社員旅行を実施する企業の割合は、1980年代後半のバブル期に比べるとかなり減少しています。しかし、実施によって得られるメリットや効果には魅力があり、負担は大きいが実施したいという企業も少なくありません。今回は、社員旅行のメリットや福利厚生費として計上するための条件などを詳しく確認します。準備の流れも説明していますので、参考にしてください。
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目次
社員旅行の目的
社員旅行は、どのような目的で行われているのでしょうか。企業ごとに実施する目的は異なってくると思います。目的によって、適した場所、内容も違ってくるのではないでしょうか。
自社の社員旅行を意義深いものにするために、単なる「一斉旅行」ではなく、まずは目的を明確にすることも大切なことです。考えられる社員旅行の目的を見ていきましょう。
従業員同士のコミュニケーションの活性化
社員旅行は従業員同士がお互いに、精神的にも物理的にも仕事から離れて接することのできる機会です。普段あまり会話をすることのない従業員同士の交流も生み出すでしょう。いつも顔を合わせている従業員同士でも、非日常の環境で、日ごろ話さないようなことまで話題に上がるようになるものです。
このように、従業員同士の距離を縮める効果が期待できます。社員旅行というポジティブな機会の共有は、仕事に戻ってからも良好なコミュニケーションを生み出していくでしょう。
チームワークの醸成
社員旅行は、四六時中ではないとしても、やはり団体行動です。みんなでいい時間を作り出すために、配慮し合って行動します。全員が、旅行中のスケジュールがスムーズに流れるように行動や協力をするはずです。
楽しむためのイベントや余興が盛り込まれていれば、一緒に準備することもあるでしょう。すべてを幹事がこなす必要はありません。仕事でなくても「ひとつのことを一緒に」という共通体験の機会となり、組織のチームワークを強固にしていきます。
人材育成、研修の一環
近年では、研修やトレーニングと組み合わせた社員旅行も増えているようです。施設を借りての体験型ワークショップやグループワーク、他社の職場見学、地域の視察など、何らかの課題を与え、学びが得られるようなプランが組まれます。
社員旅行の中に一定の研修時間を組み込み、それ以外の時間を観光やグルメを一緒に、もしくはフリーで楽しめるというという流れも多くなっています。
リフレッシュや楽しむ機会の提供
毎日の仕事や生活から離れて、リフレッシュできる機会を提供するために実施されることもあります。団体だからこそ可能になることも多いものです。純粋に楽しんでもらうという視点も大切です。五感を満たし日常の疲れを癒すことができれば、「新たに頑張っていこう！」という気持ちも湧くのではないでしょうか。
社員旅行がある企業の割合
高度成長期の時代には、企業の定番となっていた社員旅行ですが、仕事とプライベートを分けたいと考える人が増え、人気度は低下しています。企業負担も大きめの施策となることもあり、社員旅行の実施率は、かなりの減少傾向がみられました。
しかし近年、社員旅行を実施する企業が増加傾向にあります。産労総合研究所が2014年に実施した調査によると、社内イベント項目（運動会や社員旅行などの余暇・レク行事の実施状況）の中でも社員旅行がトップでした。2004年には36.5％にまで落ち込んだのですが、2014年は46％に回復しています。
今後もこれまで通り社員旅行を実施する、さらに内容を充実させたいという企業は8割を超えています。社員旅行で得られるメリットを実感していることの証ではないでしょうか。
社員旅行の効果
たとえ企業負担が大きくても、多くの企業が導入している社員旅行。実施することで、どんな効果が期待できるのかを見ていきましょう。
従業員同士の絆が深まる
職場のコミュニケーションを活性化させることは、企業が目的とするところです。
社員旅行の実施は、先の社員旅行の目的にもありました「従業員同士のコミュニケーションの活性化」を生み出す効果があります。すでに接点のある従業員同士なら、より深いコミュニケーションが生まれるでしょう。仕事で交わす話題も増えていくはずです。社員旅行で期待できる効果は、そのようにして従業員同士の絆を深められることです。
社内のコミュニケーションの希薄化が懸念される時代ですが、社員旅行が社内コミュニケーションの活性化に効果があるという認識が高まっているようです。
新たな気付きや発想を得る機会
社員旅行では、見るもの、聞くこと、話すことがきっといつもとは違ってくるはずです。新しい気付きが得られたり、普段は思いつかないような発想に行き着いたりすることも社員旅行で期待できる効果として挙げられます。
和気あいあいとしたリラックス感が、仕事にも活かせる何かを引き出してくれるかもしれません。そのようなアイデアに出会えた従業員は、仕事へのモチベーションも上がるのではないでしょうか。
人材確保（採用・定着）
一風変わった社員旅行であれば、求人募集の際に、アピール要素にできることも社員旅行の効果のひとつです。その社員旅行が、求職者に自社を印象付ける要素になることがあります。
また、満足度の高い社員旅行が定期的に行われることで、従業員の定着率にも良い効果をもたらすでしょう。
社員旅行にかかる費用
では、社員旅行にかかる費用の福利厚生費との関連性を確認していきます。有意義に経費を投入していけるよう、しっかりと押さえていきましょう。
福利厚生費として計上するには？
社員旅行にかかる費用は、従業員に対しては福利厚生制度としての導入であっても、会計上は、無条件に福利厚生費として計上できるわけではありません。
税法では、「広く社会一般で行われている福利・厚生目的となり得る社員旅行」であれば、福利厚生として認めると定めています。「社会通念上一般的な旅行」とされる具体的な要件もあるので、満たしておく必要があるのです。
社員旅行は、多くの企業が旅行の費用を負担して実施されると思います。要件を満たさない場合、社員旅行の費用は従業員の給与扱いとなり、課税対象になるので注意が必要です。
過去の判例から、具体的に企業が一人あたり10万円までの負担している場合は「社会通念上一般的な旅行」として社員旅行の費用を福利厚生費として計上できているようです。
課税対象になってしまう場合
では、どのような場合が課税対象になるか、主なものを見ていきましょう。
特定の役員や従業員のみの参加
特定の役員や従業員のみを対象として実施される社員旅行は課税されます。福利厚生として計上するには、企業全体もしくは、対象事業所・部門ごとのすべての従業員を対象としなければなりません。さらに、その50％以上の参加が必要になります。
取引先を対象にする社員旅行
取引先への接待や慰安のための旅行は、企業の交際費にあてはまるため課税対象です。
不参加者に対して旅行費分を金銭で支給をする場合
参加者には旅行費負担、参加しない人には旅行費分を現金支給とする形式をとってしまうと、社員旅行にかかる費用のすべてが給与扱いとなり、課税対象になります。
旅行期間にも注意
社員旅行の期間にも注意を払う必要があります。
4泊5日以内が要件です。海外の場合は、機内泊は除き、実質の滞在日数で計算します。それ以上になると、「社会通念上一般的な旅行」とは認められず、課税されることになります。
社員旅行は強制参加にすべき？
社員旅行に行きたくないと感じている従業員は、少なからずいると思います。任意参加にするか、強制参加にするかで迷う担当者も多いのではないでしょうか。任意と強制、それぞれの場合のメリットとデメリットを考えてみましょう。
任意参加のメリット・デメリット
任意にした場合、参加者は社員旅行というイベントに積極的に関わってくれるというメリットがあります。
一方で、社内で仲のいいメンバーに偏りやすく、コミュニケーションを活性化させる効果が半減してしまう点はデメリットです。仕事に戻ったときに、社員旅行の話がしにくい参加者、話についていけない不参加者で、ぎくしゃくすることもあるかもしれません。
強制参加のメリット・デメリット
強制参加にすると、従業員全員が普段関わらない人との新しい交流のチャンスを得ます。当初は乗り気のしなかった従業員も「案外楽しめた」「来てよかった」と好感触で過ごせることも多いものです。また、社員旅行前の出欠調査に手間がかからないこともメリットでしょう。
一方で、業務は行わないため、日程に休日が含まれることも多いでしょう。この場合は、仕事とプライベートを分けたいと考える従業員が「休日（プライベートな時間）を潰された」というネガティブな感情を抱くかもしれない、というデメリットがあります。また、休日出勤手当が発生することがデメリットです。
人気のある社員旅行の行先
社員旅行で人気のある国内、海外の行先を3つずつ紹介します。すべての人の希望を叶えることは難しいですが、できるだけ多くの人が喜ぶ国や地域を選択したいものです。
国内
- 沖縄
- 北海道
- 静岡
観光に強い地域が圧倒的に人気のようです。国内であっても非日常空間があり、遠出しているという感覚を得られると、行きたいという気持ちも引き出されるようです。バラエティに富んだ観光スポットやグルメがあることもポイントでしょう。
海外
- グアム
- 台湾
- 韓国
海外になると近さとお手頃価格で楽しめる国が人気になるようです。また、特徴的なグルメがたくさんあることも欠かせません。人気の国は、日本人観光客に慣れているところが多いように感じます。
家族同伴の社員旅行を行っている企業もある
社員旅行を実施する企業の中には、従業員の家族も一緒に参加できるとしているところもあるようです。
家族同伴の場合、税法上の要件に関わる人数には加算されません。また、家族の分の旅行費用は、従業員の自己負担として、あらかじめ受け取っておくといいでしょう。税務処理の際にきちんと提示できるようにしておきます。
家族の分まで負担してしまうと、従業員の費用も含め、福利厚生費として計上できなくなることがあるので注意が必要です。
社員旅行を実施する際のポイント
できるだけ有意義な社員旅行を楽しんでもらうために、実施の際のポイントをお伝えしていきます。より良い社員旅行づくりにお役立てください。
従業員の希望を聞く
アンケートなどを実施して、従業員の希望や意見を集めることが効果的です。内容は固まっていなくても、アンケートが社員旅行の初回周知の役割も果たします。過去の社員旅行についての感想や意見を聞いてみるのもおすすめです。
企業側の一存で決められるのではなく、従業員の意見を取り入れようとしている姿勢も伝わるでしょう。もちろん、アンケートの回答は、行先や内容を検討する際の有効な材料になるはずです。
部屋割りに配慮
部屋割りは、悩むことの多い部分かもしれませんが、配慮をしましょう。ひとつの部屋に詰め込みすぎないことが大切です。せっかくのリフレッシュ、リラックスの時間が窮屈な印象で終わってしまいます。
部署ごとチームごとなど、ある程度は基準を設けて割振りすると、部屋の割り当て（場所）に不満の声が上がっても対処しやすいです。また、喫煙者と非喫煙者を分けることや従業員間の相性（上下関係や親しさ）にも配慮をしましょう。
選択型のメニューを盛り込む
ずっと一律の団体行動では息が詰まる人もいますし、楽しめるアクティビティも限られてしまいます。そこで、スケジュールの中の一定時間は、選択型のメニューにしておくと、社員旅行の満足度を上げることができます。
散策系、有名スポット系、アクティブ系、ショッピング系など、アンケートなどで希望のあったカテゴリを盛り込むといいでしょう。リクエストをひとつでも多く反映させるための、いい方法です。
リスクに備える
日常から離れた場所では、必然的に全員がいつもの医療機関を利用できない状況になります。けがや体調不良に備えて、滞在場所の近隣の医療機関は確認しておくことをおすすめします。できるだけ近くにあるほうがベターです。
もちろん、旅行業者や宿泊施設でも準備や手配はしてくれるものですが、企業の責任として備えておきましょう。
余裕のあるスケジュールにする
欲張りすぎてスケジュールを詰め込みすぎないようにすることも大切です。団体旅行には制限時間がつきもので、だからこそ行きたくない人もいます。一つひとつの内容を濃いものにして、行程を十分に楽しんでもらうことを心掛けましょう。
「せっかく行くのだから多くのスポットを巡りたい」という人もいるでしょう。しかし、最終的に参加者全員で何をして、何を見て、何を話して、何を思ったかなど、心に残る社員旅行にすることが大事です。それが、社員旅行の目的を果たすことにもつながるはずです。
行程はできるだけ細かく周知
社員旅行のスケジュールや連絡先などは、事前に周知されると思います。日程、持ち物、観光案内、お店の参考情報、部屋割りや席順など、できるだけ細かく記載しておくことをおすすめします。
旅行がスムーズになることはもちろん、できるだけ細かく記載をしておけば、変更が必要であったり、抜け項目が見つかった時に余裕をもって対処することができます。
社員旅行までの流れ
では、社員旅行の準備から終了までの基本的な流れを確認しておきたいと思います。ぜひ、余裕をもって準備を開始されることをおすすめします。
準備段階
少人数であれば、自社だけで手配することもできるでしょう。しかし、ある程度の参加人数があれば、旅行代理店の団体割引などを活用するほうがお得です。細かな要望を相談できますし、担当者からの提案も参考になるでしょう。旅行代理店とのやり取りも含めて、準備の流れを説明します。
目的とテーマ、予算の確認
自社は何を目的に社員旅行を実施するのかを明確にしましょう。テーマを決めておくと検討や準備が進めやすくなります。全体の予算も、大幅にオーバーしないよう、ここでひとまず把握しましょう。
従業員へのアンケートの実施、傾向分析
「社員旅行を実施する際のポイント」にもありましたが、従業員へのアンケートを実施し、希望を確認しましょう。
行先、おおまかな計画、日程、予算の仮決定
従業員へのアンケートをもとに、行先、おおまかな内容、日程、予算までを仮決定します。ここまでやっておくと、旅行代理店への相談や交渉がスムーズになるはずです。また、旅行代理店からの提案内容も的を射てくるでしょう。
旅行代理店の決定
毎回利用している旅行代理店などがなければ、それも含めていくつかの候補をピックアップしましょう。各社に見積りや提案の依頼をして、比較検討することも大切です。依頼する旅行代理店が決まったら、中身を詰めるために先の仮決定事項をもとに相談を開始します。
行先、計画、日程、予算の具体化と参加人数の確定
旅行代理店がもっているプランや担当者の提案を参考にしながら、行先を決定し、具体的な社員旅行のスケジュールを詰めていきます。
内容を従業員に周知して、参加人数を確定し、最終の費用見積りを出してもらいましょう。社員旅行の費用を従業員が自己負担する場合、また家族同伴の場合は、参加費用の集金タイミングについても決めましょう。
料金支払、保険加入
料金の支払いと、旅行保険の加入を済ませます。
社員旅行中の宴会や余興などイベントの準備
社員旅行に含まれるイベントやレクリエーションは、役割分担をするとスムーズです。人手が不足する場合は、参加メンバーでチームを編成し、協力してもらいましょう。
直前の確認
前日、前々日などに、再確認として集合時間や場所を再度周知します。
社員旅行終了後
無事に社員旅行が終了したら、最終的な費用を集計してレポートを作成します。従業員自己負担分で追加費用がありましたら、事後清算をします。レポートの主な項目は、日程、参加人数、旅程、費用などです。あらかじめ、スケジュール項目ごとに収支管理表を作っておき、旅行中に記録していくと、この作業が楽になります。
社員旅行の内容を詳しく資料にまとめておくと、次回の社員旅行に役立てられるでしょう。また、楽しんだ感覚が醒めないうちに、従業員の感想なども収集しておかれることをおすすめします。
