があります。微笑むことで相手の緊張

がほぐれ、円滑でフレンドリーなコミュニケーションが生まれるのです。

●論理的かつ明確に説明するスキルがある

コミュニケーション能力が高い人は、論理的かつ明確に説明するスキルを持っています。

論理的な説明は、自分の意見やアイデアがわかりやすく伝えられるため、

相手にこちらの意図が伝わりやすくなります。ビジネスの場では効率的かつ正確に

コミュニケーションが取れることが求められるため、論理的に説明する能力は特に重要と

言えるでしょう。

●他者を思いやり尊重する姿勢がある

他者を思いやり尊重する姿勢を持つことで、より良い関係を築けるだけでなく、

相手にも自分を尊重してもらえるようになります。

例えば、コミュニケーション能力がある人は、会話の最中で相手の意見を否定しません。

まずは相手の考えを受け入れることを大事にしています。

また相手に意見する際も、肯定的なフィードバックを心がけています。

相手の良い点を伝えてから自分の意見を話して、建設的なコミュニケーションを取ること

を大切にしているのです。

参考：独立行政法人 労働政策研究・研修機構　コミュニケーション・スキルの重要性

コミュニケーション能力が低い人の傾向と課題

続いて、コミュニケーション能力が低い人に見られるいくつか傾向と課題を見ていきましょう。

●要点をまとめるのが苦手

コミュニケーションに苦手意識がある人は、要点をまとめることも苦手な場合が多いです。

要点を明確にすることができないため、話の内容が散漫になり、

相手に伝わりにくくなってしまいます。こうしたコミュニケーションは誤解や混乱を

招きやすくなります。また、特に会議などで自分の意見を述べる際には、

結論や重要なポイントがはっきりせず、話が長引きがちです。

●相手の感情や立場を想像するのが苦手

コミュニケーション能力が低い人は、しばしば相手の感情や立場を想像するのが苦手です。

相手の気持ちや考えを理解できず、コミュニケーションが一方的になってしまうことが

よくあります。また、相手を傷つけてしまい、上司や同僚、あるいは取引先とトラブルに

なる可能性もあります。

●否定的な態度を取りがち

コミュニケーション能力が低い人は、否定的な態度を取りがちです。

自分の意見を通すことばかりに意識が向いてしまい、自分と合わない考えが出ても素直に

受け入れるのが難しい人もいます。否定的な態度は、相手に対する攻撃や批判と

受け取られやすく、相手との関係性が悪化する可能性が高いです。

コミュニケーション能力を鍛える具体的な方法

コミュニケーション能力を高めるためにはトレーニングが重要です。

ここからは、コミュニケーション能力を鍛えるためのさまざまな方法を紹介します。

傾聴力を鍛える練習方法

傾聴はコミュニケーションの基本であり、相互理解を深めるために欠かせない要素です。

傾聴力を鍛える練習を日常的に行うことで、より良いコミュニケーションを取れるよう

になります。

●相槌やオウム返しを意識的に使う

相槌やオウム返しは、話をしっかりと聞いているというサインを相手に送れます。

このような反応は相手が受ける印象を大きく左右し、コミュニケーションの質を高めるのに

役立ちます。単に「うんうん」や「なるほど」と相槌を打つだけでなく、

その後に続けて相手の話に関連した質問や感想を加えれば、相手は自分の話を聞いてくれて

いると感じることができるでしょう。

オウム返しのポイントは相手が発した言葉に少し付け足しをすることです。

例えば、仕事のミーティングで、チームメンバーから「新しいプロジェクトが少し不安です」

と言われたら、「不安なのですね。具体的にはどの部分が気になっているのでしょうか？」

と問いかけてみましょう。こうすることで自然な会話のキャッチボールが生まれ、

相手も安心しやすくなります。

●共感している姿勢を伝えるよう意識する

共感の姿勢を持つことで、相手との信頼関係を築きやすくなります。

共感の姿勢が伝わると、相手は「自分は受け入れられている」と感じるからです。

人は自分に共感を示してくれる相手に対して心を開くことが多い傾向にあります。

したがって共感の姿勢を示せば、より深いコミュニケーションが可能になります。
 
相手の気持ちを理解して共感できるようになるには訓練が必要ですが、

「共感しようとしている気持ち」を伝えることはできます。先述した相槌を打つことも効果的

ですし、相手の話を遮らずに最後まで聞くのも共感の姿勢を伝える意味合いがあります。

話している内容によっては正論で否定したくなるときもあるかもしれませんが、

相手を否定せずにまずは受け入れるという姿勢が大切です。

話し方を鍛える練習方法

多彩なコミュニケーション手段が広まりつつあるとはいえ、コミュニケーションの基本は

会話です。話し上手な人は相手に自分の考えや意見を的確に伝えることができます。

ここからは、話し方を鍛えるための具体的な練習方法を紹介します。

●結論から話すことを意識する

結論から話すようにすると、相手にわかりやすく情報を伝えられます。

初めに結論を伝えることで、相手は話の全体像を把握しやすくなるからです。
 
結論から話すときは、「これから〇〇のことを話します」と最初に言ってみましょう。

こうすると自分自身で結論から話すのを意識できます。

また、結論が曖昧なまま話し始めると内容が散らかりやすいです。

結論がまだ見えていないときは、一度内容を整理するようにしましょう。

●話す声のトーンや抑揚を意識する

プレゼンテーションや会議での発表の際に効果的な話し方として、

話す声のトーンや抑揚を意識する方法があります。話す声のトーンや抑揚に注意することで、

聞き手の関心を引き、メッセージを一層明確かつ効果的に伝えられます。

声のトーンや抑揚が少ないと話し方が単調になりがちで、相手に要点が伝わりづらいです。

しかし、声のトーンや抑揚を意識することで、話す内容に自然なリズムが生まれます。

こうしたトーンやリズムが聞き手の注意を引く効果があるほか、

より要点が理解しやすい内容になるのです。

非言語コミュニケーションを鍛える練習方法

ここからは非言語コミュニケーションを鍛えるための具体的な方法を紹介します。話し方と

同じく繰り返し行うことで自然にできるようになるので、意識的に取り組んでみましょう。

●身振り手振りや表情を効果的に使う

身振り手振りや表情を効果的に使うと、言葉だけでは伝わりにくいニュアンスを伝えることが

できます。例えば、手の動きで話の流れを視覚的に示したり、話のポイントを強調したりする

ことができるのです。身振り手振りが適度にあると、聞き手は話の内容をより理解しやすくな

るほか、記憶にも残りやすくなります。
 
話す際に表情を意識するのも効果的です。例えば、微笑みながら話すことでフレンドリーな

印象を与えたり、驚いた表情を見せることで相手の話に対する驚きを示したりできます。

使い方によっては、言葉では表現しきれない微妙なニュアンスを伝えられ、

コミュニケーション全体の質を向上させることができるのです。

●ミラーリングを意識する

ミラーリングとは、相手の発言や仕草を意図的に真似て行うコミュニケーションのことです。

ミラーリングには、相手に親近感を与える効果があります。相手の話し方やジェスチャーを

さりげなく模倣することで、自然と相手と一体感が生まれ、親密な関係を築きやすくなります。
 
また、ミラーリングは相手の警戒心を和らげる効果も持っています。初対面の場や緊張感の

高い状況ではお互い緊張しがちですが、ミラーリングを用いると、相手は「この人は自分と

似た感覚を持っている」と感じてくれます。ミラーリングは、緊張感のある場で心を開く

きっかけを作れる手段と言えるでしょう。

仕事場でコミュニケーション能力を鍛える実践的な方法

ここからはより実践的に、仕事場でコミュニケーションスキルを向上させる方法を紹介します。

●あいさつをきっかけに会話してみる

自然なコミュニケーションを実践するためには、日常のあいさつをきっかけに

会話を始めることがおすすめです。コミュニケーションを苦手に感じている人は、

会話を始めるきっかけを見つけるのに苦労することがあります。

だからこそ、自然に始めやすいあいさつは絶好の機会です。
 
例えば、同僚や上司と顔を合わせた際は「おはようございます」や「お疲れ様です」といった

あいさつに続けて、世間話や仕事の話をしてみましょう。最初は緊張するかもしれませんが、

繰り返していくことで自然に話せるようになるはずです。

●エレベータートークをしてみる

エレベータートークとは、実際にエレベーターの中で行う会話ではなく、

短時間で言いたいことを相手に伝える会話テクニックを指します。

エレベータートークの訓練を続けると、わかりやすく端的に伝えるコミュニケーション能力が

身につきます。こうしたスキルはビジネスの場面では特に重宝されます。

同僚や先輩と会話をする際、1分間や1分半など自分で時間を決めて１つのテーマを話します。

終わりの時間を意識することで、訓練がより効果的になるでしょう。

●アサーティブコミュニケーションを意識してみる

アサーティブコミュニケーションとは、対話の中でお互いを尊重しながら意見を交わすことです。

アサーティブコミュニケーションは、単に自分の意見を主張するだけでなく、

相手の意見や感情をしっかりと受け止めることを重視します。したがって、

相手の立場や考えを想像する習慣が自然に身につきます。
 
もし仕事で自分の考えと異なる意見や方針が出てきたとき、

ぜひ相手の立場に立って考える習慣を意識してみてください。

一人でできるコミュニケーション能力のトレーニング

誰かの協力を得ないと鍛えられないイメージがあるコミュニケーション能力ですが、

一人で鍛えられる方法もあります。
 
例えば、書籍による学習が１つの方法です。書店にはビジネスの場で活用できる

コミュニケーションのノウハウが書かれた書籍がいくつも売られています。

こうした本を読んで理解を深めれば、コミュニケーション能力を鍛えられるでしょう。
 
ただし、学んだ知識は日常生活や仕事で意識的に実践することが大切です。

知識を得るだけでなく、実際のコミュニケーションで活用することで、

着実にスキルを伸ばせます。

従業員にコミュニケーション能力強化を促す方法

コミュニケーション能力は自分で鍛えられるという話をここまでしてきました。では、従業員に

コミュニケーション能力強化を促すためには、どのようにしたら良いのでしょうか。

効果的かつ効率的にコミュニケーション能力強化が図れるのは、組織単位で行う研修です。

研修は社内で実施することもできますが、ビジネスパーソン向けのコミュニケーション能力を

養う研修を外部向けに実施している企業もあります。研修のノウハウが自社にない場合は、

外部研修を従業員に受けてもらうのも良いでしょう。

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従業員のコミュニケーション能力を鍛えてスムーズな組織運営を目指そう

組織の円滑な運営を実現するためには、従業員のコミュニケーション能力の向上が欠かせません。

コミュニケーションスキルを高めることで、個人間の相互理解が深まり、

情報伝達の正確性が増します。それにより、業務遂行の効率がアップし、結果として

組織全体のパフォーマンスも向上します。ぜひコミュニケーション能力の強化を通して、

よりつながりの強い組織の形成を目指してみてくださいね。