皆さま、こんにちは。ワーク・ライフバランスコンサルタントの新井セラです。前回の記事では、「明日の仕事を少し楽にするためのコツ」をご紹介しました。もうやってみた方は、効果はどうでしたか？筋トレのようなものですから、慣れるまでは少しつらいかもしれません。もう慣れてきた！という方は、工夫の余地が毎日見えてきて、だんだんと楽しくなってきた頃でしょうか。今回は、次のステップとして「理想の働き方」についてご一緒に考えていきましょう。
本当はどんなことに時間を使いたいですか？
私たちが企業や組織でのコンサルティングをする時にも、実はこの「理想の働き方」を考えること、とても大切にしています。
「あなたの今の働き方は100点満点で何点ですか？」「あなたのチームの今の働き方は100点満点で何点ですか？」という問いに対して、「100点です！」と答える方はめったにいません。
誰しも、「もっとこうだったらいいのに」「もっとこうしたい」という想いは、少なからず持っていますよね。そして、その気持ちは人によって違うもの。だからこそ言語化したり、チームで共有したりすることが大切です。
若手の方は多くの場合、「もっと成長したい！」という気持ちがあります。そして、管理職の方は、「本当はもっとチームメンバーを見てあげたいのに見てあげられていない」という気持ちを抱いていることが多いです。
中堅層では、「もっとこの種の仕事にチャレンジしたい」という気持ちを持ちながら、発信出来ていない、ということも多く見られますね。みんなの「本当はやりたいこと」がうまくかみ合ったら、、、どれだけチームの生産性も、そしてモチベーションも上がるでしょうか？想像するだけでワクワクしてくるポイントです。
実際はどんなことに時間を使っていますか？
今の働き方が100点じゃない、ということは、何か他のことに時間を奪われているはず。これまでにつけてきた、朝メール・夜メールを振り返ってみましょう。
いつも入ってくる突発業務にはどんな傾向が見られますか？
いつも時間が延びてしまうミーティングは、誰とのミーティングでしょうか？
差し戻されてやり取りが多くなってしまう資料作成は、どんな資料が多いですか？
実態を見てみるまでは、なんとなく、「本来業務に時間を使っているはず」と思われる方が多いのですが、実際に見てみると、一日の10％、ランチの時間と同じぐらいしか本来業務に時間を使えていなかった！ということもよくあります。
営業部の皆さんが会議部になってしまっていたり、研究開発部の皆さんが報告書作成部になってしまっている、ということもありますね。
あなたは何に時間を使っていたでしょうか？
時間の使い方に理想を持ちましょう
「本来やりたいこと」に時間を使うために、「減らしたい時間」を見える化してみましょう。ある課長さんは、こんな形になりました。
「減らしたい時間」が見えてくると、どんなコントロールをすればいいかがわかってきますね。「天候による急な依頼」に対して、天候のコントロールは出来なくてもあらかじめある程度の予測をして、事前に打てる手を打つ、ということは可能です。
「上司からの急な依頼」についてはどうするとよいでしょうか？「この仕事とどちらの優先順位が高いですか？」と確認することが必要な時もあるでしょうし、求められている資料に対し、かけるべき時間やクオリティを確認することが必要な時もあるでしょう。
「客先への謝罪」を減らすには、トラブルを未然に防ぐためにも、やりたいけれどできていないこと・増やしたい仕事の一つである、「チームの様子を観察する」ことが肝になってきたり、それぞれがリンクしていることもあるでしょう。また、時間そのものを減らしたいというよりも、使っている時間の質を変えたいということもあるかもしれません。
「報告会議への出席」はメール等で代替し、会議数自体を削減したいケースもあるでしょうし、報告内容自体は事前に目を通しておき、次の手を考えるために集まるような、より有意義な会議にしたいのだというケースもあるでしょう。
チームで理想を共有し、その理想に近づけていくためのアクションを取ってみる。そのアクションを取った結果、どう変化したかを検討する。うまくいっていれば継続し、うまくいかなかった場合には工夫を加えて再チャレンジしてみる。地味なようですが、理想の働き方に近づいていくためには、この繰り返しが大切です。
ライフの時間にも応用してみましょう
ここまで「理想の働き方」について考えてきました。実は「理想の働き方」に近づくためのこのステップは「ライフ」の時間にも応用できます。「本当はやりたいけれど出来ていないこと」にはどんなことがありますか？
「出来れば本当は少なくしたいこと」にはどんなことがあるでしょう。どんなアクションを取ると、「やりたいこと」のための時間を生み出せるでしょうか？先程の働き方の時と同じようにまずは見える化し、アクションを取ってみる。そうすることで理想の状態に近づけます。ワークもライフも欲張りに、どっちも充実させていきましょう！
