研修管理システムとは？導入のメリットや注意点、選定のポイント

企業の成長に欠かせない人材を育成する研修ですが、効果的に実施するには計画を立てたり実施前後に行うワークの進捗状況を把握したりと、いくつか管理すべきことがあります。
多くの企業では研修を並行して行うため、こうした管理業務も確実に行うには手間がかかります。
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研修管理システムは、研修の計画から実施、評価までを一元管理し、業務の効率化と研修の質の向上を支援するツールです。

この記事では、研修管理システムの主な機能や導入のメリット、選定時のポイントについてわかりやすく解説します。自社に合ったシステム選びの参考としてご活用ください。

研修管理システムとは？

研修管理システムは、企業が実施する研修や教育プログラムを効率的に管理するためのツールです。このシステムを使えば、研修内容や受講者の進捗、評価、スケジュールなどを一元化して管理できます。また、オンライン研修や集合研修など、さまざまな実施形式にも対応しています。

研修管理システムの機能

研修管理システムには、運営業務を効率化し、研修の質を向上させるための機能が揃っています。以下は、研修管理システムに備わっている主な機能です。

スケジュール管理

研修管理システムのスケジュール管理機能を使うと、研修の日程調整や場所の設定、受講者へのリマインダー通知などが自動化され、管理がスムーズになります。予約やキャンセル、出欠確認もシステム内で一元管理でき、リアルタイムで進捗を把握することが可能です。

受講者の管理

受講者の進捗状況を簡単に把握でき、必要に応じてフォローアップがしやすくなります。受講者の登録から受講状況、履歴の確認まで一元化されるため、状況把握がしやすく、抜け漏れが起きづらいです。

研修の進捗管理・レポート機能

システムが受講状況やテスト結果を自動で集計し、報告書を作成します。これにより、研修担当者の負担が減り、データにもとづいた評価やフォローアップが行えます。

テスト・評価機能

オンラインテストの自動採点により、評価の時間を大幅に短縮できます。評価結果をもとに、個別の改善策を提案し、受講者のパフォーマンス向上に役立てられます。

データ集約・分析

受講者のデータやテスト結果を一元管理し、詳細な分析が可能です。この情報を元に研修の改善点を見つけ、次回の計画を立てることができます。

株式会社リロクラブが提供する研修管理システム「Reloかんたんラーニング」では、
上記の機能を搭載しています。ご興味のある方はぜひ下記より詳細をご覧ください。

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研修管理における主な課題

研修管理においてはさまざまな課題に直面することがあります。ここでは、研修管理においてありがちな課題について紹介します。

研修担当者の負担が大きい

研修担当者は計画から実施、評価まで多岐にわたる業務を一手に引き受けます。ほかの業務と並行して進めることが多いため、業務量が増えて負担が大きくなりがちです。また、手作業での進捗管理や資料準備に時間がかかり、効率的な運営ができていないケースもよくあります。

個別のフォローが十分にできない

研修後のフォローアップが不十分だと、学習効果が継続しないことがあります。受講者が理解不足のまま次の研修に進んでしまう場合もあり、その後の改善が難しくなります。個別対応には時間とリソースが必要で、サポートが十分でない企業も少なくありません。

研修結果の分析が難しい

手動でのデータ収集と分析は時間がかかり、迅速な課題点の特定が難しくなります。学習成果や満足度をしっかりと評価し、次回の研修に反映するにはデータの効率的な集計と分析が欠かせません。

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研修管理システム導入のメリット

研修管理システムを導入することで研修の運営が効率化され、企業全体のパフォーマンス向上につながります。ここでは、研修管理システムを導入する主なメリットについて紹介します。

業務の効率化と管理の簡素化

研修管理システムを導入すると、スケジュールや受講者管理、進捗確認が自動化されます。これにより、スプレッドシートや紙のリストを使用せず、業務全体がスムーズに進行します。さらに、研修プロセスが「見える化」されるため、管理者はリアルタイムで計画の進捗具合を把握でき、効率的な運営が可能です。

受講者データの一元管理と分析

システム内でデータの一元管理が可能なので、受講者の進捗や成績をリアルタイムで確認できます。これにより、的確なフォローアップが行え、研修効果の向上が期待できます。また、詳細な分析レポートを自動生成できるため、次回の研修プランに役立てられます。受講者の学習状況を即座に把握し、適切な支援を行う基盤を整えられるでしょう。

オンライン研修との連携

研修用の映像を配信できるサイトやアプリケーションと連携して、リモート環境でもスムーズに研修を運営できます。ウェビナー（オンライン上で行うセミナー）を組み込み、進捗管理や出席確認を自動化することで、受講者が自分のペースで学べる環境が整います。これにより、企業全体の業務効率が向上し、リモートワークをしている社員も同じように研修を受けられます。

評価とアンケート収集の自動化

システムを利用して、研修後の評価やアンケート収集を自動化することで、迅速にデータを収集し、集計できます。これにより、研修内容や運営方法をスピーディに改善していけます。また正確なデータをもとにしたフィードバックが提供でき、受講者の満足度と研修の質が向上するでしょう。

コスト削減と経営効率の向上

研修にデジタルツールを活用することで、紙の資料や物理的な会場の利用が減少し費用を削減できます。システムの導入により、業務効率が向上し、人件費も抑えることが可能です。これにより経営効率が向上し、研修全体をより効果的に運営できます。

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研修管理システムを選定するポイント

研修管理システムにもいろいろな種類があります。システムを選ぶ際は、自社の管理業務をより効率的に進められるシステムを選ぶことが大切です。ここでは、選定時に注目すべきポイントを紹介します。

自社の課題とニーズに対応する機能

自社の研修目的や規模に合わせた機能を持つシステムを選ぶことが大切です。
例えば、大規模な研修を頻繁に実施する企業では、スケジュールや受講者管理が自動化できる機能があると便利です。業界固有の要件にも対応できるかを確認し、システムが自社の業務フローにどれだけ適応できるかを見極めましょう。

LMS(学習管理システム)との連携や統合

研修管理システムとLMS（学習管理システム）は関連していますが、役割が少し異なります。
研修管理システムは、研修全体の運営や管理に特化しているのに対し、LMSは学習進捗の管理や教材提供、評価に特化しています。双方が連携できるシステムを選ぶことで、研修運営と学習成果の追跡が可能です。

操作性とユーザーサポート

直感的で使いやすいシステムを選ぶことで、研修担当者や受講者の負担が減り、運営がスムーズになります。また、サポート体制が充実しているシステムを選ぶと、問題が発生してもシステムの担当者が迅速に対応してくれます。

カスタマイズ性と拡張性

システムが自社のニーズに合わせてカスタマイズできるか、また将来的な拡張に対応できるかを確認しましょう。企業の成長に伴い、研修内容や規模が変化するため、柔軟に対応できるシステムが求められます。

セキュリティとデータ保護

研修管理システムでは機密データを扱うため、適切なセキュリティ対策が必要です。
データ暗号化や多要素認証などの機能を備えたシステムを選ぶことで、情報漏洩リスクを抑えられます。

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研修管理システムを導入する際の注意点

研修管理システムは企業の研修運営を効率化しますが、導入時にはいくつかの注意点があります。

導入や運用にコストがかかる

研修管理システムの導入には初期費用がかかり、運用や保守にも継続的なコストが発生します。クラウドベースのシステムでは、ライセンス料や関連する費用を考慮する必要があります。オンプレミス型では、サーバー設置費用や運用保守コストが別途必要です。予算内で効率的に運用するためには、必要な機能を見極め、過剰な機能を省くことが大切です。

事前にトレーニングを実施する

研修管理システムを導入した後、実際に使用を始める前に、運営側（管理者）や受講者向けにトレーニングを行うことが大切です。システムがどれだけ高機能でも、使い方がわからなければ、効果的に運用することはできません。事前にトレーニングを実施すれば管理者も受講者もシステムに早く慣れ、スムーズに研修を進められるでしょう。

研修内容や方法にも工夫が必要

システムだけでは効果的な研修は実現できません。オンライン研修やハイブリッド型研修（※）を活用し、受講者が積極的に参加できるよう工夫することが大切です。

リアルタイムでのフィードバックやグループディスカッション、フォローアップを充実させれば、より学習効果を高めることができます。システムは研修のサポートツールとして活用し、実施方法にも工夫を凝らすことが成功のポイントです。
※ハイブリッド型研修：オンライン研修と対面研修を組み合わせた形式

研修管理システムを導入して業務を効率化しましょう

研修管理システムを導入することで、研修業務の効率化やデータ管理の改善が期待できます。しかし、導入には初期費用や運用の課題もあるため、慎重に選定することが重要です。

研修に関する一連の業務管理に課題を感じている人は、ぜひ研修管理システムの使用を検討してみてください。まずは無料トライアルやデモンストレーションで、システムの使い勝手や効果を確認しましょう。自社に合ったシステムを選ぶことで、研修管理業務をより効率的に進められるでしょう。

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