働き方改革や東京オリンピック・パラリンピックによる交通混雑緩和に向けて注目されているテレワーク。オフィス以外の自宅やサテライトオフィスなどの場所で仕事ができるテレワークを、多くの企業が検討(あるいは導入)し始めています。今回は、そのテレワークを導入する上でどのようなメリットがあるのか、その問題点はどういったものが考えられるのかについて紹介します。

テレワークとは

テレワークとは

テレワークとは、情報通信技術(ICT=Information and Communication Technology)を活用して、オフィス以外の場所でいつでもどこでも働くことができるというものです。

情報通信技術(ICT)を活用

テレワークを可能にしているのが、ICTです。似た言葉にIT=Information Technology があります。ほとんど同じ意味ではありますが、若干の違いがあります。その違いは、情報伝達(Communication)活用にあります。ITは情報技術そのもののことを指しますが、ICTはその情報技術をどう活用するかにスポットを当てています。

テレワークは、より個人のライフスタイルに合うよう、働き方に柔軟さを取り入れるためにICTを活用するということです。

場所や時間にとらわれない働き方

1つの企業でも、雇用形態は多種多様です。正規の従業員はもちろん、有期雇用契約の従業員、パートやアルバイト、派遣社員などの非正規の従業員が入り混じっている企業も少なくありません。また、仕事と育児、仕事と家族の介護を両立している従業員もいます。にもかかわらず、働き方が一律ということは現実的ではありません。そもそもの雇用条件やライフスタイルが違えば、働き方も違うのは当然といえます。

ところが今までの企業の多くは昔からのルールに縛られる、というよりかはそれに疑問をもたない、もったとしてもルールを変えるまでには至らないという状況にありました。

それが情報技術の発達により働き方にも大きな影響を与え、場所や時間にとらわれない働き方を実現できるようになりました。

テレワークの目的と背景

テレワークの目的と背景
テレワークの考え方が広まってきた背景には、急速に変わってきている社会環境への適応というものがあります。テクノロジーが急速に進歩する中で、その流れに乗るかのようにビジネス環境が大幅に変わってきています。

特にインターネットの普及により企業間の競争は激しさを増し、今まで以上に業務の効率化や変化への柔軟性が求められるようになりました。もはや今までのやり方ではこの目まぐるしく変化しているVUCA(変動性、不確実性、複雑性、曖昧性)の時代に適応できなくなっています。

他にも少子高齢化、グローバル化、デジタル化などといった背景から、個人の価値観やライフスタイルが多様化してきたのに対し、それを実現するための労働環境が整っていないというひずみが生まれてきています。

テレワークの目的は、従業員の働き方に幅をもたせることで、生産性の向上と優秀かつ多様な労働力を確保することです。そうすることで、結果的には企業にも多くのメリットがあります。

優秀かつ多様な労働力の確保について詳しくは、こちらの「若手や優秀な人材を定着させる社内のリテンション施策とは?企業事例も紹介」もあわせてご覧ください。

テレワークの主な形態

テレワークの主な形態

「要はテレワークって在宅勤務のことでしょ?」と思っている方も少なくないはずです。確かにオフィス以外の場所で働くという意味では、在宅勤務はテレワークといえます。ですが、在宅勤務だけがテレワークではありません。

他にもさまざまな形態のテレワークがあります。大きく分けて3つの形態です。

在宅勤務

自宅にいながら、パソコンや電話、インターネットを介して連絡をとりつつ仕事をするスタイルです。家にいなければならない事情、例えば家族の介護や子育て、通勤が難しいようなケガをしてしまった場合に自宅を就業場所とする形態です。もちろん、ワーク・ライフ・バランスのためという、個人の生活の質の向上という目的で在宅勤務をする人もいます。

モバイルワーク

1つの場所に留まらない、移動が多い人が、いつでもどこでも仕事をするスタイルです。施設に依存せずに、スマートフォンやパソコンを使って移動しながら仕事をする形態です。

サテライトオフィス勤務

本社オフィスとは別のオフィスを使って仕事をするスタイルです。サテライト=衛星のように、様々な場所にあるオフィスで仕事をするという意味です。

本社オフィスとは別の場所で仕事をするという意味では支社や営業所と同じですが、考え方が違います。支社や営業所はその場所でしかできない業務をするために設置するのに対して、サテライトオフィスは従業員が働く場所の選択肢を増やすために設置します。そのため、支社や営業所で働くことは「業務命令」がほとんどですが、サテライトオフィスで働くことは「従業員の選択」が重視されます。

最近では、都心に本社オフィスを構えて各地に支社や営業所とは違うサテライトオフィスを置くという企業も増えてきています。

テレワークのメリット

テレワークのメリット

このようにテレワークにも様々な形態があります。ではテレワークのメリットとはどういうものがあるのか、従業員と企業の両方の視点から3つずつ見ていきましょう。

【従業員側】テレワークのメリット

メリットその1:場所を選ばなくてよい

テレワークは結婚や出産などのライフスタイルの変化に対応しやすいため、わざわざ仕事を変える必要もなく、経済的にも精神的にもストレスが減ります。個人のライフスタイルに合わせた働き方を選ぶことができるため、仕事がはかどるということにもつながります。

メリットその2:時間に余裕ができる

メリットその1の場所とも大きく関わっていますが、場所を選ばなくてよいということは、通勤や移動時間の短縮につながります。そもそも在宅勤務にすることで、通勤時間自体がなくなります。通勤や移動に使っていた時間を有意義に活用することができます。

メリットその3:プライベートを大切にできる

時間の使い方の自由度が高くなるため、プライベートを充実させることもできます。今まで以上に家族と過ごす時間が増えたり、スキルアップのために習い事を始めることもできます。プライベートが充実することで、仕事への集中力も上がっていきます。

【企業側】テレワークのメリット

メリットその1:リスクを減らせる

企業にとってオフィスを構えるというのはリスクとなることもあります。非常災害などでオフィスが機能しなくなれば、事業の存続が危ぶまれます。テレワークはそのリスクを軽減することができます。非常災害などで交通網がストップしてしまった場合でも自宅やサテライトオフィスを使えば、ほぼ通常どおり業務が行えるというのも大きなメリットです。

メリットその2:労働力の長期確保が見込める

その企業で長く働きたいと思っている従業員でも、自身のライフスタイルとその企業での働き方との両立が難しいとわかったら退職されてしまうようでは、事業の成長は難しいと言えます。今や若手や優秀な人にとって、転職という選択肢は珍しくはありません。ライフスタイルの多様化に合わせて働き方も多様化することで、従業員の企業に対する満足度が上がり、長く働いてもらえるというメリットがあります。

メリットその3:業務の効率化により生産性が上がる

移動にかかっていた時間を仕事に費やすことができるという時間の効率的な使い方により、業務の効率化が進みます。また、無駄な会議への出席、「ちょっといい」という急な頼まれごと、周囲の雑談から従業員が解放されることで、従業員は考える時間を増やすことができます。そして結果的に組織全体の生産性が上がるという好循環が生まれます。

労働生産性について詳しくは、こちらの「労働生産性を上げるには?国際比較からわかる日本の働き方の特徴」もあわせてご覧ください。

テレワークの問題点

テレワークの問題点

テレワークはメリットが多い反面、問題点も多く抱えています。こちらも従業員と企業の両方の視点から3つずつ見ていきましょう。

【従業員側】テレワークの問題点

問題点その1:自己管理の徹底

場所にも時間にも縛られないということは、いくらでも仕事ができ、逆にしなくなる可能性もあるということです。そのため、オフィス勤務以上に自己管理が徹底できなくてはならないという状況になります。

問題点その2:仕事が限定される

テレワークでできる仕事は、ICTを活用することを前提とした仕事に限られます。すべての業務をテレワークだけで完了することは難しいかもしれませんが、まだまだアナログで行う業務が数多くある場合、テレワーク導入以前にアナログからデジタルデータ化の移行が必要になります。

問題点その3:仕事とプライベートの境界線が曖昧になりやすい

自己管理の徹底とも共通していることですが、いつでもどこでも仕事ができるということは、プライベートでもその気になれば仕事をすることができてしまうということです。

テレワークの場合、オフィスから離れればあとはプライベートという切り替えがしづらくなります。プライベートからつい仕事に入ってしまう、逆に仕事からついプライベートに入ってしまうという、仕事とプライベートの境界線が曖昧なライフスタイルになる可能性があります。その曖昧さが、「見えない長時間労働」を生むことがあります。

【企業側】テレワークの問題点

問題点その1:従業員の労働管理が曖昧になりやすい

オフィスに従業員がいない以上、基本的には従業員の働いた時間や勤務態度をどのように管理するのかという問題がつきまといます。これに関しては労働管理のルールを設ける必要があります。しかし、そのルール自体が厳しいものですとテレワークの意味がなくなってしまいかねず、本末転倒となる場合もあります。

問題点その2:セキュリティ管理が難しい

ICTを活用する以上、セキュリティ対策は必須といえます。社外ではセキュリティの脆弱性や情報管理のずさんさから、情報漏洩という問題も起こりうります。企業の規模が大きければ大きいほど、対策が難しい問題です。

問題点その3:組織としての統率がとりづらい

同じ場所、同じ時間を共有するということが少なくなるため、組織の統率はとりづらくなります。対策としては、週に1度、月に1度は決まった日時で集まったり話をしたりというルールを設けることが考えられます。

いずれにせよ、管理されることに慣れてしまった従業員が多い企業ではこれらのテレワークの問題点が解消されることはないでしょう。オフィスを離れても自己管理が徹底できる自律的な従業員であれば、少なくとも曖昧さの問題はなくなります。従業員の意識が低い場合はテレワークの問題点が解消されることはなく、定着も難しいです。

テレワーク導入の流れ

テレワーク導入の流れ

最後に、テレワークの導入の流れを簡単に紹介します。

基本的な環境整備

何よりもICT環境を整えることからスタートします。セキュリティ対策やチーム間のコミュニケーションがとれるようなシステムの構築が必要です。またアナログな業務は極力デジタルデータ化する必要があります。例えば、紙の書面に印鑑を押印して稟議や書類を回しているのであれば、そのフローをすべてデジタル化してしまい、書面をデジタルデータ化します。テレワーク導入後は、従業員の声を聞きながら定期的なメンテナンスをするという流れになります。

サテライトオフィスの検討やICTツールの導入

営業要員が多く移動が多い場合は、サテライトオフィスを検討します。また、bellFaceのようなWeb会議システムを導入することで、営業活動はそのままに導入コストを抑えてテレワークを実現することができます。従業員同士の情報交換には、SlackやChatworkなどのビジネスチャットツールを導入すれば、ファイルの共有も手軽にできます。スケジュールやタスクの共有には、サイボウズOfiiceやOffice365、G suiteを組み合わせれば、業務を円滑に進めることが可能です。

ICTツールの導入について詳しくは、こちらの「法人向けITサービスの検討におすすめ!比較・資料請求サイト5選」もあわせてご覧ください。

テレワークの可能性

テレワークは今後の働き方に大きな影響を与えるといっても過言ではありません。働き方が多様化する中で、働く場所や時間を限定することは、その枠にはまらない人材を排除することになります。テクノロジーの進歩は、あらゆる可能性を広げています。働き方の可能性も例外ではありません。ICTの活用によって、今までできなかった働き方が可能になっています。労働資源の総量が減少する中で生産性を向上させる一手段として、テレワークの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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