【総務人事担当者必読!】特別休暇は福利厚生の一種!企業側のメリットと社内運用時の注意点

特別休暇は福利厚生の一種!企業側のメリットと社内運用時の注意点

特別休暇は、企業が自由に定められる法定外福利厚生の1つです。従業員にとっては、あれば嬉しい制度ですが、企業側にもメリットがあります。しかし、上手く特別休暇を社内に浸透させなければ形骸化してしまい、あまり効果を得られません。そして社内で運用する際には、トラブルの原因になることもあるので、きちんとした運用をする必要があります。

そこで今回は、特別休暇についての概要や疑問に答え、導入のメリットや社内運用時の注意点などを解説します。総務・人事担当者の中で、企業に特別休暇を導入したい方、すでに導入している特別休暇を上手に運用したい方は、ぜひ当コンテンツをご参考ください。

特別休暇とは

特別休暇とは

特別休暇とは、企業が従業員に対して休暇を与える制度です。法律で義務化されている法定休暇とは違い、特別休暇は法律に定めがないため、企業が自由に条件などを決められます。わかりやすくいえば、「企業オリジナルの祝日(休日)制度」という認識でも良いでしょう。従業員のモチベーション向上や企業PRなどの効果が期待でき、企業別にその導入目的はさまざまです。従業員が特別休暇を取得する際には、企業側の承認を必須にできる特徴は、有給休暇と異なる点といえます。

特別休暇は無給か有給か

結論からいえば、特別休暇を無給にするか有給にするかは、休暇内容や企業の考えによって異なります。

冠婚葬祭などの休暇である慶弔休暇や病気休暇は、有給である場合が多いです。これらの特別休暇は個人の事情ではありますが、事前に避けられるものも少ないでしょう。特に、身内の訃報などで里帰りしなければいけないケースなどは、急に連絡が入ることも多く、やむなく休暇を申請する従業員もいます。

そのため、できるだけ従業員の気持ちを汲み取り、有給にする企業も少なくありません。もちろん、企業によっては予算の関係上、無給にしているところもあります。しかし、有給にしたほうが従業員を思いやる姿勢が伝わりやすいことは事実です。

他の休暇制度との違い

  法定休暇 法定外休暇(特別休暇)
概要 労働基準法で定められている休暇 企業が独自に就業規則などを定められる休暇
主な休暇 年次有給休暇 慶弔休暇
産前産後の休暇 リフレッシュ休暇
育児や介護のための休暇など ボランティア休暇など

休暇制度は、上記のように大きく分けて法定休暇と法定外休暇の2種類があり、特別休暇は法定外休暇にあたります。ここでいう法定休暇とは、労働基準法で定められている休暇のことです。法律上一定の要件を満たす場合は、必ず労働者に与えなくてはならない休暇です。具体的な法定休暇は、年次有給休暇や産前産後の休暇などが該当します。

一方、法定外休暇とは、先ほど述べた特別休暇のことであり、企業が独自に就業規則などを定められる休暇です。そのため、企業によって休暇の名称や条件、日数などにも違いがあります。そして自由に決められるからこそ、法定外休暇はきちんとしたルールや条件が大切になってきます。以下の項からは、特別休暇の種類を個々で解説します。

特別休暇の主な種類

特別休暇の主な種類

法定外休暇である特別休暇は企業が自由に決められる休暇ですので、さまざまな種類が存在します。

慶弔

主に冠婚葬祭に関する特別休暇で、身内の訃報や結婚などに適用されるものです。企業によっては、「忌引き休暇」や「結婚休暇」と内容によって名称が違うこともあります。具体的な日数や、対象範囲についてもさまざまです。慶弔休暇の導入を検討する企業担当者の方は、以下の例を参考にして、定める条件や日数を決めましょう。

慶弔休暇の日数例
慶弔内容 日数例
結婚 ・本人が結婚する場合には5日
・子供の結婚時には2日
弔慰 ・配偶者が亡くなった場合には10日
・父母や子供などの1親等が亡くなった場合には5日
・祖父母などの2親等以上は2日

このように、内容に応じて日数を変更するのが一般的です。また、遠い場所で結婚式が行われるなどの通常よりも日数がかかる場合には、その分休暇日数をプラスすることもあります。

ボランティア休暇

ボランティア活動によって、従業員が業務を行えない場合などに与える特別休暇です。「ボランティア活動への参加を支援する休暇制度」という認識でも良いでしょう。日数に関しては、その活動内容によって異なります。一般的には無給の場合が多いですが、企業が推進するボランティア活動に参加する場合には、有給として扱われることもあるでしょう。

バースデー休暇

従業員本人の誕生月に、特別休暇を与える制度です。日数は基本的に1日の場合が多く、同月なら任意の1日を休みに設定できることもあります。業務が忙しいなどの理由があれば、月をまたいで繰り越せる場合もあります。

リフレッシュ休暇

勤続年数の長さで、企業に貢献していることを労う特別休暇です。従業員の気分転換やストレス解消を目的とした制度で、日数は3〜7日程度が一般的になります。また、勤続年数が5年で3日、10年で5日の休暇を与えるなど、勤続年数の長さに応じて休暇日数が増加することが多いです。

特別休暇の中でも人気が高い「リフレッシュ休暇」の基本情報や活用事例などは、以下のページでも詳しく解説しています。導入を検討する総務・人事担当者の方は、併せてご参照ください。

リフレッシュ休暇のメリット。メリットを最大限に活かすためのポイント

しかし、いくら企業側が自由に決められるからといって、企業に都合の良い条件などを定めていては、従業員の不満になってしまい逆効果です。そのため、これから導入を検討している企業は、対象者や休暇日数などのさまざまな条件を考える必要があります。

企業に特別休暇を導入するには?

企業に特別休暇を導入するには?

ここで、企業に特別休暇を採用したい企業担当者に向けて、具体的な導入方法についてフローを解説します。企業によって異なるケースもありますが、おおまかに以下のような手順で導入をします。

  1. 制度の目的を決める
  2. 制度を利用できる対象者を決める
  3. 従業員に周知する

1.制度の目的を決める

企業で特別休暇を導入する際は、「特別休暇を導入する目的」を最初に設定しましょう。休暇制度だけに限りませんが、明確な目的があれば制度の方針や設計が行いやすくなり、狙った効果を期待しやすくなります。従業員の健康促進やワーク・ライフ・バランスの改善、企業PRなど、特別休暇によって期待できる効果はさまざまです。この「特別休暇がもたらすメリット」については、コンテンツの後半でも詳しく解説します。

2.制度の対象者や対象期間を決める

特別休暇の目的が決まったあとは、具体的なルールづくりを行います。例えば、制度の対象者を決める場合は「正社員のみ」「非正規従業員を含む」など、誰が利用できるのかを明確に定めてください。また、対象期間についても「〇〇後に1ヶ月以内に3日間」「1年以内に7日間」など、より具体性のある記述が求められます。

なお、特別休暇を認める条件は、その制度ごとに異なります。特別休暇として一般的に認められる条件として、例えば結婚休暇の場合は、「入籍した日から1年以内に取得できる」などです。

親族の訃報の場合では、対象範囲は2〜3親等の続柄までとするのが良いでしょう。それ以上の続柄の訃報には、特別休暇ではなく有給休暇を取得してもらうなどの方法があります。その他にも、内容によって認めるか認めないかの判断が難しいこともあります。難しいと予測できる休暇については、事前に条件などをしっかりと検討しましょう。そして認められない場合であっても「休暇をとれない」とはせず、有給休暇で対応できるようにするなどの柔軟な考え方が企業には求められます。

3.従業員に周知する

特別休暇の導入後(または導入前)に、社内報や社内メール、朝礼などを通じて従業員に周知します。せっかく作った休暇制度といっても、従業員に利用されなければ導入する意味がありません。期待する効果を得るため、積極的に制度の利用を促しましょう。

最後に、特別休暇の新設や改訂に伴い「就業規則の変更」を行います。就業規則の変更は、管轄の労働基準監督署で手続きを行う必要があるため、忘れずに届出を行いましょう。具体的な手順や届出の様式については、厚生労働省のオフィシャルサイトをご参照ください。

特別休暇のメリットとデメリット

特別休暇のメリットとデメリット

特別休暇を導入し上手く運用するためには、メリットやデメリットについても理解しておく必要があります。特別休暇のメリットをしっかり理解し、最適な制度の導入を目指してください。また、デメリットを知ることで、事前に対策を講じることが可能です。

特別休暇のメリットとデメリット
メリット デメリット
従業員のモチベーションアップにつながる 従業員数が少ないと人手不足になりやすい
業務の生産性向上の効果が期待できる 一人当たりの業務負荷が増えやすい
従業員の離職防止や定着率の向上に貢献する 内容によって従業員に不平不満が募りやすい
企業PRや人材確保につながる 有給休暇の取得率が低い企業だと利用されにくい

特別休暇のメリット

単純に休暇が増えれば、従業員から喜ばれて業務に対してのモチベーションアップにつながります。従業員のやる気が高まれば、生産性の向上が期待できるでしょう。また、従業員の気晴らしやストレス解消をする機会を設けることで、定着率の改善を期待できます。ワーク・ライフバランスの向上を目指す企業にとっては、導入する価値は高いでしょう。

休暇の目的が勉強や自分を成長させるためであれば、従業員のスキルアップも期待できます。さらに、休暇をとる従業員の業務を誰かが引き継ぐことになり、他従業員の業務の幅を広げるチャンスにもなるのです。そして、特別休暇が豊富にあると、健全な労働環境のアピールになります。すると企業のイメージアップが期待でき、優秀な人材が集まりやすいです。

特別休暇のデメリット

従業員が休暇をとるということは、従業員数が少ない企業では人手不足になることもあります。それに加えて、休暇をとる従業員の業務が他の従業員に割り振られるため、一人当たりの業務負荷の増加となる可能性もあります。しかし、基本的に特別休暇は、全ての従業員が平等に取得できることが多いため、全くないとはいえませんが不平不満が募る可能性は少ないです。

また、有給休暇の取得率が低い企業では、特別休暇を導入してもあまり利用されないという事態に陥ることもあります。制度を形骸化しないために、まずは有給休暇の取得率を向上させた上で特別休暇を浸透させることが重要になります。この有給休暇については、別ページでも詳しく解説しているので、併せてご参照ください。

【総務人事担当者必読】年次有給休暇の付与日数とは?年次有給休暇の基本

なお、福利厚生を充実させるのは休暇制度だけに限らず、資格取得支援やライフプランのサポートなどさまざまな方法があります。特別休暇と一緒に運用することで、従業員の多様なニーズに対応でき、モチベーションや業務の生産性向上に大きな効果が期待できます。特別休暇を採用するかたわら、他の福利厚生制度の導入を検討しても良いでしょう。

企業によっては、独自の特別休暇を作っているところもある

企業によっては、独自の特別休暇を作っているところもある

特別休暇は、企業によって自由に設定できるのが魅力の制度です。そのため、企業の中には、ユニークな特別休暇制度を導入しているところがあります。総務・人事担当者の方は、以下に紹介する休暇制度を参考に、オリジナリティのある制度を導入してみても良いでしょう。

失恋休暇

美容業界のチカラコーポレーションは、失恋をしたら、癒す目的で「失恋休暇」を導入しています。申請方法はいたって簡単で、上司(店長)に口頭報告だけで、翌日から休める仕組みです。取得回数は無制限、許可日数は年齢ごとに設けられています。

Rockの日

関西でブライダル事業を行うノバレーゼが導入している、ユーモアセンスの溢れる特別休暇制度で、年に2回付与されます。ブライダルというお客様の大切な日をもてなす従業員に、心が揺さぶられるような休暇を過ごすことで、大切な時間を増やしてほしいという考えのもと制定された休暇です。

ペットの忌引き休暇

ユニ・チャームは、自宅で飼育していたペット(犬・猫)が死亡した際、特別休暇1日が取得できる制度を導入しています。ペットを家族とみなした忌引き休暇です。

特別休暇の導入や運用における注意点

特別休暇の導入や運用における注意点

最後に、特別休暇の導入や運用における注意点を紹介しましょう。

制度が形骸化するとメリットが見込めない

企業と従業員の両方に多くのメリットをもたらす特別休暇ですが、制度の運用が形骸化すれば、どちらもその恩恵を享受できません。特に新入社員や中途採用社員などが増加すれば、制度そのものの認知度も低くなり、休暇を利用する人が少なくなります。定期的にアナウンスを行い、積極的な利用を促すのも良いでしょう。休暇制度だけに限らず、「福利厚生制度を利用しやすい環境」を構築するのは、総務・人事担当者の役目といえます。

日数の認識の相違をなくす

特別休暇の導入や運用でもっとも注意すべき点は、従業員側と企業側で起こる日数の認識の相違です。例えば、「特別休暇を3日付与する場合」を例に出すと、以下のような認識の違いが起こることがあります。

  • 従業員側:土日祝を含めない3営業日という認識
  • 企業側:土日祝も含めた純粋な合計3日間という認識

就業規則に明確なルールが記載されてなければ、どちらが正しいともいえません。このように日数に関するルールが曖昧ですと、従業員と企業との間でトラブルにつながる可能性があります。土日などの所定休日や法定休日は労働義務のない日であり、特別休暇の休暇は労働義務が免除される日といったように、意味の違いはきちんと存在します。

特別休暇の条件は社内規定できちんと定める

特別休暇の条件は社内規定できちんと定める

以上のことから、特別休暇の定義、条件やルールは就業規則や社内規定できちんと定める必要があります。なぜなら、条件やルールが曖昧だと見る人によっては解釈の違いが生まれるからです。対象条件や日数など、細かいルールを明記しておくことでトラブルを防ぐことができます。また、細かい条件やルールを決める際には従業員にきちんと説明できる根拠も重要です。ただ企業の都合に合わせた条件やルールですと、納得できない従業員が出てくる可能性があります。これらのことに注意しながら、特別休暇を運用しましょう。

まとめ

特別休暇まとめ

今回は、特別休暇の効果やメリット、導入方法などを詳しく解説しました。当ページのおおまかなまとめは、以下の通りになります。

  • 特別休暇は、端的にいえば「企業オリジナルの祝日(休日)制度」のこと
  • 特別休暇を無給にするか有給にするかは、休暇内容や企業で異なる
  • 特別休暇を導入するには、制度の目的や対象者を決め、従業員に周知する
  • 休暇制度以外にも、福利厚生制度を充実させる方法は数多く存在する
  • 企業の中には、ユニークな特別休暇制度を導入していることも多い
  • 特別休暇の新設や改訂に伴い「就業規則の変更」が必要
  • 特別休暇の運用は、制度を形骸化させないことが重要

特別休暇制度によって働きやすい職場環境が整えば、ホワイト企業認定を受けやすくなります。ここでいうホワイト企業認定とは、オフィシャルの機関(一般財団法人日本次世代企業普及機構)によって「働きやすい職場環境」という認定を受けることです。これにより、人材確保や定着率向上、企業イメージのアップなどさまざまな効果をもたらします。

とはいえ、「働き方改革」という言葉や考え方が普及した時代においては、働きやすい職場環境が社会全体で求められています。経営者や総務・人事担当者は、ホワイト企業の認定如何にかかわらず「職場環境の健全化」に努める必要があるでしょう。特別休暇は、従業員のモチベーションや生産性の向上、ひいては働きやすい職場環境の形成に繋がる制度として、高い効果が期待できます。

さらに、従業員の満足度向上や企業PRを目的とするのであれば、「特別休暇とは違った福利厚生制度」を企業に導入するのをおすすめします。当ページで紹介したリロクラブの「福利厚生倶楽部」は、アウトソーシングという形で、企業にオリジナリティの高い福利厚生制度を導入します。「特別休暇以外に福利厚生を充実させたい」「従業員に喜ばれる福利厚生を導入したい」という企業担当者にぴったりのサービスです。

リロクラブの「福利厚生倶楽部」について、より詳しい情報は以下の専用ページをご参照ください。具体的な制度の内容や企業側のメリットに至るまで、わかりやすく紹介しています。

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