フレックスタイム制における労使協定の重要性|記載事項や注意点を解説
働き方改革によって、従業員の勤務体制を見直している企業は多いでしょう。特に人材不足が続く日本では、1人でも多くの従業員が働きやすいと感じる職場環境を目指している企業も珍しくありません。
そのような中で、フレックスタイム制という働き方が注目されています。従業員1人ひとりに合わせた働き方が実現できるため、多様化する現代においては有効策の一つともいえるでしょう。とはいえ、フレックスタイム制を導入するには、労使協定を締結しなければいけません。手続きを怠ると罰則が科せられるケースもあり、事前に理解しておく必要があります。
そこで本記事では、フレックスタイム制における労使協定の重要性を紹介します。記載事項や注意点なども紹介しているので、併せて参考にしてください。
目次[非表示]
- 1.フレックスタイム制とは
- 2.フレックスタイム制を導入する際の要件
- 2.1.就業規則等への規定
- 2.2.労使協定に所定の事項を明記
- 3. 労使協定に記載すべき事項
- 3.1.対象となる従業員の範囲
- 3.2.清算期間
- 3.3.清算期間における総労働時間
- 3.4.標準となる1日の労働時間
- 3.5.コアタイム(任意)
- 3.6.フレキシブルタイム(任意)
- 4.労式協定に記載しておきたい事項
- 4.1.休憩時間
- 4.2.適用外の時間帯
- 4.3.休日の取り扱い
- 4.4.遅刻や早退などの取り扱い
- 4.5.有効期限
- 4.6.フレックスタイム制の解除
- 5.フレックスタイム制を導入する際の注意点
- 5.1.時間外労働の取り扱いが変わる
- 5.2.労働時間の過不足に応じた賃金の支払いが必要になる
- 5.3.偏った働き方はできない
- 6.働きやすい環境の構築には「リロクラブ」の活用を!
- 7.まとめ:フレックスタイム制を導入する際は労使協定に取り決めをまとめよう
フレックスタイム制とは
フレックスタイム制とは、一定期間の中で従業員が始業・終業時間を決められる制度です。あらかじめ総労働時間が決められており、その中で日々働く時間の長さを調整できるため、従業員それぞれに合わせた働き方を実現できます。したがって従業員はプライベートを充実させながら、業務に従事可能です。
その結果、以下のようなメリットを得られます。
- 生産性の向上が期待できる
- 企業イメージの向上につながる
- 労働時間を効率的に配分できる
- 従業員満足度の向上が期待できる
- 従業員のワークライフバランスを実現できる
- 柔軟な働き方の実現により離職率の低下が見込める
上記を見るとわかるように、フレックスタイム制は従業員だけではなく企業にとってもメリットのある働き方です。従業員のワークライフバランスを実現しながら、企業としての成長が見込めます。
なお、フレックスタイム制は労働時間を定める期間である清算期間が1ヵ月から3ヵ月に延長したため、より柔軟な働き方が実現しやすくなっています。
フレックスタイム制を導入する際の要件
フレックスタイム制を導入するには、以下の要件を満たす必要があります。
- 就業規則等への規定
- 労使協定に所定の事項を明記
それぞれについて解説します。
就業規則等への規定
フレックスタイム制を導入する際は、就業規則等に始業・終業時間の決定を従業員に委ねることを明記しましょう。また、始業・終業時間に具体的な時間帯がある場合は、その旨も併せて記載しておきます。
参考:フレックスタイム制 のわかりやすい解説 & 導入の手引き
なお、就業規則に変更が生じた場合は、所轄の労働基準監督署に届け出る必要があります。フレックスタイム制について明記した場合は、忘れずに手続きを行ってください。
労使協定に所定の事項を明記
労使協定とは、雇用主と従業員の間で決められた約束事を書面契約した協定のことです。労働基準法の枠では取り決められないことを雇用主と従業員の間でまとめ、労使協定として締結します。
フレックスタイム制を導入する際は労使協定の締結が必要であり、所轄の労働基準監督署長に届け出なければいけません。手続きを怠ると罰則が科せられることもあるため、フレックスタイム制の導入を検討している方は注意が必要です。ただし、清算期間が1ヵ月以内の場合には届出は不要です。
なお、労使協定の詳細は以下の記事をご覧ください。
労使協定の種類と届出義務|知らなかったでは済まされない基礎知識と罰則 | 株式会社リロクラブ
労使協定に記載すべき事項
労使協定に記載すべき事項は、以下のとおりです。
- 対象となる従業員の範囲
- 清算期間
- 清算期間における総労働時間
- 標準となる1日の労働時間
- コアタイム(任意)
- フレキシブルタイム(任意)
それぞれについて解説します。
対象となる従業員の範囲
フレックスタイム制の適用となる従業員の範囲を記載します。具体的な例は以下のとおりです。
- 部署
- 職種
- 雇用区分
なお、フレックスタイム制は限定的なものではなく、すべての従業員を対象にすることも可能です。アルバイトやパートであっても対象となる従業員の範囲に含まれれば、フレックスタイム制の対象となります。ただし、満18歳未満の従業員はフレックスタイム制を適用できない点に注意が必要です。
清算期間
3ヵ月を上限とした精算期間を設定します。また、清算期間を決める際は、起算日も定めておきましょう。具体的な起算日を提示することで、のちのちのトラブルを防ぎやすくします。
法改正によって精算期間の上限が3ヵ月まで延長されたものの、業務内容や繁閑差などを考慮した上で労使協定を締結してください。そして、従業員は月ごとに実労働時間を報告するなどの対応方法を取り入れて、しっかりと勤務状況を管理するのがおすすめです。
清算期間における総労働時間
清算期間における総労働時間とは、清算期間内で従業員が働くべき時間のことです。フレックスタイム制では清算期間ごとに所定労働時間を定め、その決まりに沿って業務に従事します。ただし、清算期間における総労働時間を定める際は、法定労働時間の総枠の範囲内にしなければいけません。
清算期間における総労働時間≦清算期間の暦日数/7日×1週間の法定労働時間(40時間)
なお、労使協定では清算期間を通じて一律の時間を定めたり、所定労働日を定めた上で1日の労働時間を決めたりすることも可能です。
標準となる1日の労働時間
標準となる1日の労働時間とは、従業員が年次有給休暇を取得した場合に支払われる賃金の基準です。基本的に、清算期間における総労働時間を所定労働日数で割った時間を基準とします。つまり、フレックスタイム制の対象従業員が年次有給休暇を取得した際は、標準となる1日の労働時間分の労働として扱います。
コアタイム(任意)
コアタイムとは、1日のうちで必ず働かなければいけない時間帯です。コアタイムを設けていると会議の時間を確保しやすくなったり、従業員同士のコミュニケーション活性化につながったりします。コアタイムは任意ですが、設ける場合はその時間帯の開始・終了時間を労使協定で定める必要があります。その際は、フレックスタイム制のメリットである「労働時間を自由に決められる」点を活かせるように配慮することも大切です。
なお、コアタイムの開始・終了時間は自由に決定できるほか、日によってコアタイムの導入をなしにすることも可能です。
フレキシブルタイム(任意)
フレキシブルタイムとは、従業員が働く時間を自由に決められる時間帯のことです。フレキシブルタイムも任意であり、設ける場合はその時間帯の開始・終了時間を労使協定で定める必要があります。
ただし、フレキシブルタイムの時間があまりにも短いと、従業員が出勤・退勤時間を自由に設定できません。フレックスタイム制と認めてもらうためにも、その趣旨を十分に理解した上で時間を設定しましょう。
労式協定に記載しておきたい事項
フレックスタイム制の導入にあたり、労使協定には以下の事項も記載しておくのがおすすめです。
- 休憩時間
- 適用外の時間帯
- 休日の取り扱い
- 遅刻や早退などの取り扱い
- 有効期限
- フレックスタイム制の解除
それぞれについて解説します。
休憩時間
休憩時間を固定したい場合は、労使協定に記載しましょう。フレックスタイム制によって従業員の始業・終業時間がばらつくと、休憩時間の取り方にも変化が現れます。すると適切な休息を取りづらくなったり、休憩時間を活用したコミュニケーションが不足したりする可能性もあるでしょう。労使協定で休憩時間について明記しておくと、しっかりと体を休めることができ、生産性の向上にもつながりやすいです。自社内の雰囲気や働き方に合わせて、休憩時間についても話し合ってみてください。
適用外の時間帯
フレックスタイム制を除外したい期間がある場合は、その旨を労使協定に明記しましょう。例えば、以下のような期間を除外しておくと、スムーズに業務を進められる可能性があります。
- 年末年始
- 夏季休暇
- 繁忙期
- 決算期
また、深夜労働を防ぐために「午後22時から翌午前5時までの始業・終業時間を除外する」と明記するのも有効策です。深夜営業は割増賃金が発生するため、あらかじめ除外しておくと企業負担を軽減できるでしょう。
参考:時間外、休日及び深夜の割増賃金(第37条)事業場外労働のみなし労働時間制(第38条の2) | 愛媛労働局
休日の取り扱い
フレックスタイム制を導入した際、所定の曜日を休日にしたいときは、労使協定に明記しましょう。休日出勤が発生した場合の対応策や賃金についても明記しておくと、トラブルの防止にも役立ちます。
例えば、休日出勤した場合は賃金を1.25倍支給すると明記していれば、従業員それぞれが労働条件を把握しやすいです。また、休日出勤した際の振替休日をどのように取得するかを決めておくと、労働環境の整備にもつながるでしょう。
遅刻や早退などの取り扱い
コアタイムの早退や遅刻などを防ぎたいときは、あらかじめ労使協定に組み込んでおきましょう。
基本的にフレックスタイム制は、あらかじめ定めた総労働時間を満たせば問題ありません。つまり、遅刻や早退といった概念がなく、総労働時間での判断となります。しかし、必ず出勤してほしいコアタイムを遅刻・早退すると業務に支障をきたすことから、制裁やインセンティブを設けておくのも有効策です。
例えば「正当な理由がないコアタイムの遅刻・早退は、減給の処分対象とする」と明記していると、のちのトラブル予防につながります。どのような制裁・インセンティブを設けるかは企業ごとに変わってくるため、規則に沿って判断するといいでしょう。
なお、清算期間中の実労働時間が総労働時間を超過・不足した場合の対応方法も併せて明記すると、労働条件がわかりやすくなります。
有効期限
労使協定の有効期限も記載しておくのがおすすめです。有効期限を明記しておくと、フレックスタイム制の解約をスムーズに行えます。
ただし、有効期限を1年で区切ると、毎年労使協定を締結する手間が増えます。解約の申し出がなければ自動更新する旨を記載しておければ、解約時の負担と締結の手間を削減できるでしょう。
フレックスタイム制の解除
フレックスタイム制を導入する際は労使協定を締結するため、簡単に解除できない点に注意が必要です。フレックスタイム制は柔軟な働き方を実現できるものの、必ずしも良い手段とは限りません。「従業員が労働時間をうまく管理できない」「コアタイムを守れない」といったトラブルが多発するようであれば、従来の働き方に戻すのも一つです。
労使協定を締結する際は、どのような事態に陥ったら従来の働き方に戻すかを考えておき、その旨を具体的に記載しましょう。
フレックスタイム制を導入する際の注意点
フレックスタイム制を導入する際は、以下の点に注意しましょう。
- 時間外労働の取り扱いが変わる
- 労働時間の過不足に応じた賃金の支払いが必要になる
- 偏った働き方はできない
それぞれについて解説します。
時間外労働の取り扱いが変わる
フレックスタイム制では、通常の働き方と時間外労働の取り扱い方が変わる点に注意しましょう。通常、1日8時間・週40時間を超えると時間外労働として扱われます。しかしフレックスタイム制は、先ほど紹介した清算期間における所定労働時間の総枠を超えた時間数が時間外労働と判断されます。
つまり、1日や1週間単位で判断するのではなく、1ヵ月ごとに判断するのがフレックスタイム制における時間外労働の特徴です。フレックスタイム制を導入する場合は、あらかじめ総労働時間をしっかりと把握しておきましょう。
なお、時間外労働を行う際は36協定を締結する必要があります。36協定の詳細は、以下の記事をご覧ください。
法定休日労働の深い関係。36協定違反となるケースや懲罰 | 株式会社リロクラブ
労働時間の過不足に応じた賃金の支払いが必要になる
フレックスタイム制を導入後、労働時間に過不足が生じた場合は賃金の支払いを調整する必要があります。具体的には不足した分の労働時間を次月に繰り越したり、不足した分の給料をカットしたりする方法があります。ただし、次月に繰り越す場合は法定労働時間の総枠の範囲内に納めなければいけません。また、超過した分は時間外労働として取り扱い、明確な給与計算ルールのもとでしっかりと支払いましょう。
なお、フレックスタイム制は自由に始業・終業時間を決められるものの、実労働時間は企業が適切に管理する必要があります。上記のように労働時間の過不足が発生した場合に適切な対応を取る必要があるほか、時間外労働については割増賃金が発生するからです。すべてを従業員任せにするのではなく、企業として管理できる体制を構築しましょう。
偏った働き方はできない
フレックスタイム制は柔軟性の高い働き方ではあるものの、偏った働き方はできません。清算期間が1ヵ月以上の場合は、以下の2つを守る必要があるからです。
- 総労働時間が法定労働時間を超えない
- 1ヵ月ごとの労働時間が週平均50時間を超えない
つまり、上記のどちらかを超えると時間外労働として扱います。したがって、どのような理由があっても偏った働き方をせず、上記の条件を守りながら柔軟な働き方を目指しましょう。
働きやすい環境の構築には「リロクラブ」の活用を!
従業員にとって働きやすい環境を構築するには「リロクラブ」の活用がおすすめです。リロクラブではさまざまなサービスを通して、福利厚生や人事課題を支援しています。
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まとめ:フレックスタイム制を導入する際は労使協定に取り決めをまとめよう
フレックスタイム制は柔軟な働き方を実現でき、従業員の定着率向上が見込めます。生産性もアップし、従業員だけではなく企業にとっても良い働き方といえるでしょう。
とはいえ、フレックスタイム制はすぐに導入できるわけではありません。取り入れる際は労使協定を締結し、関連事項を明らかにしておく必要があるからです。今回紹介した記載すべき事項をよく理解し、トラブルの起きにくい労使協定を締結してください。
働きやすい職場環境の構築には、リロクラブの活用がおすすめです。従業員に利用される福利厚生を提供しながら、離職率の低い企業を目指せます。従業員満足度を上げたい方は、ぜひリロクラブをご検討ください。