特別休暇は、企業が自由に定められる法定外福利厚生のひとつです。従業員にとっては、あれば嬉しい制度ですが、企業側にもメリットがあります。しかし、うまく特別休暇を社内に浸透させなければ形骸化してしまい、あまり効果を得られません。そして社内で運用する際には、トラブルの原因になることもあるので、きちんとした運用をする必要があります。そこで今回は、特別休暇についての概要や疑問に答え、導入のメリットや社内運用時の注意点などを解説します。

特別休暇とは?

特別休暇とは、企業が従業員に対して休暇を与える制度です。法律で義務化されている法定休暇とは違い、特別休暇は法律に定めがないため、企業が自由に条件などを決めることができます。

また有給休暇とも違い、従業員が特別休暇を取得する際には、企業側の承認を必須とすることも可能です。しかし、いくら企業側が自由に決められるからといって、企業に都合のいい条件などを定めていては、従業員の不満になってしまい逆効果です。

そのため、これから導入を検討している企業は、対象者や休暇日数などの様々な条件を考える必要があります。以下の章では、特別休暇の定義や疑問について説明していきます。

特別休暇は無給か有給か

特別休暇を無給にするか有給にするかについては、休暇内容や企業によって異なります。

冠婚葬祭などの休暇である慶弔休暇や病気休暇は、有給である場合が多いです。これらの特別休暇は個人の事情ではありますが、事前に避けられるものも少ないでしょう。特に、身内の訃報などで里帰りしなければいけないケースなどは、急に連絡が入ることも多く、やむなく休暇を申請する従業員もいます。

そのため、できるだけ従業員の気持ちを汲み取り、有給にする企業も多くあるようです。もちろん、企業によっては予算の関係上、無給にしているところもあります。しかし、有給にしたほうが従業員を思いやる姿勢が伝わりやすいことは事実です。

他の休暇制度との違い

休暇制度には、大きく分けて法定休暇と法定外休暇の2種類があり、特別休暇は法定外休暇にあたります。これらの制度には明確な違いがあります。以下の章で具体的に見ていきます。

法定休暇と法定外休暇

法定休暇とは、労働基準法で定められている休暇のことです。法律上一定の要件を満たす場合は、必ず労働者に与えなくてはならない休暇です。

具体的な法定休暇には、

  • 年次有給休暇
  • 産前産後の休暇
  • 育児や介護のための休暇

などがあります。

一方、法定外休暇とは、先ほど述べた特別休暇のことであり、企業が独自に就業規則などを定められる休暇です。ですので、企業によって休暇の名称や条件、日数などにも違いがあります。そして自由に決められるからこそ、法定外休暇はきちんとしたルールや条件が大切になってきます。

特別休暇の主な種類

法定外休暇である特別休暇は企業が自由に決められる休暇ですので、さまざまな種類が存在します。ここでは、一般的な特別休暇の種類について紹介します。

慶弔休暇

主に冠婚葬祭に関する特別休暇で、身内の訃報や結婚などに適用されるものです。企業によっては、「忌引休暇」や「結婚休暇」と内容によって名称が違うこともあります。具体的な日数や、対象範囲についてもさまざまです。

以下の例を参考にして、定める条件や日数を決めましょう。

  • 結婚
  • 本人が結婚する場合には5日、子供の結婚時には2日

  • 弔慰
  • 配偶者が亡くなった場合には10日、父母や子供などの1親等が亡くなった場合には5日、祖父母などの2親等以上は2日

このように、内容に応じて日数を変更するのが一般的です。また、遠い場所で結婚式が行われるなどの通常よりも日数がかかる場合には、その分休暇日数をプラスすることもあります。

リフレッシュ休暇

勤続年数の長さで、企業に貢献していることを労う特別休暇です。従業員の気分転換やストレス解消を目的とした制度で、日数は3〜7日程度が一般的になります。

また、勤続年数が5年で3日、10年で5日の休暇を与えるなど、勤続年数の長さに応じて休暇日数を増加することが多いです。

リフレッシュ休暇について詳しくは、こちらの「リフレッシュ休暇のメリット。メリットを最大限に活かすためのポイント」もあわせてご覧ください。

ボランティア休暇

ボランティア活動によって、従業員が業務を行えない場合などに与える特別休暇です。日数に関しては、その活動内容によって異なります。

一般的には無給の場合が多いですが、企業が推進するボランティア活動に参加する場合には、有給として扱われることもあるでしょう。

バースデー休暇

従業員本人の誕生月に、特別休暇を与える制度です。日数は基本的に1日の場合が多く、同月なら任意の日にちを休みに設定できることもあります。業務が忙しいなどの理由があれば、月をまたいで繰り越せる場合もあります。

企業によっては、独自の特別休暇を作っているところもある

企業の中には、ユニークな特別休暇制度を導入しているところがあります。具体的な内容は以下の通りです。

  • LOVE休暇
  • ツナグ・ソリューションズが導入している特別休暇で、年に1回大切な人の誕生月に取得できる休暇です。また、プレゼント代として1万円まで支給されるなどのサポートも備えています。

  • Rockの日
  • 関西でブライダル事業を行うノバレーゼが導入している、ユーモア溢れる特別休暇制度です。年に2回付与される特別休暇です。ブライダルというお客様の大切な日をもてなす従業員に心が揺さぶられるような休暇を過ごし、大切な時間を増やしてほしいという考えのもと制定された休暇です。

  • ペットの忌引き休暇
  • ユニ・チャームは、自宅で飼育していたペット(犬・猫)が死亡した際、特別休暇1日が取得できる制度を導入しています。ペットを家族とみなした忌引き休暇です。

    特別休暇のメリットとデメリット

    特別休暇を導入し上手く運用するためには、メリットやデメリットについても理解しておく必要があります。

    特別休暇のメリットをしっかり理解し、最適な制度の導入を目指してください。また、デメリットを知ることで、事前に対策を講じることが可能です。

    特別休暇のメリット

    単純に休暇が増えるので、従業員からは喜ばれ業務に対してのモチベーションアップにつながります。従業員のやる気が高まれば、生産性の向上が期待できるでしょう。

    また、従業員の気晴らしやストレス解消をする機会を設けることで、定着率の改善を期待できます。ワーク・ライフ・バランスの向上を目指す企業にとっては、導入する価値は高いでしょう。

    休暇の目的が勉強や自分を成長させるためであれば、従業員のスキルアップも期待できます。さらに、休暇をとる従業員の業務を誰かが引き継ぐことになり、他の従業員の業務の幅を広げるチャンスにもなるのです。そして、特別休暇が豊富にあると、健全な労働環境のアピールになります。すると企業のイメージアップが期待でき、優秀な人材が集まりやすいです。

    特別休暇のデメリット

    従業員が休暇をとるということは、従業員数が少ない企業では人手不足になることもあります。それに加えて、休暇をとる従業員の業務が他の従業員に割り振られるため、一人当たりの業務負荷の増加となる可能性もあります。

    しかし、基本的に特別休暇は、全ての従業員が平等に取得できることが多いため、全くないとは言えませんが不平不満が募る可能性は少ないです。

    また、有給休暇の取得率が低い企業では、特別休暇を導入してもあまり利用されないという事態に陥ることもあります。制度を形骸化しないために、まずは有給休暇の取得率を向上させた上で特別休暇を浸透させることが重要になります。

    有給休暇の取得率向上について詳しくは、こちらの「年次有給休暇の取得率を向上させる工夫│基本的なルールのおさらい」もあわせてご覧ください。

    特別休暇が認められる条件

    特別休暇は、企業が自由に設けることのできる休暇制度です。そのため、従業員が特別休暇を取得する際には企業の許可を必要とすることができます。

    特別休暇を認める条件は、その制度ごとに異なります。また、同じ名称の特別休暇であっても、企業によって条件や日数は異なります。

    具体的な内容について、以下で詳しく説明します。

    特別休暇として一般的に認められる条件例

    例えば結婚休暇の場合は、入籍した日から1年以内に取得することができるなどです。

    親族の訃報の場合では、対象範囲は2〜3親等の続柄までとするのが良いでしょう。それ以上の続柄の訃報には、特別休暇ではなく有給休暇を取得するなどの方法があります。その他にも、内容によって認めるか認めないかの判断が難しいこともあります。難しいと予測できる休暇については、事前に条件などをしっかりと検討しましょう。

    そして認められない場合であっても、休暇をとれないとするのではなく、有給休暇で対応できるようにするなどの柔軟な考え方が企業には求められます。

    特別休暇で取得できる日数

    特別休暇で取得できる日数について、注意する点があります。それは、従業員側と企業側で起こる日数の認識の相違です。

    特別休暇を3日付与する場合を例に出すと、

    • 従業員側は、土日祝を含めない3営業日という認識
    • 企業側は、土日祝も含めた純粋な合計3日間という認識

    という認識の違いが起こることがあります。

    就業規則に明確なルールが記載されてなければ、どちらが正しいとも言えません。このように日数に関するルールが曖昧ですと、従業員と企業との間でトラブルにつながる可能性があります。

    土日などの所定休日や法定休日は労働義務のない日であり、特別休暇の休暇は労働義務が免除される日といったように、意味の違いはきちんと存在します。

    特別休暇の条件は社内規定できちんと定める

    以上のことから、特別休暇の定義、条件やルールは就業規則や社内規定できちんと定める必要があります。なぜなら、条件やルールが曖昧だと見る人によっては解釈の違いが生まれるからです。対象条件や日数など、細かいルールを明記しておくことでトラブルを防ぐことができます。

    また、細かい条件やルールを決める際には従業員にきちんと説明できる根拠も重要です。ただ企業の都合に合わせた条件やルールですと、納得できない従業員が出てくる可能性があります。

    これらのことに注意しながら、特別休暇を運用しましょう。